Ակնկալվում է, որ միջոցառումը եւ հանդիպման պլանավորողները կնպաստեն հանդիպումների, խրախուսական ուղեւորությունների եւ կազմակերպած այլ ծրագրերի համար նպաստելու կամ գրելու պաշտոնական հրավերներ եւ նյութեր: Անհրաժեշտ է զգալ, որ դա ճնշող խնդիր է, բայց կարեւոր է հետեւել որոշակի քայլերին `հետեւելու պատշաճ հրավերի կանոններին եւ խուսափեք ձեր հյուրերի համար կարեւոր մանրամասների բացակայությունից:
Ահա թե ինչպես:
Ստեղծեք միջոցառման թեման: Նախքան պաշտոնական հրավերը եւ նյութերը գրելը, պլանավորողները պետք է վստահ լինեն, որ իրենք գայթակղիչ թեմա ունեն ծրագրի համար: Հետեւյալ հարցերը կօգնեն գլխուղեղի դեմ պայքարի գործընթացը սկսելու: Արդյոք դա կրթական կոնֆերանս, սեմինար կամ խրախուսական ուղեւորություն է: Որտեղ է այն անցկացվում: Ինչն է եզակի այս վայրի կամ վայրի մասին: Ինչ է նշանակում միջոցառումը: Որոնք են ծրագրի ետեւում գտնվող մի շարք նպատակներ: Ինչու մասնակցելու ցանկություն ունեին մասնակցելու: Այս հարցերը կօգնեն ստեղծել միջոցառումների մեծ թեման:
Ստեղծեք էլեկտրոնային հրավեր: Շատ պաշտոնական հրավիրատոմսեր եւ հիմնական միջոցառումների նյութեր այժմ տեղափոխվել են առցանց գրանցման համակարգեր, քանի որ այն կարեւոր իրադարձության լոգիստիկայի ծավալն է, որը պետք է գրվի RSVP- ի գործընթացում. Անունների, կոնտակտային տեղեկատվության, դիետիկ պահանջների, հաշմանդամության մատչելիության, տրանսպորտային կարիքների, ծրագրի մանրամասները, գործունեության մասին տեղեկությունները եւ այլն: Նշում. Փոքր բարդ իրադարձությունները կարող են օգտագործվել մեկ էլեկտրոնային էջի կամ էլեկտրոնային փոստով ուղարկված գրաֆիկական պատկերների պատկերը `իրադարձության մանրամասները եւ RSVP կոնտակտները փոխանցելու համար:
Ստեղծեք տպագիր հրավերը: Կախված ձեր ծրագրի կամ իրադարձության բնույթից, հրավերի տեքստը կարող է առաջարկել, որ դուք պետք է ձեւակերպեք պաշտոնական հրավերի նամակներ եւ նշումներ, որպեսզի ձեր հյուրերին իմանան, որ դուք իսկապես գնահատում եք նրանց ներկայությունը: Սա տարբերվում է միջոցառման նյութերից, Փոխարենը, դիտեք մի հրավատիպ քարտ, որն ապահովում է Ձեր հյուրին, ներառյալ հյուրընկալողը եւ նրա անվանումը, իրադարձության թեման, ամսաթիվը եւ / կամ ժամանակը (ներ) եւ RSVP կոնտակտը:
Հրապարակման պաշտոնական հրավերը գրելը: Էլեկտրոնային հրավերի շրջանակներում դուք պետք է նախանշեք ծրագրի եւ իրադարձության մասին բարձր մակարդակի տեղեկություններ: Օրինակ, եթե սա խրախուսական ուղեւորություն կամ բազմօրյա կոնֆերանս, ապա ցանկանում եք ներառել հետեւյալը. Նպատակակետ, հիմնական հյուրանոց / կոնֆերանս վայր, հիմնական թեման, բանախոսներ (ներառյալ կենսագրություն), ժամանակացույցը, գործունեությունը, լոգիստիկան եւ մանրամասները գրանցման մասին: Հրավերի տառերը եւ նյութերը պետք է հյուրերին հնարավորություն ընձեռեն մասնակցելու, եւ միշտ ներգրավել գործողությունների կոչ:
Հրավերի տեքստը սկսվում է նպատակակետ / վայրի ակնարկով: Հրավերի եւ նամակագրության ձեւակերպման ժամանակ միշտ էլ անվտանգ է ենթադրել, որ ոչ ոք չի եղել այն վայրը, որտեղ դուք հյուրընկալում եք ծրագիրը: Դա նշանակում է, որ դուք պետք է գրեք ուղեւորության եւ / կամ հյուրանոցների / հաստատությունների / վայրի ամփոփ նկարագիրը, որտեղ տեղի է ունենում ծրագիրը: Եթե դուք պլանավորում եք բազմաբնույթ միջոցառումներ, ապա այս տեղեկությունները հնարավորինս բարձր մակարդակով պահեք, բայց համոզվեք, որ կա բավարար տեղեկատվություն, որպեսզի հյուրին տրամադրեն եզակի գաղափարներ տեղանքի մասին եւ ինչու նրանք պետք է ներդրումներ կատարեն այնտեղ ձեզ հետ:
Հրավերի կանոնակարգը պահանջում է իրադարձության ժամանակացույցը: Եթե դուք պլանավորում եք բազմօրյա օրակարգ, ինչպիսիք են խրախուսական ծրագիրը, հրավիրատոմսերը պետք է հնարավորինս մանրամասն ներառեն, որպեսզի հյուրերը կարողանան պատշաճ կերպով պլանավորել իրենց ժամանակը ձեզ հետ: Դա նշանակում է, որ ձեր հրավերը պետք է բացահայտի ժամանման եղանակները եւ այն ժամանակները, երբ նրանք սպասվում են մասնակցելու, գործնական հանդիպումների եւ գործողությունների համար (եւ գործունեության ընտրություն), սնունդ եւ հեռանալու մասին տեղեկատվություն:
Հրավերի կանոնագրությունը պահանջում է գործողությունների նկարագրություն: Հրավերի եւ նամակագրության մասին գրելիս ներկայացրեք տարբեր գործողությունների վերաբերյալ ակնարկներ, որոնք կօգնեն հյուրերին ավելի լավ որոշել, թե ինչն է համապատասխանում նրանց շահերին: Ձեր գոլֆ ծրագիրը 1/2 օր կամ լրիվ օր է: Ինչ է «գետի» դասակարգը, որը թափվում է գետի մեջ: Որն է բարձրությունը, որտեղ դուք հյուրընկալում եք միջոցառումը, եւ որքան բարձր կլինի այդ լեռնային հեծանվավարման ծրագիրը: Որն է նկարչության դասի ժամանակի ժամանակը եւ ինչ կսովորեցնեն:
Հրավերի կանոնագրությունը պահանջում է տեղեկատվություն հանդիպման լոգիստիկայի մասին: Կրկին, ենթադրելով, որ դուք հյուրընկալում եք բազմօրյա ծրագիր, հյուրերին պետք է մանրամասներ տրամադրվեն հետեւյալ կետերից յուրաքանչյուրի մասին.
- Թռիչքների վերապահումներ
- Իրադարձությունների գրանցում
- Սենյակի վերապահումներ
- Օդանավակայանի փոխանցումներ
- Հագուստի կոդը
- Եղանակը
- Ստուգման ընթացակարգերը
- Ոչ փոխհատուցվող իրեր
- Անձնակազմի անձնակազմը
Մշակել վերջնական միջոցառումների օրակարգը: Սա տարբերվում է նախնական հրավերների նյութերից, այլ պետք է հրավիրված հյուրերին ժամանելուն պես կամ պարզապես նախքան միջոցառմանը մասնակցելու համար: Այն պետք է ներառի ժամ-ժամ (լավ է միավորել ժամերը), թե ինչ է նախատեսվում, երբ եւ որտեղ: Եթե ունեք միաժամանակ պլանավորված մի քանի ուսումնական ուղիներ, ապա օգտակար կլինի այդ ուղիները նկարագրել խմբերի մեջ, որպեսզի մասնակիցները իմանան, թե թե ինչ թեմաներ են նախատեսվում եւ որտեղ:
Ստեղծել միջոցառումների ողջույնի նամակը: Շատ ծրագրավորողները պայքարում են այն տեղեկատվության հետ, որոնք պետք է կամ չպետք է ներառվեն ողջույնի նամակների մեջ: Լավագույն խորհուրդն է ողջունել ողջույնի ուղերձը եւ թող հյուրերին իմանան, որ դրանք ողջունվում եւ գնահատում են: Հրավերի տեքստը ենթադրում է, որ նամակը պետք է ստորագրվի միջոցառման պաշտոնական պատասխանատուի կողմից:
Բացառիկ միջոցառման հրավերի կետերից մեկը մեկնման մասին է: Որպես ողջույնի նամակի եւ ցանկացած ժամանման նվերների մաս, կարեւոր է կցել մանրամասները, թե հյուրերը կմեկնարկեն:
Ստեղծել ցանկի քարտեր: Անկախ նրանից, թե նախաճաշ եք պատրաստում, ճաշ կամ ընթրիք, հյուրերը միշտ գնահատում են ճաշացանկի քարտերը, որոնք ցույց են տալիս ճաշացանկի յուրաքանչյուր դասի մենյուի տարրերը: Այն նրանց տալիս է ինչ-որ բան խոսելիս, երբ իրենց սեղանի շուրջ ուրիշների հետ հավաքվում է եւ թույլ է տալիս սպասող անձնակազմին արագ ընդունել ճաշացանկի ընտրություններ հյուրերից, որոնք օգնում են գրաֆիկին հետեւել: Նշում. Եթե ճաշի ընթացքում առանձնահատուկ անակնկալ եք պատրաստում, օրինակ, որպես որոշակի զվարճանքի ժամանցային դիսկեր, օգտակար է պահել այն իրերը մենյուի քարտից, հատուկ ազդեցություն բարձրացնելու համար:
Ստեղծել երախտագիտություն նվեր քարտերի քարտեր: Անկախ նրանից, թե դա ժամանման նվեր կամ բարձի նվեր է, յուրաքանչյուր երախտիքի պարգեւը պետք է ունենա իր նվեր քարտը: Այն հնարավորություն է տալիս ամրապնդել «շնորհակալություն» հաղորդումները եւ ձեր հյուրերին զգալ լրացուցիչ հատուկ: Այն օգտակար է ներառել տեքստերի եւ հաղորդագրությունների մեջ, որոնք արտացոլում են միջոցառման թեման:
Ստեղծեք անհատական մեկնման ծանուցումներ:
Մեկնումից մեկ օր առաջ տրամադրեք ծանուցումներ հյուրասենյակներում, որոնք հիշեցնում են նրանց, երբ նրանք կտեղափոխվեն, ներառյալ թռիչքի համարը եւ մեկնելը: Այն հնարավորություն է տալիս ամրագրել ցանկացած վերջին րոպեների սխալներ, որոնք կարող են անտեսվել լոգիստիկայի պլանավորման ժամանակ:
Tips:
- Համոզվեք, որ դուք ունեք մեծ գրաֆիկական դիզայներ եւ առցանց գրանցման գործընթաց: Այսօրվա մարտահրավերն այն է, որ շատ տարբեր օնլայն միջոցառումների գրանցման համակարգեր կան, բայց նրանք կամ պահանջում են շատ customization կամ երրորդ կողմի համակարգերի օգտագործումը դեռեւս մի քիչ թանկ է համարվում: Ահա թե ինչու շատ պլանավորողներ դեռեւս ապավինում են իրենց տնային միջոցներին եւ ռեսուրսներին:
- Գտեք ինքներդ մեծ գործնական խանութ: Չնայած կազմակերպությունները ավելի ու ավելի շատ են շարժվում հաղորդակցության էլեկտրոնային ձեւերի օգտագործման համար, որոնք դեռ չեն փոխարինում տպագրված հրավերի եւ միջոցառումների նյութերի ազդեցությունը: Փնտրեք գրենական պիտույքներ, որոնք կխրախուսեն ձեր միջոցառման թեմաները եւ տարբերեք թղթի եւ չափերի ոճերը `ավելի հետաքրքրություն եւ դրամա ստեղծելու համար: Ձեր հյուրերը կզգան ջանքերը:
- Կաղապար ստեղծեք եւ այնտեղից կրկնեք: Պլանավորողները պետք է ստեղծեն կաղապարի հրավերի նամակներ եւ նյութեր եւ պարզապես նոր միջոցառումներ են նախորդ ծրագրերի եւ միջոցառումների շաբլոններից: Իհարկե, պետք է ընտրվեն եւ օգտագործվեն նոր գրենական պիտույքներ, գրաֆիկա, տեքստ եւ այլն, ուստի յուրաքանչյուր անգամ պահանջվում է որոշակի քանակի պատվեր: