Գրասենյակի արձակուրդի փակման մասին. Տեղեկացնել աշխատակիցներին, հաճախորդներին եւ վաճառողներին
Համոզվեք, որ ձեր ընկերության հիմնական շահագրգիռ կողմերը տեղեկացնում եք առնվազն երկու-չորս շաբաթ առաջ: Աշխատակիցները կարող են տեղեկացվել / հիշեցվել, օգտագործելով իրենց աշխատավարձը: Հաճախորդները կարող են տեղեկացվել ձեր կայքում եւ ձեր հեռախոսային համակարգում ձեր ավտոմատ սպասարկող հաղորդագրության միջոցով: Վաճառողներին (հատկապես կրկնակի առաքման ժամանակացույցով) կարող են տեղեկացվել էլեկտրոնային փոստով կամ սովորական փոստով:
Տեղեկացնել անվտանգության աշխատակիցներին / ծառայությունը
Հուշագիր ուղարկեք Ձեր անվտանգության աշխատակիցներին կամ անվտանգության ծառայությանը `փակման ամսաթվերը ծանուցելով: Համոզվեք, որ ձեր արտակարգ իրավիճակի մասին կոնտակտների ցուցակն արդիական է, աշխատակիցների հիմնական հեռախոսահամարներով:
Փոխել ավտոմատ կերպով ներգրավվածին ողջունելով
Դասացուցեք ձեր ավտոմատացված սպասավորի ողջույնը ձեր համակարգում, արտացոլելու համար, որ գրասենյակը փակ է: Համոզվեք, որ դուք նույնպես հայտարարում եք, որ գրասենյակը կբացվի: Եթե դուք տրամադրեք արտակարգ իրավիճակների ծառայությունները (ջեռուցման եւ սառեցման, սանտեխնիկա եւ այլն), համոզվեք, որ անջատելու ընթացքում ձեր զանգահարողներին տեղեկացնեք, թե ինչպես պետք է հասնել ձեր պատասխանատու ծառայությանը կամ ձեր բջջային հեռախոսին:
Տեղեկացնել պատասխանելու ծառայությունը
Եթե դուք օգտագործում եք պատասխանող ծառայություն, համոզվեք, որ նրանք կտեղեկացնեն այն ամսաթվերը, որոնք գրասենյակը փակվելու է եւ համոզվեք, որ ձեր կոնտակտների ցանկը նոր է, աշխատակիցների հեռախոսահամարներով, որոնք կկոչվեն զանգի:
Փոխել Voicemail Greetings եւ ստեղծել Auto Reply Emails
Եթե ձեր հեռախոսային համակարգը թույլ է տալիս արտաքին զանգերը անմիջապես զանգահարել ձեր աշխատակիցների աշխատասենյակներին, ապա դուք պետք է համոզվեք, որ նրանք օգտագործում են ժամանակավոր կամ «Out of Office» ձայնասկավառակի ողջույնը, որը թույլ է տալիս զանգողին իմանալ, որ իրենք գրասենյակում չեն:
Ձեր աշխատակիցները պետք է նաեւ թույլ տան, որ զանգահարողը իմանա, երբ նրանք կվերադառնան եւ ինչ անել, եթե անմիջապես օգնության կարիք ունեն, իսկ գրասենյակը փակ է տոնի համար: Բացի այդ, համոզվեք, որ ստեղծեք Գրասենյակից դուրս էլեկտրոնային նամակագրության ավտոմատ :
Կրճատել տերմոստատը
Պահպանեք որոշ էներգիա եւ որոշակի գումարներ, փակելով ձեր գրասենյակի ջերմատնը (կամ reprogramming):
Սերվերների կրկնօրինակում
Եթե դուք ունեք կարեւորագույն համակարգիչներ եւ սերվերներ, համոզվեք, որ կրկնօրինակի ցիկլը պատշաճ կերպով անցնում է անջատումից առաջ եւ հետո: Կրճատեք աղետի ձեր ազդեցությունը, ձեր արտածրագրի կրկնօրինակը պլանավորելու համար վաղ պիկապի համար, այլ ոչ թե տոների փակման ավարտից հետո սպասելը:
Անջատեք գրասենյակի սարքավորումները
- Գրասեղանի լույսերը
- Copiers
- Հաշվիչներ
- Վերին լույսերը
- Shredders
Անջատեք համակարգիչները եւ ծայրամասերը
- Համակարգիչ
- Մոնիտոր
- Սկաներ
- Տպիչ
Մի փակեք
- Ֆաքս մեքենաներ
- Հեռախոսային համակարգ
- Server համակարգիչներ
- Տաքացուցիչներ / լույսեր արեւադարձային ձկան տների համար