Գրավչության վերահսկման փոքր բիզնեսի ուղեցույց

Մինչեւ փոքր բիզնեսը խելամտորեն խոստացել է իր հաճախորդներին մատակարարել, այն պետք է ունենա որոշակի համոզմունք, որ այն ունի այն, ինչ իր հաճախորդները պատվիրել են: Փոքր բիզնեսի համար այս ձեւով իր գույքագրումը վերահսկելու համար այն պետք է ունենա գործընթացներ, հաշվի առնելով իր գույքագրման բոլոր կետերը հաշվելու, ստուգելու եւ ստուգելու համար: Ցանկացած գույքագրման կառավարման համակարգի նպատակն է ունենալ 100% ճշգրտություն : Դա նշանակում է, որ դուք ոչ միայն գիտեք, թե ինչն է ձեր ձեռքին, բայց որքան հնարավոր է նավը:

Ինչպես իմանալ, եթե ունեք գույքագրման վերահսկման խնդիր

Կան մի քանի մեթոդներ, որոնք կարող եք օգտագործել ճնշումը ստուգելու ձեր գույքագրման վերահսկման գործընթացները: Մի մեթոդ է ձեր հաճախորդներին վերջերս առաքված առաքումների վերանայում: Այդպիսի բաց թողնված առաքումներից որեւէ մեկը եղել է այն բանի հասկացության բացակայության պատճառով, ինչն ունի ձեռքի եւ հասանելի է նավը:

Օրինակ, դուք կարող եք ունենալ 100 Ա հատվածի յուրաքանչյուրը եւ պատվիրատուն խնդրեց 100-ից յուրաքանչյուրին: Բայց նրանք կարիք չունեին առաքել այն մինչեւ հաջորդ շաբաթ, ուստի Ա մասի 100-ը նստեց քո պահեստում: Հաջորդ օրը, մեկ այլ բաժանորդ էլ զանգահարեց եւ խնդրեց 100 հատ յուրաքանչյուր Մաս Ա-ից: Դուք հեռու եք գրասենյակից, հոգալով քառասուն միլիոն այլ բաների մասին, փոքր բիզնեսի սեփականատերը պետք է հոգ տանի, որպեսզի ձեր մեկ այլ աշխատակից . Որ մեկ այլ աշխատակից ստուգեց եւ տեսավ, որ 100-ական Ա հատվածի յուրաքանչյուրը այնտեղ նստած եւ երկրորդ պատվիրատուին ուղարկեց: Հաջորդ շաբաթ, դուք պետք է առաքեք 100 հատ յուրաքանչյուր Ա առաջին բաժանորդին, եւ այնտեղ չկար:

Ձեր փոքր բիզնեսը կարող է գույքագրման կառավարման խնդիր ունենալ: Կարեւոր է իմանալ ոչ միայն այն, ինչ ձեր փոքր բիզնեսը ձեռքի տակ է, այլ այն, ինչ դուք ունեք, որ կարողանաք առաքել: Այն դեպքում, երբ ձեր մեկ աշխատակիցը տեսավ, որ 100 A- ից յուրաքանչյուրը պետք է նավ ունենա, ոչ մի գործընթաց չի եղել, որ նա իմանա, որ 100-ը տրամադրվել է մեկ այլ հաճախորդի:

Հարկ-թիթեղային աուդիտ

Մեկ այլ մեթոդ, որը կարող եք օգտագործել ճնշումը ստուգելու համար, գույքագրման հսկողությունը պետք է կատարի հարկային թերթիկի աուդիտ: Դա նշանակում է, որ դուք դուրս եք գալիս ձեր պահեստային հատակին (կամ ֆոնդային սենյակում, կամ սրահի առանձնասենյակով կամ ավտոտնակում, որտեղ էլ ձեր փոքր բիզնեսը պահում է իր գույքագրումը) եւ ընտրեք մի քանի ապրանքներ:

Մենք կքննարկենք, թե քանի կտոր ավելի ուշ կհաշվարկվի, բայց երբ ավարտվում եք, ապա այդ հաշվի համարները վերցնում եք համակարգչին, որը գույքագրում է: Սա կարող է լինել ձեր WMS (պահեստների կառավարման համակարգ), ERP / MRP (ձեռնարկության ռեսուրսների պլանավորում / նյութական պահանջների պլանավորում), Excel աղյուսակներ, գրքույկների գիրք կամ, հնարավոր է, Post-Its- ի կույտ: Եթե ​​դուք չունեք համակարգ, որը հետամուտ է ձեր գույքագրմանը, նույնիսկ եթե այն միայն Post-Its- ի կույտ է, գույքագրման վերահսկողության խնդիր կա:

Հորից դեպի թերթիկի ստուգումներում, ապա համեմատում եք ֆիզիկական հաշիվների մասին, ինչ եք արել, ինչ ձեր գույքագրման կառավարման համակարգը մտածել է: Կրկին, ձեր նպատակն է լինել 100% ճշգրտություն: Եթե ​​ձեր ֆիզիկական հաշվարկային թվերը ճիշտ չեն ձեւակերպել, թե ձեր գույքագրման կառավարման համակարգը մտածել է, որ գիտեք, ինչու: Եվ կարող եք ձեռնարկել հակազդեցություններ `կանխելու համար, որ դա նորից տեղի ունենա: Հաշվի առնելով ամենատարածված պատճառներից մի քանիսը չեն համընկնում:

• Դուք մատակարար եք ստացել ձեր մատակարարից, բայց դուք չեք հաշվում արկղերի մասերը: Փաթեթի ցուցակը չպետք է հաշվարկվի որպես 100% ճշգրիտ: Բացել տուփերը եւ հաշվել բովանդակությունը: Եթե ​​ձեր մատակարարը ասում է, որ նրանք ձեզ 1000 հատ են ուղարկել, եւ նրանք միայն 990 հատ են ուղարկել, եւ դուք չեք բռնել սխալը, դուք ոչ միայն գույքագրման հարց եք ունենում, բայց կարող եք վերջ տալ կարճ առաքման ձեր սեփական հաճախորդներին:
• Դուք առաքվել եք բաժանորդներին բաժանորդին, բայց չի գանձում ձեր գույքագրումը: Կամ ընդհանրապես: Համոզվեք, որ ձեր գույքագրումներից ձեր արտագնա առաքումները նվազեցվում են իրական ժամանակում:
• Որակի հարցերը ստիպում են ձեզ գույքագրման մի մասը վերացնել գույքագրման ձեր օգտագործելի կույտից: Այնուամենայնիվ, ձեր գույքագրման կառավարման համակարգը չունի օգտագործման համար օգտագործելի եւ ոչ օգտագործելի տարբերակելու միջոց, այնպես որ ձեր համակարգը ասում է, որ դուք ավելին ունեք, քան դուք կարող եք օգտագործել: Օգտագործելի եւ ոչ պիտանի գույքագրման միջեւ տարբերակելու ունակություն ունենալը ոչ միայն կարեւոր առանձնահատկություն է, որը թույլ է տալիս հետեւել մասերի հետ կապված որակի հարցերի, բայց դա կարող է լինել նաեւ մեխանիզմ `գույքագրումը հաճախորդին տրամադրելիս պահելով այդ մասերը պահեստում:

• Ձեր արտադրանքը արժեքավոր եւ հեշտ է քայլել հեռու: Ընկերությունը, որը վաճառում է սիսեռները, կարող է պոպուլաժային խնդիր ունենալ, քան վաճառում ոսկի: Համոզվեք, որ ձեր գույքագրման հսկողության պլանը ներառում է ձեր արտադրանքի անվտանգության պահպանման եղանակը: Եվ իրականացրեք ցիկլի հաշվարկի ծրագիր, որն օգնում է ձեզ հետեւել ձեր գույքագրմանը:

Cycle Count ծրագրի հիմունքները

Հարկի հաշվարկի ծրագիրն այն է, ինչ տեղի է ունենում այդ հատվածի հատվածում: Ցիկլերի հաշվարկային ծրագիրն այն գործընթացն է, որի միջոցով պարբերաբար հաշվում եք ձեր մասերի տոկոսը, որպեսզի մեկ տարուց ավելի համարեք դրանք բոլորին (կամ առնվազն ամենաշատ արժեքավոր մասերից):

Դուք կարող եք օգտագործել ցիկլի հաշվարկային ծրագիր , տարեկան ֆիզիկական գույքագրման հետ , որը սովորաբար օգնում է նվազեցնել այդ ֆիզիկական պաշարների տարբերությունները: Որոշ ընկերություններ օգտագործում են տարեկան ֆիզիկական պաշարների փոխարեն ցիկլի հաշվում, բայց ես չեմ առաջարկում դա:

Ձեր ցիկլի հաշվարկի ծրագրի պարամետրերը որոշելու համար անհրաժեշտ է որոշել,

• Քանի ընդհանուր մասի համար անհրաժեշտ է հաշվել:
• Դուք մեկ տարվա ընթացքում հաշվարկում եք դրանք: Եթե ​​ոչ, ինչպես եք պատրաստվում որոշել կտրվածքի կետը: Սովորաբար, ընկերությունները հետեւում են 80-20 կանոնին, այսինքն ձեր գույքագրման արժեքի 80% -ը բաժին է ընկնում ձեր մասերի 20% -ից, հետեւաբար հաշվի առնելով 20% -ը:
• Որքան հաճախ եք հաշվում:
• Ով է հաշվառում վարելու: Եթե ​​ձեր ընկերությունը բավականաչափ խոշոր է, ցիկլի հաշվիչը պետք է լինի այնպիսի մեկը, որի աշխատանքի կատարումը կապված է գույքագրման ճշգրտության հետ: Սա օգնում է հանել ցիկլի հաշվարկի գործընթացում ցանկացած շահագրգիռ շահերի բախում: Հաշվի հաշվարկը աուդիտ է, ոչ թե աշխատանքի կատարման գնահատման գործիք:
• Ինչպես է հաշվարկը կատարվելու: Հատակի տարանջատման գործընթացը նախընտրելի եղանակ է: Ցանկացանկը պետք է տրվի մասնակի թվերի եւ վայրերի ցանկ: Այնուհետեւ հաշվիչն անցնում է հատակին եւ հաշվում է դրանք: Նա չպետք է որեւէ գաղափար չունենա, թե քանի հոգի է սպասում: Մեկ այլ եղանակ է նաեւ թերթիկից մինչեւ հարկի հաշվարկը: Սա հատակային թերթիկի հակառակն է: Թղթապանակի մեթոդը սկսվում է այն ժամանակ, երբ ձեր հաշիվը փոխանցեք մասերի ցանկը եւ դրանց համապատասխան հաշիվները ըստ ձեր գույքագրման համակարգի: Այնուհետեւ հաշվիչը ստուգում է դարակների վրա ֆիզիկական քանակները `համեմատած համակարգի հաշվարկի հետ:

Հասկանալով վերը նշված ցիկլի հաշվարկի գործընթացի գործոնները, ապա կարող եք կառուցել ձեր ցիկլի հաշվելու ծրագիրը: Օրինակ, եթե հաշվում եք 500 հատ համարներ, եւ դուք կարող եք հաշվարկել շաբաթական մեկ անգամ, ապա դուք կարող եք հաշվել շաբաթական 10 հատ (կամ ընդամենը երկու օր): 50-ամյա տարեվերջին դուք կստանաք բոլոր 500 հատ համարները: Պարզապես հիշեք, հաշվել տարբեր մասերի համարները յուրաքանչյուր հաշվարկով, խուսափել մի մասի քանակից եւ հաշվի չհաշված մեկ այլից:

Այս գործընթացում կարեւոր է իմանալ, թե երբ ձեր գույքագրման հաշիվները դուրս են: Ահա թե ինչու ցիկլի հաշվիչը չպետք է լինի պահեստային հսկիչ կամ գույքագրման վերահսկող: Դա մարդկային բնույթ է կրում այն ​​աշխատակիցների համար, որպեսզի դրանք տեղադրվեն առանց կառավարման հիմնախնդիրների չարաշահման: Որպես փոքր բիզնեսի սեփականատեր կամ մենեջեր, դուք պետք է իմանաք, երբ գույքագրման հսկողության հիմնական գործընթացները չեն գործում, այնպես որ դուք կարող եք իրականացնել հակազդեցություններ `հետնաշերտի խնդիրները կանխելու համար:

Լուծելու գույքագրման կառավարման խնդիրները

Միացման հաշվարկային ծրագիր, որը զուգորդվում է տարեկան ֆիզիկական գույքագրմամբ, երկար ճանապարհ է անցնում գույքագրման կառավարման խնդիրները լուծելու ուղղությամբ: Հեծանվահամակարգերի ծրագրերը օգնում են բացահայտել գույքագրման վերահսկողության թերությունները , սակայն ձեզնից յուրաքանչյուրը փոփոխություններ է կատարում ուղղելու այն խնդիրները, որոնք ձեր ցիկլի հաշվարկի ծրագիրը բացահայտում է: