Շատ բիզնեսների համար վճարման վճարների բաժինը մեծ ուշադրություն չի դարձնում, եթե որեւէ բան սխալ է գործում: Այնուամենայնիվ, շատ բան կա, որ ստացվի վճարման վճարների բաժնում, որը լավ է աշխատում: Հակառակ դեպքում, շատ խնդիրներ կան, որոնք կարող են գալ միայն այն պատճառով, Այս բաժինը հաճախ մեծ ազդեցություն ունի գործարար դրամական հոսքերի վրա , եւ կան հնարավորություններ, որոնք կարող են ձեռք բերել կամ կորցրել մատակարարների հետ վճարային համաձայնագրերի օգտվելուց:
Լավ վարվող հաշիվների վճարման բաժինը պետք է կարողանա օգտվել ծավալի զեղչերից եւ վաղաժամկետ վճարման զեղչերից, ինչպես նաեւ որոշել, որ այլ ծախսերի եւ ներդրումների համար բիզնեսի առավել մատչելի դարձնելու լավագույն միջոցը: Այս բաժինը նաեւ պետք է կարողանա ապահովել մատակարարների կողմից պայմանագրերի եւ պայմանագրերի հիման վրա կատարված իրենց պարտավորությունները , հետեւաբար, եթե ծավալը կամ որակի չափանիշները չեն համապատասխանում, խնդիրները լուծվում են եւ համապատասխան ուղղիչ գործողություններ են կատարվում:
Ընդհանուր հաշիվների վճարման խնդիրները
Թեեւ ծախսերի կրճատման եւ դրամական միջոցների ազատման համար կան բազմաթիվ հնարավորություններ, կան նաեւ մի շարք խոչընդոտներ, որոնք բիզնեսի առջեւ ծառացած են, երբ այդ նպատակներին հասնելու համար: Canon- ի 2014 հաշիվները վճարովի օպտիմիզացիայի ուսումնասիրությունը պարզել է, որ թղթի վերամշակումը եղել է բազմաթիվ կազմակերպությունների համար խնդիրների ամենամեծ աղբյուրներից մեկը, եւ այն ժամանակն է, որ զբաղվում է թղթի հաշվարկով, ամենամեծ խնդիրը:
Մտահոգության այլ հիմնական աղբյուրներ էին.
- Ապահովել, որ վճարումները կատարվեն ժամանակին
- Ավարտել հաշիվ-ապրանքագրի հաստատման գործընթացը
- Մատակարարների հետ լավագույն վճարման պայմանները ստանալու եւ հավաստիացնելով, որ պարտավորությունները կատարվում են երկու կողմերի միջեւ
- Հաշվի առնելով տարբեր մատակարարների հաշվապահական հաշվառման եւ հաշվարկային համակարգեր
- Ձայնագրման եւ գործարքների անվտանգության եւ ձայնագրության ստուգում
Նշված խնդիրներից շատերը ավելի վատթարացել են կամ ստեղծված են թղթի հաշվարկի վրա հենվելով: Կորցրած փաստաթղթերը շատ կազմակերպություններում հաճախակի խնդիրներ են առաջացնում, որոնք հանգեցնում են ուշացած կամ բաց թողած վճարների: Բացի այդ, երբ մի շարք ձեռնարկություններ շահագրգռված են թվային փաստաթղթերի թվայնացման հարցում, մատակարարների մեծամասնությունը դեռեւս թղթային հաշվետվությունների փոստային առաքանու կամ էլ ուղարկելով ֆաքսով:
Փոքր բիզնեսի մեծ մասը տնօրինում է սեփական հաշիվները վճարովի փաստաթղթեր, եւ դրանցից շատերը կատարվում են ձեռքով: Քանի որ մի քանի մատակարարներ անցել են էլեկտրոնային բիլինգի, շատ կազմակերպություններ մեծ քանակությամբ աշխատուժ են ծախսում ձեռքով մուտքագրելով եւ փաստաթղթերի թվային օրինակները ստեղծում:
Թղթային փաստաթղթերի օգտագործումը հաճախ դանդաղեցնում է հաշիվ-ապրանքագրի հաստատման գործընթացը, քանի որ պատճենները պետք է պատրաստվեն եւ հանձնվեն համապատասխան ղեկավարության անդամներին վերանայման համար: Երբ թղթաբանությունը հեշտ չէ մատչելի կամ մատչելի թվային ձեւաչափով, դա մարտահրավեր է տվյալների վերլուծության համար եւ ապահովել, որ լավագույն վճարային համաձայնագրերը ձեռք բերվեն եւ այդ պարտավորությունները կատարվեն: Ժամանակի եւ վաղաժամկետ վճարման զեղչի պայմանագրերը հեշտությամբ կարող են կորցնել, եթե բիզնեսը չի կարող կատարել վճարումներ, երբ նրանք պահանջվում են, ուստի փաստաթղթային աշխատանքների հետ կապված խնդիրները կարող են ծախսատար լինել:
Բարելավումներ եւ օպտիմալացում
Շնորհիվ այն հանգամանքի, որ վճարման ենթակա բաժինների պատշաճ վարման հետ կապված մի շարք հարցեր նույն արմատներից են, կան նաեւ մի քանի ճշգրտումներ, որոնք կազմակերպությունները կարող են դա անել, միեւնույն ժամանակ հոգ տանելու բազմաթիվ մտահոգությունների: Բիզնեսի առավել արդյունավետ եղանակներից երեքը կարող են բարելավել իրենց հաշիվները վճարովի բաժնի գործընթացները հետեւյալն են.
- Օգտագործեք օբյեկտի կերպարների ճանաչում `փաստաթղթերի թվայնացման համար
- Օգտվելով մատակարարներից մատչելի առցանց պորտալներից
- Ստեղծեք կառավարման կառավարման գործընթացներ
OCR- ը
Թեեւ շատ ընկերություններ սովորաբար օգտվում են սկաներներից, փաստաթղթերի թվային օրինակները ստեղծելու համար, ընդհանրապես ընդամենը ընդգրկում է միայն մի փաստաթուղթ, որը պահվում է համակարգչում: Սա նշանակում է, որ տեղեկատվությունը դեռ պետք է ձեռքով մուտքագրվի տվյալների բազա, ուստի, մինչդեռ գրառումների կորուստը քիչ հարց է, այն դեռ ժամանակատար է:
Օբյեկտի բնութագրման ճանաչումը կամ OCR- ն ներառում է փաստաթղթի սկանավորում եւ տվյալների ստացում: Այս տվյալները կարող են ավտոմատ կերպով ավելացնել տվյալների բազա կամ աղյուսակ: OCR- ի գործընթացը օգնում է կրճատել ձեռնարկի տվյալների մուտքագրման սխալների հարցը եւ թույլ է տալիս մուտք գործել այն, որ փաստաթղթերը ստանան: OCR- ն տեւում է միեւնույն ժամանակ աշխատողի համար, որպես փաստաթուղթ սկանավորելու համար, պատկերի ֆայլ ստեղծելու համար, եւ այն սովորաբար չի պահանջում լրացուցիչ քայլեր: Per Gartner- ը, կան կազմակերպություններ, որոնք կարող են իրենց հաշիվ-ապրանքագրերի 80 տոկոսը կամ ավելի շատ տեղաբաշխել, առանց անմիջական ներգրավված աշխատողի:
Մատակարարող պորտալներ
Որպեսզի կենտրոնացված համակարգում հաշիվ-ապրանքագրերի եւ տվյալների մուտքագրման գործընթացը հեշտացնի, բիզնեսը կարող է ստեղծել կամ օգտվել առցանց պորտալից, որը թույլ է տալիս բիզնեսին եւ դրա մատակարարներին պատվերներ դիտել, հաշվի առնել հաշիվները եւ տեսնել, թե երբ վճարումները կատարվում են: Այս տվյալների հասանելի դարձնելը կազմակերպությունում մի շարք անհատների համար կարող է օգնել ապահովել, որ վճարման վճարների բաժինը ունի պատշաճ վերահսկողություն եւ դա կարող է օգնել արագացնել հաշիվների հաստատման ժամանակը: Թողարկող մատակարարները մուտք գործեն պորտալը հնարավորություն է տալիս այս բիզնեսին ներկայացնել հաշիվ-ապրանքագրեր եւ վճարել ուղեվարձը, ինչպես նաեւ տեղյակ լինել մատակարարված մատակարարների կամ invoicing հարցերի հետ:
Ստեղծել աշխատանքային հոսքեր եւ գործընթացներ
Այնուամենայնիվ, կազմակերպությունը որոշում է տնօրինել իրենց տվյալների կառավարման ջանքերը, կարեւոր է, որ հաշիվների եւ վճարումների կառավարման համար գոյություն ունի հաստատված գործընթաց: Սա թույլ է տալիս բիզնեսին ապահովել, որ գործողությունները աշխատում են եւ պարզում այլընտրանքները, եթե դրանք ծանր են կամ հանգեցնում են սխալների կամ ձգձգումների: Ըստ Deloitte- ի `այս գործընթացները պետք է մանրամասնորեն նկարագրեն, թե ինչ է վճարում վճարման բաժինը, երբ ստանում է հաշիվ, այն է, թե ինչպես է տվյալները ներդնում եւ կիսվում, եւ ինչ գործընթաց է ընդունվում հաշիվների ընդունման համար: Պետք է նաեւ լինեն ուղեցույցներ, մատակարարների տարբեր տեսակների վճարման լավագույն եղանակները որոշելու համար:
Թեեւ շատ մատակարարներ առաջարկում են 30 կամ 90 օրվա ընթացքում վճարման զեղչեր, ապա դա չի կարող արժանի լինել զեղչին, եթե դա արգելում է կազմակերպության դրամական հոսքը: Կարեւոր է նաեւ, որ ստուգման միջոց կա, որ ընկերությունը եւ մատակարարները հանդիպում են պայմանագրի կամ համաձայնագրի դեղատոմսերին: Այս հարցերի հետ կապված գործառույթների ստեղծումը կարող է օգնել կազմակերպություններին ճիշտ ընտրություն կատարել:
Երբ մատակարարները ժամանակին չեն տրամադրում, բավարար քանակությամբ կամ համապատասխան քանակությամբ բաժնետոմսեր, ընկերությունները չեն կարող ցանկանում վճարել հաշիվներ մինչեւ այդ հարցերը լուծված չեն: Աշխատանքային հոսքը կարող է լինել չափազանց կարեւոր `այն, ինչ պետք է արվի, երբ այդ խնդիրները ծագեն: Բացի այդ, մատակարարներին վճարումները նույնպես պետք է ժամանակին կատարվեն `կանխարգելելու զեղչերը կամ ուշ վճարումների համար տույժ տալու համար: Յուրաքանչյուր մատակարարի համաձայնագիրը պետք է փաստաթղթավորվի եւ թարմացվի, քանի որ բաները փոխվում են, եւ գործընթացները պետք է ապահովեն, որ յուրաքանչյուր հաշիվ պատշաճ կերպով վարվի:
Աշխատանքային հոսքերի ստեղծումը կարող է նաեւ օգնել ընկերությանը.
Աութսորսինգ
Ձայնագրությունները թվայնացնելը, OCR- ի իրականացումն ու օգտագործողների համար մատչելի պորտալ օգտագործելը կարող են լինել փոքր բիզնեսի համար անհրաժեշտ մի բան, բայց կազմակերպությունները չպետք է ենթադրել, որ ծախսերը կանխելու են բիզնեսը, որպեսզի կարողանա օգտվել դրանցից: Չնայած էլեկտրոնային համակարգերի ստեղծման եւ պահպանման ծախսերը կարող են խոչընդոտ հանդիսանալ շատ փոքր եւ միջին կազմակերպությունների համար, այդ իսկ պատճառով հաճախ անհրաժեշտություն չկա: Կան մի շարք երրորդ կողմի պրովայդերներ, որոնք կազմակերպությունները կարող են այդ խնդիրներից դուրս գալ: Կազմակերպությունները կարող են օժանդակության օգնություն ստանալ ամեն ինչի համար, OCR- ի ստեղծման գործընթացից `օգնելու ընկերությանը ստեղծելու աշխատանքային պայմանագրեր վերլուծելու համար:
Թեեւ կազմակերպությունները, հնարավոր է, չեն կարողանում ոտքի կանգնել մի շարք ՏՏ համակարգերի իրականացման ծախսերին ինքնուրույն, ունենալով երրորդ կողմ, դրանք հաճախ շատ մատչելի են: Բիզնեսները պետք է համեմատեն ծախսերը արտաքին կողմերից օգտվելու համար, որպեսզի այդ համակարգերը զարգանան պոտենցիալ խնայողությունների եւ դրամական միջոցների ազատման արժեքի վրա, սակայն աութսորսինգը թույլ է տալիս կազմակերպություններին օգտվել տեխնոլոգիաներից եւ համակարգերից, որոնք սովորաբար չափազանց թանկ կլինեն:
- Ապահովել, որ գնման պատվերները ստեղծվեն յուրաքանչյուր նոր պատվերի համար
- Ստուգեք, որ հաշիվները համապատասխանում են ստացված ապրանքներին եւ պայմանագրային համաձայնագրերին
- Ստուգեք գրառումները, որպեսզի վճարումները կատարվեն, որ դրանք կատարվեն ժամանակին եւ որ դրանք կրկնօրինակված չեն
- Որոշեք հաշիվների վճարման լավագույն եղանակը, օրինակ, EFTs կամ վարկային քարտերի միջոցով, նվազեցնել վճարները