Ինչպես փակել տան համար գրասենյակը

01 - Տեղեկացնել աշխատակիցներին, հաճախորդներին եւ վաճառողներին

Դուք կարող եք տեղեկացնել հաճախորդներին ձեր կայքի եւ ձեր հեռախոսային համակարգում ավտոմատ սպասարկող հաղորդագրության միջոցով:

Վաճառողներին (հատկապես վերաբնակիչ մատակարարների գրաֆիկները) պետք է տեղեկացվեն էլեկտրոնային փոստով, հեռախոսով կամ պարբերական փոստով:

02 - Տեղեկացնել անվտանգության աշխատակիցներին կամ ծառայություններին

Տեղեկացնել ձեր անվտանգության աշխատակիցներին կամ անվտանգության ծառայությանը, ձեր առաջիկա փակման ժամկետների մասին: Համոզվեք, որ ձեր անվտանգության ապահովման կազմակերպությունները ունեն նորացվող արտակարգ իրավիճակների կոնտակտային ցուցակ, որը պարունակում է կոնտակտային տվյալներ, ներառյալ հեռախոսահամարները `ձեր եւ ձեր հիմնական աշխատակիցների համար: Նրանք պետք է իմանան, թե ում դիմել անվտանգության հարցի դեպքում, նույնիսկ այն ժամանակ, երբ գրասենյակը փակ է բիզնեսի համար, եւ ով լիազորված է շենքում կանգնեցնելու ընթացքում:

03 - Փոխել ավտոմատ կերպով ներգրավված մասնակիցը

Մեկ շաբաթ կամ երկու ավարտից առաջ, գրեք ձեր հեռախոսային համակարգում ավտոմատացված սպասավորի ողջույնը , որը բացատրում է, որ գրասենյակը փակվելու է երկար ժամանակով: Ներառեք այն ամսաթիվը, երբ դուք կփակեք եւ երբ եք ակնկալում վերաբացել: Դուրս գալուց առաջ գրեք երկրորդ ավտոմատացված ողջույնը, որը շեշտում է, երբ դուք կվերադառնաք, եւ համապատասխան դեպքերում, ում հետ կանչողները պետք է ուղղորդեն որեւէ հարցումներ ձեր բացակայության ժամանակ:

Եթե ​​դուք տրամադրեք արտակարգ իրավիճակների ծառայություններ, ինչպիսիք են ջեռուցման եւ սառեցման, սանտեխնիկայի կամ այլ կարեւոր ծառայությունների մատուցումը, համոզվեք, որ արտակարգ իրավիճակների դեպքում ձեր կանչերին տեղեկացնեք, թե ինչպես հասնել ձեր պատասխանատու ծառայությանը կամ ձեր բջջային հեռախոսին:

04 - Տեղեկացնել ձեր պատասխանը ծառայությանը

Տեղեկացնել ձեր պատասխանատուն ծառայության ժամկետների մասին, որոնք գրասենյակը փակվելու է եւ ձեր կոնտակտային ցուցակները թարմացնել աշխատակիցների հեռախոսահամարներով, ովքեր զանգահարում են: Համոզվեք, որ նրանք գիտեն, թե ով է կոնկրետ իրավիճակներում դիմել; Դուք չեք ուզում գերագույն մակարդակի ղեկավարները ծանուցել առաքման հարցում, օրինակ, օրինակ:

05 - Փոխել Voicemail Greetings

Եթե ​​ձեր հեռախոսային համակարգը թույլ է տալիս աշխատակիցներին իրենց ձայնասկավառակներում զանգահարել արտաքին զանգեր, հանձնարարել նրանց գրել «փակ տոների համար» հաղորդագրության կամ «պաշտոնանկության» ձայնային փոստարկղի ողջույնի շնորհիվ, որը զանգահարողներին տալիս է փակման մասին անհրաժեշտ մանրամասներ: Աշխատակիցները պետք է թույլ տան, որ նրանք զանգահարեն, երբ նրանք կվերադառնան գրասենյակ եւ ինչ անել, եթե անմիջապես օգնության կարիք ունեն, իսկ գրասենյակը փակ է: Շատ դեպքերում, դուք չեք ցանկանում, որ անձնական տվյալներ տրամադրեն աշխատակիցներին:

06 - Կրճատել տերմոստատները, անջատել գրասենյակի սարքավորումները

Փրկեք էներգիան եւ գումարը `կարգավորելով կամ reprogramming ձեր գրասենյակ thermostats անջատում. Դուք կզարմանաք ծախսերի խնայողության վրա, որը կարող եք հավաքել, եւ դա կարող է լավ PR հնարավորություն լինել, ցույց տվեք, որ ձեր ընկերությունը պատրաստ է պահպանել ռեսուրսները:

Կարող եք նաեւ էներգիա եւ գումար խնայել, անջատելով բոլոր ոչ պատշաճ գրասենյակային սարքավորումները, ներառյալ սեղանի լույսերը, պատճենները, տպիչները եւ համակարգիչները:

07 - Պահապատճենման սպասարկիչներ

Եթե ​​ունեք համակարգիչներ եւ սերվերներ, համոզվեք, որ կրկնօրինակման ցիկլը պատշաճ կերպով անցնում է անջատումից առաջ եւ հետո: Կրճատեք աղետի ձեր ազդեցությունը, ձեր արտածրագրի կրկնօրինակը պլանավորելով, վաղ պիկբով, այլ ոչ թե սպասեք բիզնեսի վերաբացմանը: Սա մի տարածք է, որտեղ դուք ցանկանում եք ունենալ հստակ հրահանգներ, որոնց համար դիմելու դեպքում դիմեք, այնպես որ վստահ լինեք, որ պատասխանատու ծառայությունը ճիշտ է տեղեկացված:

08 - Մի փակեք

Կա մի գրասենյակային սարքավորում, որը չպետք է փակել, այդ թվում `

• Ֆաքս մեքենաներ
• Հեռախոսային համակարգ
• Սերվերներ եւ պահեստային համակարգեր
• Սառնարանային միավորներ
• Անվտանգության համակարգեր