Հիմնական մանրամասները կազմելու համար
Ճիշտ այնպես, ինչպես ցանկացած բիզնես նախագիծ, առաջին քայլն այն է, որ կազմակերպեք ձեր բոլոր տեղեկությունները եւ հայտնեք ամենահրատապ խնդիրները:
Նախքան սկսեք ընտրություն կատարել կամ բանախոսը վարձել , դուք պետք է իմանաք ձեր միջոցառման հիմնական պարամետրերը: Գրեթե անհնար է մանրամասները եւ ծախսերը խոսել երրորդ կողմի հետ, մինչեւ որ դուք ավելի շատ առանձնահատկություններ ունենաք: Ահա այն հիմնական տվյալները, որոնք դուք պետք է սահմանեք, նախքան արտաքին մատակարարներին դիմելը:
Ամսաթիվ
Ամեն ինչ անցնում է ձեր հատուկ իրադարձության ամսաթվի դրությամբ: Իդեալում, դուք ցանկանում եք ունենալ երեք պոտենցիալ ժամկետներ, հաշվի առնելով այն, որ դուք կարող եք համեմատել մատչելիության եւ գների ամբողջ խորհուրդը: Փորձեք շաբաթվա տարբեր օրերին առավելագույն ճկունության համար:
Ժամանակահատվածը
Նույնիսկ մեկ ժամվա տարբերությունը կարող է ազդել ձեր պլանավորման վրա, այնպես որ դուք պետք է կոնկրետ ձեր ակնկալվող ժամկետների մասին: Օրինակ, ժամը 10-ից սկսած, ժամը 8-ի փոխարեն նշանակում է, հարկավոր չէ նախաճաշել բյուջե:
Հանգիստ համարները
Դա մի մանրամասն է, որը հաճախ լայնորեն գնահատվում է արդյունավետ բանակցությունների համար: Ստացեք իրատեսական ձեր ներկա ծրագրերի հետ : Նախապես քննարկեք, թե ով եք հրավիրելու եւ ձեր կանխատեսումները միասին կազմեք աղյուսակի վրա: Այցելությունը եւ բյուջեն ուղղակիորեն փոխկապակցված են, այնպես որ, միանգամայն չհամարեք, որ այն մարդիկ, ովքեր կարծում են, կմասնակցեն:
Breakout Sessions- ը
Դուք կարող եք միայն մեկ բանկետային սենյակ ունենալ, եթե դուք հյուրընկալում եք ճաշ, բայց լիարժեք համաժողովը, ամենայն հավանականությամբ, պահանջելու է լրացուցիչ սենյակ եւ ցուցահանդեսային տարածք: Կրկին, դուք չեք կարողանա չափել ծախսերը, մինչեւ որոշեք, թե որքան տարածք եք հարկավոր: Համաժողովների համար ամենալավ մոտեցումն է ձեր առաջին հանդիպման ժամանակ ծաղրական երթուղի պլանավորել: Գաղափարների փոխանակումը եւ դրանք միասին թղթի վրա դնելը կօգնեն ձեզ հաջորդ պլանավորման որոշումների միջոցով:
Բյուջե եւ ծախսերը
Հնարավոր է, որ բյուջեի վրա աշխատելը անիմաստ է, նախքան տեղը եւ սննդի ծախսերը իմանալը, բայց այդ ճանապարհով աշխատելը ապահովում է ձեզ համար չափանիշ, որը կարող է չափել բոլոր վաճառող առաջարկները: Սկսեք ձեր եկամտի աղբյուրներից: Որքան պետք է վճարեք ներկա լինելու համար: Արդյոք դուք հորդորում եք հովանավորներին օգնելու փոխհատուցել ծախսերը: Ինչ կմասնակցեն մասնակիցներ: Եկամուտները, ի վերջո, թելադրում են ձեր բյուջեն, ուստի միայն իմաստ է իմաստը պաշտպանել դրանք:
Մարկետինգ
Ձեր եկամտի աղբյուրները հայտնաբերելուց հետո, հաջորդ քայլը պետք է նախանշել ձեր մարկետինգային պլանը : Որն է ձեր հասույթի գեներատորներին հասնելու եւ ներգրավելու լավագույն միջոցը: Գուցե դուք կարող եք ներգրավվել ներգրավվածների ցուցակ, որպես գործատու կամ անդամակցության ասոցիացիա: Դա ակնհայտորեն օգտակար կլինի, բայց ինչ վերաբերում է հովանավորներին եւ ցուցահանդեսին:
Եթե դուք մտադիր եք ներգրավել ավելի քան 20 մասնակիցներ, ապա դուք պետք է կարողանաք նրանց հասնել: Թիրախային մարքեթինգային արշավները արժե գումար, եւ դա կրճատում է ձեր եկամուտները:
Տրանսպորտ եւ հանգստյան տներ
Տեղական կոնֆերանսի անցկացումը սովորաբար վերացնում է փոխադրման մասին մտահոգությունները: Այնուամենայնիվ, դեռ պետք է խոսեք բանախոսների, ցուցահանդեսների եւ հատուկ հյուրերի համար: Որոշ հյուրանոցներ տրամադրում են զեղչեր հանդիպման վայրում, եթե գիրք եք գրել բավարար սենյակ գիշեր : Այս ամենի կապակցությամբ միակ միջոցը նախապես տեղեկացված է ձեր հանգստյան օրերին: Վերադառնալ ձեր ներգրավվածության տվյալները եւ նախագիծը, թե որքան հյուրեր են ձեր տարածքից դուրս:
Այժմ այս ամենը, հավանաբար, հնչում է շատ տեղեկությունների հավաքման համար, եւ դա: Սակայն հիշեք, որ դրանք մանրամասներ են, որոնք ազդում են պլանավորման գործընթացում մնացած բոլորի վրա:
Դուք կարող եք նախապես ներգրավվել ավելի «դյութիչ» խնդիրների, ինչպես վայրի այցելությունների եւ մենյու պլանավորման: Պարզապես հիշեք, որ նրանց ժամանակը կգա: Սակայն, սակայն, ուշադրություն դարձրեք փաստերին, որպեսզի կարողանաք ավելի լավ որոշումներ կայացնել հետագայում: