Կոնֆերանսը պլանավորելու իրողությունն այն է, որ առանց որեւէ փորձի, դուք կարող եք շատ ժամանակ կորցնել, ավելի փոքր մտածելու, ավելի կարեւոր հարցերը նայելու ընթացքում:
Որպեսզի առաջին գործընթացը դյուրին դարձնի գործընթացը, մենք նախանշել ենք ամենակարեւոր քայլերը `հղումներ կատարելով յուրաքանչյուր կոնկրետ առարկայի վերաբերյալ մեր ավելի մանրամասն դիտարկումների վրա: Արդյունքը այստեղ է, կոնֆերանսի պլանավորման ուղեցույց, որը կօգնի ձեզ սկսել հաստատուն ձեւանմուշ:
Քայլ 1. Ձեր կոնֆերանսի տեսլականը
Յուրաքանչյուր իրադարձություն սկսվում է տեսիլքից, բայց դուք պետք է փոխեք ձեր տեսլականը բառերի եւ թվերի մեջ `ծախսերը չափելու եւ տեղեկացված պլանավորման որոշումներ կայացնելու համար: Նախ, դուք պետք է սկսեք այնպիսի հիմունքներով, ինչպիսին է `ով, ինչ, երբ, որտեղ եւ ինչու:
Կարդալ ավելին. Իրադարձությունների պլանավորում 101. Հիմնական մանրամասները մշակում
Քայլ 2. Բիզնես պլանի ստեղծում
Եթե ձեր կոնֆերանսը ֆինանսավորվում է դրամաշնորհի կամ կազմակերպության կողմից, ապա դուք պետք է քարտեզագրեք, թե որտեղից է ձեր գումարը գալիս եւ ինչ է այն օգտագործվում: Այս հավասարման առաջին մասը, եկամուտը, պետք է հաշվարկվի վաղաժամ պլանավորման գործընթացում:
Հիմա, կոնֆերանսին գնելու համար դուք պետք է պատկերացում կազմեք, թե ինչ եք նախատեսում ներկաներին առաջարկել: Ձեր երթուղին եւ ելույթը կլինի պոտենցիալ գրանցողների վաճառքի գործոնը:
Քայլ 3. Համեմատելով տարածքները եւ ծառայություններ
Հետո ավելի կոնկրետ պատկերացում կունենաք այն մասին, թե երբ է տեղի ունենալու ձեր կոնֆերանսը եւ քանի մարդ եք ուզում այցելել, ապա այնուհետեւ կարող եք սկսել խանութի համար համապատասխան վայր:
Հիշեք, որ ձեր վայրի ընտրությունը նաեւ որոշում է ձեր սննդի եւ ձայնային / տեսողական ծախսերը: Դա պայմանավորված է այն հանգամանքով, որ կոնֆերանսի կենտրոնների եւ միջոցառումների հյուրանոցների մեծ մասը պահանջում է օգտագործել իրենց ներսի ծառայությունները ցանկացած տեղում գործողությունների համար:
Շատերի կոնֆերանսները պետք է տրամադրեն որոշակի գիշերակացներ տարածաշրջանից դուրս գտնվող հյուրերի համար: Այս անհրաժեշտությունը ստեղծում է մի շարք այլ նկատառումներ `գործելու ձեր որոշման կայացման գործում :
Կարդալ ավելին:
Քայլ 4: Գրանցորդների հավաքագրում եւ կառավարում
Նույնիսկ ամենատարածված կոնֆերանսները պետք է արդյունավետորեն վաճառեն իրենց միջոցառումները, տան յուրաքանչյուր տեղը լրացնելու համար: Այցելությունը հանդիսանում է իրադարձության հաջողության միակ կարեւորագույն գործոնը: Լավ հաճախումների թվերը բերում են եկամուտների եւ հովանավորության հնարավորություններին: Իսկ ավելի շատ մարդիկ, որոնք գրանցել եք, կստեղծեն գովազդի եւ մասնակցության բացման ավելի մեծ պահանջարկ: Երկար պատմությունը կարճ է, եթե դուք կարող եք նկարել բազմություն, ապա ամեն ինչ կընկնի շատ ավելի հեշտ:
Գրանցման կառավարումը դառնում է ավելի բարդ, քանի որ ձեր միջոցառումը մեծանում է: Սա այն դեպքն է, երբ առցանց գրանցման համակարգը կարող է օգնել ձեզ հետեւելու համարին, գործընթացների վճարմանը եւ տվյալների կազմակերպմանը:
Կարդալ ավելին:
Քայլ 5. Պլանավորումը տեղում տեղում
Վերջապես, կոնֆերանսի գործնական տարրերը կազմակերպելուց եւ իրականացնելուց հետո դուք կարող եք սկսել մտածել տեղում մանրամասների մասին: Սա ներառում է, թե ինչպես են մասնակիցները նավարկելու կոնֆերանսը, յուրաքանչյուր սենյակի ընդհանուր դասավորությունը եւ սննդի եւ ըմպելիքի բաշխումը: Սա մի կոնֆերանսի պլանավորման մի մասն է, որը մեծամասնությունը կապում է իրադարձությունների պլանավորման հետ: Բոլոր մանրամասները համակարգելու լավագույն միջոցը ձեր երթուղով քայլելն է, ինչպես ձեր հյուրերը: Պատկերացրեք, թե ինչպես են նրանք մտածելու եւ գործելու ամեն օր, երբ խնդիրները առաջանում են առաջ:
Կարդալ ավելին:
- Հանրաճանաչ հանդիպման տարածքային հարկերի պլաններ
- Արդյունավետ գրանցման գաղափարներ Աղյուսակ
- Ցուցադրական հոսքի կառավարման ցուցադրման ռազմավարություններ
Քայլ 6: Ցուցահանդեսների կառավարման խորհուրդներ
Կոնֆերանսները սովորաբար ցուցադրվում են ցուցահանդեսային տարածք կամ կոնվենցիայի հարկում, որտեղ հովանավորներն ու վաճառողները վարձակալում են իրենց արտադրանքը:
Սա կարող է լինել շատ շահավետ հնարավորություն ձեր կոնֆերանսի համար, եթե ամեն ինչ լավ եք կազմակերպում: Հիշեք, թեեւ ցուցահանդեսային տարածքը պահանջում է ինչպես ժամանակի, այնպես էլ ռեսուրսների զգալի պարտավորություն, այնպես որ համոզվեք, որ դուք պատրաստ եք կառավարել այսքան ֆորմատը, մինչեւ դուք մի քանի մատակարարների կարիքները կառավարեք:
Կարդալ ավելին: