Ֆայլերի կառավարման խորհուրդներ թվային ֆայլերի համար
Բացի փաստաթղթերի տեղակայման վայրում աշխատասեղանների, նոթբուքերի կամ բջջային սարքերի վրա, ավելի ու ավելի շատ բիզնեսներ օգտագործում են ամպի հիմնական գործարար ծրագրերի եւ ֆայլերի պահեստավորման համար: (Տես, թե ինչու Cloud Computing- ը հիանալի է փոքր բիզնեսի համար եւ Cloud Computing- ի 5 թերություններ ):
Պահպանման խնդիրը հետագա բարդացումն այն է, որ շատ ձեռնարկությունների աշխատակիցների միջեւ փաստաթղթերի փոխանակման անհրաժեշտություն կա:
Գրասենյակում դա սովորաբար իրականացվում է ֆայլային սերվերի կամ ցանցի կցված պահեստավորման սարքի (NAS) օգտագործմամբ: Եթե համօգտագործվող բջջային մուտքի պահանջվում է, փաստաթղթերը կարող են պահվել ամպի մեջ եւ կիսել մուտքի թույլտվությունները: Այս ամենի արդյունքը կարող է լինել ֆայլի կառավարման մղձավանջ, որոշակի անձի փաստաթղթերում, որոնք պահվում են ամպի եւ որոշ տեղական վայրերում, եւ նույնիսկ անհատական փաստաթղթերը, որոնք պահվում են միայն մեկ տեղում կամ մյուսը:
Կազմակերպությունը Էլեկտրոնային ֆայլերի կառավարման բանալի է
Այնտեղ, որտեղ փաստաթղթերը պահվում են, կարեւոր է նրանց կազմակերպել եւ արդի պահելը: Էլեկտրոնային ֆայլերի կառավարման նպատակն է ապահովել, որ դուք կարող եք գտնել այն, ինչ փնտրում եք, նույնիսկ եթե այն ստեղծում եք տարիներ անց:
Բիզնեսի մեծամասնությունը մեկ կամ մի քանի օր է, ինչ գտնվում է հաճախորդի զանգ կատարելու անհեթեթ դիրքով եւ չկարողանալով արագ գտնել համապատասխան հաշիվը կամ այլ կարեւոր հաճախորդի փաստաթղթերը:
Նույնիսկ անհանգստացնում է տարեվերջի ընթացքում խառնաշփոթը, փորձելով գտնել հաշվապահի հաշվապահական հաշվեկշռի վերաբերյալ փաստաթղթերը կամ ավելի վատ, հարկատուին :
Թվային փաստաթղթերի ճիշտ կազմակերպումը հատկապես կարեւոր է ընդհանուր միջավայրում, եթե ձեր աշխատակիցներից մեկը բացակայում է (ժամանակավորապես կամ մշտապես), դուք պետք է կարողանաք հեշտությամբ գտնել այդ անձի կողմից ստեղծված կամ ղեկավարվող ցանկացած փաստաթղթեր:
(Նշենք, որ բիզնեսի տվյալների պաշտպանությունը եւս մեկ պատճառ է համարում անհարգալից եւ հեռացող աշխատակիցների հետ տվյալների հարցերի հնարավոր կորուստը:
Այս ֆայլերի կառավարման խորհուրդները կօգնեն ձեզ պահել ֆայլերը հասանելի:
1. Ծրագրային ֆայլերի համար օգտագործեք նախնական տեղադրման թղթապանակները:
Օգտագործեք նախնական ֆայլի տեղադրությունները, երբ կիրառման ծրագրերը տեղադրեք: Windows- ի ներքո, կոնվենցիայի կիրառման ծրագրի ֆայլերը ապրում են (Drive Letter:) -> Program Files directory- ում: Այլ ծրագրերի տեղադրումը շփոթեցնող է եւ ավելորդ:
2. Բոլոր փաստաթղթերի մեկ տեղ:
Տեղադրեք բոլոր փաստաթղթերը մեկ «արմատ» պանակում: Windows- ի միջավայրում մեկ օգտագործողի համար լռելյայն տեղը Իմ Փաստաթղթերը թղթապանակն է:
Ֆայլերի փոխանակման միջավայրում փորձում են նույնը անել: Ստեղծեք մեկ արմատային թղթապանակ (օրինակ `« Համաձայնագրված փաստաթղթեր ») եւ պահեք բոլոր փաստաթղթերը արկղ թղթապանակում գտնվող ենթապարբերությունների մեջ: Բոլոր էլեկտրոնային փաստաթղթերի համար մեկ տեղ ունենալու համար ավելի հեշտ է գտնել բաներ եւ կրկնօրինակներ եւ արխիվներ:
3. Թղթապանակներ ստեղծել տրամաբանական հիերարխիայում:
Սրանք ձեր համակարգչի ներկայացման կաբինետի գզրոցներն են, այսպես ասած: Օգտագործեք պարզ լեզու, ձեր թղթապանակների անվանման համար. դուք չեք ցանկանում դիտել ապագայում այս թղթապանակների ցանկը եւ զարմանալ, թե ինչ «TFK» կամ ինչ այլ հետաքրքիր հապավումը եք հորինել:
4. Թղթապանակների ներսում թղթապանակներ:
Ստեղծեք այլ թղթապանակներ այս հիմնական թղթապանակների մեջ, երբ անհրաժեշտություն առաջանա: Օրինակ, « Առեւտրային հաշիվներ » թղթապանակը կարող է պարունակել «2018», «2017» եւ «2016» պանակները: Հաճախորդի անունով մի թղթապանակ կարող է ներառել թղթապանակների «հաճախորդների տվյալները» եւ «նամակագրությունը»: Նպատակն այն է, որ յուրաքանչյուր ֆայլ ունենա թղթապանակում, այլ ոչ թե ցուցակված որբ ֆայլեր:
Մի, այնուամենայնիվ, ստեղծեք բարդ, խորքային թղթապանակի կառույցներ: Հնարավորության դեպքում օգտագործեք նկարագրական ֆայլի անունները:
5. Հետեւեք ֆայլի անվանման կոնվենցիաներին:
Որոշ օպերացիոն համակարգեր (օրինակ `Unix) թույլ չեն տալիս ֆայլեր կամ թղթապանակների անվանումներ բացել, այնպես որ դա խուսափել է, եթե ձեր հաշվարկային միջավայրը խառնվում է: Փոխարենը օգտագործել գծերը որպես սահմանաչափ (օրինակ, Doe_John_Proposal.doc.) Այլ կերպարներ, ինչպիսիք են /? <> \: * | "^ նաեւ արգելվում է Windows- ում գտնվող ֆայլի կամ թղթապանակի անվան տակ:
Օգտագործեք նկարագրական ֆայլի անունները հեշտ նույնականացման եւ որոնման համար, բայց չկատարելու համար ծածկանյութի ֆայլի / ճանապարհի անվանումները ունեն երկարությունների սահմանափակումներ, որոնք տարբերվում են օպերացիոն համակարգերի միջեւ: Windows- ի տակ ֆայլի առավելագույն ամբողջական ճանապարհի երկարությունը (օրինակ, drive letter + թղթապանակի անունները + ֆայլի անունը) 260 նիշ է: Օգտագործեք ընդհանուր հապավումներ, հնարավորության դեպքում, ինչպես հունվար ամսին, կամ Corp կորպորացիայի համար:
6. Եղեք կոնկրետ:
Տրամադրել էլեկտրոնային ֆայլերի տրամաբանական, կոնկրետ անուններ եւ հնարավորության դեպքում ներառել ամսաթվերը ֆայլի անուններով: Նպատակն այն ժամանակ, երբ ֆայլերը անվանափոխելը կարող է ասել, թե ինչ ֆայլ է այն մասին, առանց բացելու եւ նայելու: Այսպիսով, եթե փաստաթուղթը հաճախորդին ուղղված նամակ է, որը հիշեցնում է, որ վճարումը ժամկետանց է, ապա այն անվանում են «overdue_20180115»; այլ ոչ թե «նամակի» նման: Ինչպես եք իմանալ, թե ով է նամակն առանց բացելու:
Եթե ֆայլեր եք փոխանակում էլեկտրոնային փոստով կամ շարժական սարքերով, կարող եք ունենալ ֆայլի անունը ներառում է ավելի կոնկրետ տեղեկատվություն, քանի որ թղթապանակի տվյալները չեն ընդգրկվի ընդհանուր ֆայլի հետ: Օրինակ, եթե ձեր փաստաթուղթը բնակվում է Իմ Փաստաթղթերով \ Ֆորվիկների \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc եւ ֆայլը համօգտագործվում է կամ էլեկտրոնային փոստով, բոլոր ստացողը կտեսնի Doe_John_20170416.doc- ը եւ չի կարող ասել, որ ֆայլը հաճախորդ է առանց հաշվի բացման:
7. Ֆայլը, ինչպես եք գնում:
Փաստաթուղթը ներկայացնելու լավագույն ժամանակն այն է, երբ դուք առաջին անգամ ստեղծեք այն: Այսպիսով, ստացեք սովորաբար օգտագործեք «Պահպանեք որպես» երկխոսության վանդակը `ձեր փաստաթուղթը ներկայացնելու համար, ինչպես նաեւ այն անվանում, այն տեղադրելով ճիշտ տեղում:
8. Ձեր ֆայլերը պատվիրեք ձեր հարմարության համար:
Եթե գոյություն ունեն թղթապանակներ կամ ֆայլեր, որոնք դուք շատ եք օգտագործում, պարտադիր է դրանք ֆայլերի ցանկի վերեւում, դրանք անվանափոխելով: կամ ԱՀ-ն, ֆայլի անվան սկզբում:
9. Պարզեք ձեր ֆայլերը:
Երբեմն այն, ինչ տարիքը ակնհայտ է, ինչպես վերեւում գտնվող «Ֆինանսներ» պանակի օրինակով: Եթե դա այդպես չէ, պահեք ձեր թղթապանակները `հին ֆայլերը մաքրելու միջոցով:
Միացնել բիզնեսի հետ կապված ֆայլերը, եթե դուք բացարձակապես համոզված չեք, որ դուք երբեք ֆայլի կրկին կարիք չունեք: Փոխարենը, ձեր արմատային թղթապանակի տակ գտնվող թղթապանակների ձեր հիմնական հավաքածուում ստեղծել «Հին» կամ «Ակտիվ» թղթապանակ եւ տեղափոխել հին ֆայլեր այնտեղ, երբ դրանք բախվում են:
( Որքան երկար պետք է պահեք բիզնես փաստաթղթեր CRA կամ IRS- ի համար, բացատրում է, թե որքան ժամանակ է հարկավոր պահել բիզնեսի գրառումները `ձեր հարկային պարտավորությունների կատարման համար):
10. Ձեր ֆայլերը պարբերաբար պահեք:
Անկախ նրանից, թե արդյոք ձեր ֆայլերը պատճենում եք մեկ այլ քշելու կամ ժապավենի վրա, կարեւոր է ստեղծել եւ հետեւել հերթական պահուստային ռեժիմին: Տեսեք հաջողակ պահուստավորման համակարգի 3 քայլերը :
Լավ ֆայլերի կառավարումը հեշտացնում է այն, ինչ ուզում եք
Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը պետք է լինի ձեր բիզնեսի համար ընդհանուր փաստաթղթերի կառավարման ռազմավարության մի մասը: Փաստաթղթերի պատշաճ կառավարման պլանը պետք է ներառի փաստաթղթերի մշակման բոլոր ասպեկտները, այդ թվում, պահեստավորման, որոնման, կրկնօրինակների եւ անվտանգության մասին:
Որոնման գործառույթը հրաշալի բան է, բայց այն երբեք չի համընկնի անմիջապես թղթապանակին կամ ֆայլին անցնելու ունակության հետ: Եթե դուք հետեւեք այս ֆայլի կառավարման խորհուրդներին հետեւողականորեն, նույնիսկ եթե չգիտեք, թե որտեղից ինչ-որ բան է, դուք գիտեք, թե որտեղ պետք է լինի, հսկայական առավելություն, երբ խոսքը վերաբերում է այն, ինչ փնտրում եք: Լավ ֆայլերի կառավարման պրակտիկան կփրկի ձեր բիզնեսի ժամանակը եւ գումարը :