Ավելի կարեւոր է, անհրաժեշտ է տեղեկություններ տրամադրել այն մասին, թե ինչպես կարելի է կապ հաստատել բիզնեսում:
Դա շատ վրդովեցուցիչ կլինի պատվիրատուի համար, որ վերադառնա եւ չգիտի, թե ինչպես կապ հաստատել ձեզ հետ: Կարեւոր չէ, թե արդյոք ձեր դիրքորոշումը գտնվում է վաճառքի, սպասարկման կամ նույնիսկ արտադրանքի զարգացման մեջ: Բոլոր հաճախորդների զանգերը կարեւոր են եւ պետք է մասնագիտորեն մասնակցեն:
Էլփոստի ծանուցման հաճախորդների եւ գործընկերների բովանդակությունը, փորձելով հաղորդակցվել ձեզ հետ էլեկտրոնային փոստով, պետք է համապատասխանի ձայնային հաղորդագրության բովանդակությանը, որը ողջունելու է զանգահարողներին: Եթե Outlook 2010-ը օգտագործում եք եւ միացված են Microsoft Exchange սերվերի միջոցով, նախ սեղմեք «Պատկեր» էջին, այնուհետեւ կտտացրեք «Ավտոմատ պատասխաններ» պատկերակը:
Այնուհետեւ սկսում է ժամանակավոր էլփոստի ստեղծման գործընթացը, որը ուղարկվում է էլեկտրոնային նամակ ուղարկած բոլոր այն մարդկանց, ովքեր դուրս են գրասենյակից դուրս: Ավտոմատ պատասխանը ուղարկվում է այն պատճառով, որ դուք թույլ տվեցիք այս ժամանակավոր հաղորդագրությունը: Այս էլ.փոստի ստեղծման հրահանգների քայլ առ քայլ ցուցակից կարելի է դիտել այստեղ. Outlook- ի փոխանակման գրասենյակի համար
Եթե դուք միացված չեք Microsoft Exchange սերվերի միջոցով, գործընթացը մի փոքր այլ է, քանի որ այդ էլեկտրոնային հաշիվների վրա «Ավտոմատ պատասխաններ» պատկերակ չկա: Անկախ մասնակիցների համար նույն էլեկտրոնային փոստը ստեղծելու քայլ առ քայլ ուղեցույցը կարելի է դիտել այստեղ. Office- ի բոլոր անդամների համար
Հաջորդ քայլը այն է, որ ստեղծեք այն էլեկտրոնային փոստի բովանդակությունը, որը կուղարկվի բոլոր նրանց, ովքեր ձեզ ուղարկում են նամակներ, մինչ հեռանում եք գրասենյակից: Այս նամակը պետք է փոխանցի, թե որքան ժամանակ եք դուրս գալ գրասենյակից, թե ինչպես կարելի է ձեռք բերել ձեր բացակայության ժամանակ (անհրաժեշտության դեպքում) եւ ով բիզնեսում դիմել ձեր փոխարեն, եթե դուք չեք ցանկանում ձեռք բերել ձեր ժամանակի ընթացքում հեռու գրասենյակ:
Օրինակ:
Բարեւ,
Շնորհակալություն ձեր էլ.փոստի համար: Ես ներկայումս դուրս եմ գրասենյակից եւ կվերադառնամ երկուշաբթի, դեկտեմբերի 1-ին: Այս պահին էլ կկարողանամ էլեկտրոնային փոստով մուտք գործել, հետեւաբար, իմ պատասխանը կարող է մի փոքր հետաձգվել: Եթե անհապաղ օգնության կարիք ունեք, ուղարկեք իմ օգնական Բարբարա Կոլսոնին: Նրա էլփոստի հասցեն bcolson@xyz.com է:
Ուրախ արձակուրդ!
Շահիրան
Microsoft- ն առաջարկում է կաղապարներ եւ այլ օրինակներ, որոնք կարելի է գտնել այստեղ. Office- ի չիպերի եւ օրինակներ: Մի մոռացեք անջատել այս ժամանակավոր հաղորդագրությունն այն ժամանակ, երբ վերադառնում եք գրասենյակ, հակառակ դեպքում, ով, ով նամակ է հղում գրասենյակին, հետագայում շարունակելու է ստանալ նույն հաղորդագրությունը:
Այժմ, երբ դուք ստեղծել եք ելքային փոստը, նմանատիպ, հետեւողական ելքային հաղորդագրության ստեղծումը, որը ողջունում է ձեր բոլոր կանչերին, հեշտ է: Օգտագործեք նույն բառերը էլեկտրոնային փոստից, հղում, որը պետք է կապվի ձեր բացակայության եւ պետության հետ, երբ դուք կվերադառնաք:
Ձայնային հաղորդագրության համար անհրաժեշտ է տրամադրել անձի հեռախոսահամարը `իրենց էլեկտրոնային հասցեի փոխարեն:
Օրինակ:
Բարեւ,
Դուք հասել եք Շահիրա Ռայերիի նստարանին: Խնդրում ենք լսել այս ողջ հաղորդագրությունը: Ես դուրս կգամ գրասենյակից մինչեւ երկուշաբթի, հունվարի 5-ը: Եթե անհապաղ օգնության կարիք ունեք, խնդրում եմ զանգահարել իմ օգնական Բարբ Քոլսոնին: Նրա հեռախոսահամարը 212-555-xxxx է:
Ես անհամբեր սպասում եմ ձեզ հետ խոսելիս: Շնորհակալություն: