Դաշնային օրենքը պահանջում է, որ դուք պահեք Paycheck Records եւ այլ փաստաթղթեր
Ինչ Paycheck Records- ն գործատուների համար պահանջվում է պահպանել:
Դուք սովորաբար պահում եք օրենքով պահանջվող գրառումների մեծ մասը, պարզապես բիզնես վարելու ընթացքում, հետեւաբար պետք է բավարարեք լրացուցիչ քայլերի կամ աշխատանքի ճանապարհին:
Վերանայեք գրառումները, որոնք արդեն ունեք, որպեսզի համոզվեք, որ դուք համաձայն եք IRS- ի եւ FLSA- ի պահանջներին:
Ձայնագրությունները կարող են պահպանվել ցանկացած ձեւով, ներառյալ էլեկտրոնային եղանակով: Հետեւյալները պետք է պահվեն բոլոր ոչ ազատական աշխատողների եւ նվազագույն աշխատավարձի պահանջների ներքո գտնվող անձանց համար.
- Անձնական տեղեկությունները, ներառյալ աշխատողի անունը, տան հասցեն, զբաղմունքը, սեռը եւ ծննդյան տարեթիվը, եթե նա մինչեւ 19 տարեկան է
- Ժամը եւ օրը, երբ նրա աշխատանքային շաբաթը սկսվում է
- Ընդհանուր ժամերը աշխատում էին յուրաքանչյուր աշխատանքային օր եւ յուրաքանչյուր աշխատանքային շաբաթ
- Ընդհանուր առմամբ ամենօրյա կամ շաբաթական ուղիղ եկամուտները
- Աշխատավարձի հերթական անգամ աշխատավարձի հերթական համարը յուրաքանչյուր շաբաթվա համար
- Աշխատաժամանակի ընդհանուր աշխատավարձը
- Ընդամենը աշխատավարձը վճարվում է յուրաքանչյուր վճարման ժամանակաշրջանում
- Վճարման ամսաթիվը եւ վճարման ժամկետը:
Չաշխատող աշխատողներին պետք է վճարվեն առնվազն նվազագույն աշխատավարձի եւ շաբաթական 40-ից ավելի աշխատող ցանկացած ժամի համար: Աշխատողը կարող է ազատվել, եթե նա վարձատրվում է շաբաթական առնվազն 455 ԱՄՆ դոլար աշխատավարձի վրա, եւ եթե նա իրականացնում է որոշակի աշխատանքային պարտականություններ, սովորաբար վարչական, գործադիր կամ ղեկավարում:
Straight-time վճարումը այն է, որ վաստակած առաջին 40 ժամվա ընթացքում մի շաբաթվա ընթացքում:
Ազատ աշխատակիցների համար պահանջվող գրառումները տարբերվում են ոչ ազատ աշխատողների համար, եւ հատուկ տեղեկատվություն պահանջվում է տնային տնտեսությունների աշխատողների համար, աշխատավարձի չվճարման պայմանագրերով աշխատող աշխատողների համար, աշխատողների համար, որոնց տրամադրվում է բնակարան կամ այլ հարմարություններ, ինչպես նաեւ բուժական կրթություն ստացող աշխատողներ:
Եթե ձեր աշխատակիցներից որեւէ մեկը ներգրավվի այդ կատեգորիաների, խորհրդակցեք փաստաբանի հետ:
Դուք պետք է պահպանեք ձեւերը
Աշխատավարձի հաշվարկից բացի, յուրաքանչյուր աշխատակցի համար պետք է մի քանի այլ փաստաթղթեր պահեք:
- W-4 ձեւի ստորագրված օրինակը ցույց է տալիս դաշնային պահելը: Այս ձեւը կարող է շատ անգամ փոխվել, որպեսզի համոզվեք, որ դուք պահեք ամենավերջին ձեւը վերեւում:
- Յուրաքանչյուր ձեւի պատճենը, որի վրա աշխատողը վճարում է վարձավճարները, ներառյալ `Միացյալ Թագավորության կամ այլ բարեգործական պարգեւների եւ հատուկ նվիրատվությունների
- Աշխատողի նախնական հայտի ձեւի պատճենը եւ ցանկացած օժանդակ փաստաթղթեր, ինչպիսիք են ռեզյումեն կամ տեքստը:
- Հաշվարկներ վճարման մակարդակների փոփոխությունների, այդ թվում, խթանների կամ դիակների, ինչպես նաեւ այդ գործողությունների պատճառների մասին:
Որն է Paycheck Records- ի պահելու լավագույն միջոցը:
Paycheck գրառումները, ներառյալ աշխատող բոլոր ժամերը փաստաթղթավորողներ, վճարային կարգավիճակի փոփոխությունները եւ վճարման դրույքները, պետք է պահվեն առանձին ֆայլում:
Դուք նաեւ պետք է կատարեք աշխատակիցների աշխատավարձի եւ նպաստների կատարված բոլոր փոփոխությունների, ներառյալ աշխատակիցների համաձայնությունները: Դուք պետք է գրավոր համաձայնություն ունենաք աշխատողի աշխատավարձից ցանկացած նվազեցման մասին, բացառությամբ FICA հարկերի եւ զարդերի :
Սյուզան Հեթֆիլդը, մարդկային ռեսուրսների փորձագետը, ավելի մանրամասն տեղեկություններ ունի, թե ինչ պետք է պահվի աշխատողի անձնակազմում:
Ով է թույլատրում աշխատողների գրանցումները տեսնել
Բիզնեսի մեծ մասը պահում է աշխատակիցների գրառումները սահմանափակ տարածքում եւ թույլատրում է մուտք գործել միայն այն անհատներին, որոնք կարող են անհրաժեշտության դեպքում տեսնել գրառումները, իրենց զբաղվածության աստիճանի կամ պաշտոնի համար: Աշխատակիցի գրառումները երբեք չպետք է հեռացվեն ռեկորդային սենյակում: Եթե ունեք ավելի քան մի քանի աշխատակիցներ, կարող եք ստեղծել անձնակազմի ֆայլերի մատչելիության քաղաքականություն, որպեսզի մարդկային ռեսուրսների աշխատողները գիտեն, թե ինչպես պետք է արձագանքեն հարցմանը:
- Աշխատակիցներին պետք է թույլ տրվի տեսնել իրենց սեփական գրառումները: Դուք կարող եք ուզում ունենալ, որ մեկին մնա սենյակում աշխատողի հետ, իսկ նա իր ռեկորդը դիտում է:
- Նշեք, որ ընկերության աշխատակիցները կարող են տեսնել աշխատակիցների գրառումները: Մատչելիությունը սովորաբար սահմանափակվում է մարդկային ռեսուրսների բաժնի աշխատակիցների եւ որոշակի մակարդակի բարձր ղեկավարների եւ ղեկավարների կողմից:
- Տարբեր դաշնային եւ պետական աուդիտորներին կարող են թույլատրվել աուդիտի նպատակների համար աշխատակիցների գրառումների հասանելիությունը: Դուք կարող եք պատվիրատուից պահանջել, նախքան աուդիտորին մատչելի դարձնել աշխատակիցների գրառումները:
- Դատավարություններում աշխատողներին ներկայացնող փաստաբաններին կարող են օգտվել որոշ կոնկրետ դեպքերում: Բարձրագույն պաշտոնյան կամ ընկերության փաստաբանը պետք է ստուգի փաստաբանի խնդրանքը, նախքան թույլտվությունները դիտարկելը: