Դա, ըստ էության, համաժողովին նախորդել է:
Նրանց համար, ովքեր չեն կարող հաճախակի հանդիպումներ կազմակերպել, նախօրոք հանդիպումը կարող է անհարմար կամ անհարմար թվալ, քանի որ այն կարող է ներառել նոր տերմիններ կամ լեզուներ, ինչպիսիք են «միջոցառման ռեզյումե» կամ «բանկետային միջոցառումների պատվեր»:
Ինչ պետք է տեղի ունենա միջոցառումը պլանավորողներին նախապայմանից:
A pre-con- ը հանդիպում է, որը տեղի է ունենում միջոցառման մատակարարների եւ մատակարարների հետ, որտեղ տեղի է ունենում միջոցառումը կամ ծրագիրը: Այն սովորաբար տեղի է ունենում իրականում մեկ կամ երկու օր առաջ եւ տարբերվում է այն քայլից, որը տեղի է ունենում միջոցառման օրը:
Որոշ մարդիկ կարող են միավորվել նախնական հանդիպումներին, ավելի մեծ համաժողովներ, կոնվենցիաներ, համաժողովներ եւ խրախուսական ծրագրեր պլանավորելու համար: Այնուամենայնիվ, սովորական է նաեւ անցկացնել նախնական հանդիպում սեմինարների եւ այլ հատուկ միջոցառումների համար:
Ինչ պետք է ակնկալել նախնական հանդիպման ժամանակ
Նախնական հանդիպումը հնարավորություն է տալիս միջոցառումը կազմակերպողին հնարավորություն ընձեռել վերանայել բոլոր վերջնական լոգիստիկան տվյալ ծրագրի համար, մատակարարի կառավարման թիմի հետ, որը ներգրավված է ծրագրում:
Սովորաբար, նախնական հանդիպումը համակարգված է եւ նախատեսված է տեղի ունեցած կոնֆերանսի ծառայությունների ղեկավարի կողմից: Նա միջոցառմանը ներգրավված տարբեր ոլորտներից ղեկավարների հրավիրում է իրադարձությունների համար իրենց հատուկ դերի տրամաբանությունը վերանայելու համար:
Սա հիանալի ժամանակ է հանդիպման կամ միջոցառման ծրագրավորողի համար, որը ներգրավված բոլորի հետ փոխհարաբերություն հաստատելու համար:
Նախնական պայմանավորվածության դեպքում միջոցառումը պլանավորողը պետք է ընդգծի իրադարձության հիմնական նպատակներից մեկը, ներառյալ կարեւոր իրադարձությունը միջոցառման հյուրընկալող կազմակերպության, միջոցառման ընթացքում փոխանցվող հիմնական հաղորդագրությունների եւ կարեւոր VIP- ների մասին:
Pre-Con- ը ճիշտ ժամանակն է վերանայել միջոցառման ռեզյումեն
Միջոցառման վերսկսումը նաեւ հայտնի է որպես միջոցառման բնութագրեր: Այն ներառում է բոլոր համապատասխան տեղեկությունները ծրագրի կամ իրադարձության մասին, ներառյալ ծրագրի մանրամասները: Այս տարրերը կարող են ներառել հետեւյալ թեմաներից մի քանիսը կամ բոլորը `ամսաթվերը, ժամերը, կոնտակտները, մասնակիցների պրոֆիլները, արտակարգ շփումները, սննդամթերքը եւ ըմպելիքը, փոխադրումը, առաքման տեղեկատվությունը, բիլինգը, ձայնային / տեսողական եւ այլ հատուկ կարիքները:
Յուրաքանչյուր բաժնի ղեկավար կարող է վերանայել միջոցառման իր պատկերացումը , ներառյալ համապատասխան մանրամասները եւ դրանց բնորոշ գործառնական ընթացակարգերը: Նրանք նաեւ կվերանայեն իրադարձությունների պայմանագրի եւ բանկերի պատվերների պատվերների վերաբերյալ ավելի վաղ տարածված տեղեկատվության վերաբերյալ իրենց պատկերացումները:
Հանդիպման եւ միջոցառումների պլանավորողները պետք է հիշեն, որ տվյալ ժամանակահատվածում իրադարձության բնութագրերի հետ կապված մանրամասն հարցեր կարող եք ներկայացնել, օրինակ, աշխատակազմի մակարդակները եւ հիմնական շփումների անվանումները ներկայացված բոլոր տարածքներից փաստացի իրադարձության ժամանակ: Նախնական քննարկման հիմնական տարրերը կարող են ներառել վերանայում.
- Սննդի եւ ըմպելիքի պահանջներ
- Հյուրասենյակային ցուցակի պահանջներ (անհրաժեշտության դեպքում)
- Կոնֆերանսի եւ ցուցահանդեսի ցուցադրման պահանջները
- Հանդիպում սենյակ եւ առեւտրի ցուցադրման տարածքային պահանջներ (հատակային պլաններ)
- Տեխնիկական պահանջներ, ինչպիսիք են էլեկտրականությունը եւ հեռահաղորդակցությունը
- Մանրամասներ լազերային տեղադրման մասին
Սա կատարյալ ժամանակ է ցանկացած վերջին րոպե փոփոխություն կատարելու համար: Թեեւ նրանք միշտ չէ, որ սիրում են, շատ վաճառողներ եւ մատակարարներ ակնկալում են ողջամիտ (եւ անհիմն) փոփոխություններ: Իհարկե, եթե նախադեպը նախատեսվում է մի ժամանակահատվածում, երբ ստեղծման փուլում է գտնվում, հաշվի առեք վաղ սենյակի ստուգումը, որպեսզի ամեն ինչ անխուսափելի լինի: