Սեմինարը թերեւս ամենատարածված իրադարձությունն է, որը կազմակերպիչները կկազմակերպեն: Եվ շատ սեմինարներ նախատեսված են որպես ½ օր կամ լրիվ օր: Սեմինարի պլանավորման համար ստուգաթերթիկ ստեղծելու հետաքրքրված անձանց համար սեմինարի պլանավորման եւ իրականացման համար առաջարկում է բարձր մակարդակի կառուցվածք:
Իսկ նրանց համար, ովքեր պլանավորում են բազմօրյա կամ բազմամյա նստաշրջան, մտածեք նման մոտեցման մասին: Այնուամենայնիվ, ձեր սեմինարի պլանավորման ստուգաթերթիկը պարզապես երկար կլինի:
01 - հաստատեք միջոցառման նպատակը
- Ով է հանդիսատեսը:
- Ինչ է սեմինարի թեման:
- Որտեղ պետք է տեղադրվի:
- Ինչու մարդիկ կգնան:
- Ինչ է սեմինարի օրակարգը:
02 - Վերանայեք Apex- ի իրադարձությունների առանձնահատկությունները ուղեցույցը
Կոնվենցիայի արդյունաբերական խորհուրդը ստեղծել է մի շարք գործիքներ, որոնք պետք է դիտվեն որպես լավագույն փորձի գերազանց աղբյուր, որը կօգնի միջոցառումը կամ հանդիպման պլանավորողը հետեւել իրադարձությունների պլանավորման մանրամասներին: Ազատ ներբեռնման գործիքներով, դա կօգնի ցանկացած միջոցառման ծրագրավորողին ստեղծել համապատասխան մանրամասներ: Սա ներառում է, բայց չի սահմանափակվում.
- Իրադարձության պրոֆիլը (ամսաթիվը, ժամանակը, վայրը, կոնտակտները եւ այլն)
- Միջոցառման կազմակերպիչ / հյուրընկալող կոնտակտային տվյալներ
- Մատակարարի կոնտակտային տվյալները
- Մասնակցի պրոֆիլը
- Տիեզերքը անհրաժեշտ է
- Սնունդ եւ խմիչքներ
- A / V- ի պահանջները
- Ֆունկցիա / սենյակների տեղադրում
03 - Ստեղծել իրադարձությունների պրոֆիլ
Երբ պլանավորողը որոշ դեպքերում ընդգրկված իրադարձությունների շուրջ որոշ հարցերի պատասխաններ ունի, եկել է հանդիպման հնարավոր վայրերը ուսումնասիրելու ժամանակը: Կարեւորն այն է, որ կազմակերպիչը / հյուրընկալող աշխատակիցը սերտորեն աշխատի տեղի վայրի տեսակի համար եւ որտեղ սեմինարը կարող է առավել հարմար լինել թե կազմակերպչի, թե հյուրի համար (գաղափարների ցանկը կարող է անվերջ լինել):
- Տեղական հյուրանոց
- Տեղական կոնֆերանսի հաստատություն
- Անձնական ռեստորանային տարածք
- Անձնական ակումբի թանգարան / արվեստի պատկերասրահ
04 - Դասընթացի սեմինարի անհրաժեշտություն եւ առաջխաղացման վայրի առաջարկներ:
Շատ վայրեր ուրախ կլինեն գնահատել հնարավոր սեմինարի համար: Սննդի կամ վաճառքի կոնտակտը պետք է BEO- ի հետեւյալ տեղեկությունները.
- Միջոցառման համար հնարավոր ժամկետ (ներ)
- Մասնակիցների թիվը
- Սենյակի կարգի ոճ (դասասենյակ, u-ձեւ, եւ այլն)
- Միջոցառման ժամանակ (հաշիվ բացելու համար)
- Սննդի եւ ըմպելիքի պահանջներ
- A / V- ի կարիքները (ներառյալ էկրանները, մեխերը եւ այլն)
- Սենյակների տեղադրում
Հուշում: Վարձակալեք A / V տեխնիկին, որը նվիրված է ձեր միջոցառմանը հյուրանոցից:
05 - Օրակարգի հաստատում եւ / կամ զարգացում
Շատ կարեւոր է միջոցառման պլանավորողը սերտորեն համագործակցել միջոցառման կազմակերպչի / հյուրի հետ, քանի որ միջոցառման օրակարգը հաճախակի կփոխվի նախնական զրույցից մինչեւ միջոցառման փաստացի օրը: Միջոցառման ծրագրավորողը պետք է պատրաստ լինի հարմարեցնել պլանը եւ սերտորեն համագործակցել այն վայրի հետ, որպեսզի ամեն ինչ հարթ լինի:
06 - հաստատեք BEO համաձայնագիրը
Երբ պլանավորողը գիտի սեմինարի մասնակիցների թիրախային թիվը եւ լոգիստիկ պահանջները, նա պետք է ապահովի միջոցառման տարածքը եւ դրա հետ կապված պահանջները: Շատ համաձայնագրերը պետք է թույլ տան, որ պլանավորողը հնարավորություն տա նվազեցնել / բարձրացնել սննդամթերքի եւ ըմպելիքի պահանջները մինչեւ միջոցառումներից որոշակի օր առաջ: Այնուամենայնիվ, շատ համաձայնագրեր կձեռնարկեն, թե որքանով նրանք թույլ կտան խմբին նվազեցնել քանակները, ուստի լավ գնահատեք:
07 - Ստեղծել հաղորդակցական հաղորդակցություն եւ նյութեր
Սա մի կետ է, որը որոշ պլանավորողներ կարող են ներգրավվել, իսկ մյուսները չեն կարող: Հատկապես, հանդիպման որոշ պլանավորողներ պատասխանատու կլինեն ստորեւ նշվածներից յուրաքանչյուրի համար.
- Միջոցառման հրավերներ ստեղծում
- Տպագրության օրակարգ եւ այլ նյութեր
- Մասնակցի նվերների / խաղադրույքների ապահովում
- Արտադրության անունների նշաններ
- Առաքման միջոցառման ազդանշաններ եւ ցուցադրում
08 - Աշխատանքը սերտորեն կապված է լոգիստիկայի ավարտի հետ
Նախքան միջոցառումը, կան մի քանի կարեւոր քայլ, որը տեղի է ունենում նախքան հանդիպման պլանավորողը: Սա ընդգրկում է հետեւյալը.
- Միջոցառումների ելույթներ
- Միջոցառման A / V պահանջները
- Միջոցառումների մասնակիցների թիվը
- Կատարող դերերը եւ պարտականությունները
- Միջոցառման նյութերի կարիքները (ստուգեք մի քանի անգամ)
09 - Միջոցառումների կազմակերպում
Համոզվեք, որ ժամանակն է BEO- ի ժամանակացույցում իրադարձության կարգավորումը , եւ առաջարկվում է մոտավորապես երկու ժամ առաջ ժամանել միջոցառմանը:
Հուշում. Եթե սեմինարը նախատեսված է առավոտյան, հարցրեք տեղամասի վաճառքի կոնտակտը, որպեսզի ձեր խումբը ստեղծի գիշերը (սակայն հրապարակային կայքում արժեքավոր բան չի թողնում):
Բոլոր միջոցառումների նյութերը, նյութերը, ցուցանակները, դրսեւորումները, նվերները, գրանցման սեղանները , նշանները եւ այլն պետք է պատրաստ լինեն միջոցառմանը:
Զգուշացում. Խոսակցողները երբեմն փոխում են սլայդները գիշերը եւ նոր ներկայացումներ են տալիս, որոնք պետք է ավելացվեն իշխանության պահից 10 րոպե առաջ:
10 - Իրադարձությունների կատարում
Նախապատրաստվելուց հետո սեմինարի ժամանակն է: Սպասեք հետեւյալը.
- Որոշ մասնակիցներ միշտ էլ ժամանելու են:
- Որոշ մասնակիցներ միշտ էլ ուշանում են:
- Կա հաճախակի տեխնիկական զննում: