Ինչպես ստեղծել փոքր բիզնեսի համար փաստաթղթերի կառավարման համակարգ
Շատ բիզնեսի համար փաստաթղթերի կառավարման կենտրոնը փաստաթղթերի կազմակերպման եւ պահպանման վրա է: Նրանք ցանկանում են, որ փաստաթղթերը պահեն կազմակերպված եւ ապահով եղանակով, ինչը թույլ է տալիս հեշտությամբ գտնել փաստաթղթերը:
Այս հոդվածը ցույց կտա ձեզ, թե ինչպես ստեղծել փաստաթուղթ կառավարման համակարգ, որն այդպես է անում:
Եթե դուք «փաստաթուղթը կառավարում եք» ցանկացած որոնման մեջ, դուք կստանաք փաստաթղթերի կառավարման «լուծումների» երկար ցուցակները, որոնցից շատերը հատկանշվում են ծրագրային կամ ծրագրեր, որոնք գովազդում են փաստաթղթեր չունեցող գրասենյակ ունենալու առավելությունները:
Փաստաթղթերի կառավարման ծրագրակազմը կամ ծրագրերը, սակայն, նախատեսված են ձեր բիզնեսի էլեկտրոնային ֆայլերի մշակման բարելավման համար: Խնդիրն այն է, որ շատ փոքր ձեռնարկություններ պետք է զբաղվեն թղթի եւ էլեկտրոնային ֆայլերի մասին հնացած տվյալների խառնուրդներով, իսկ որոշ դեպքերում թղթային տվյալների համամասնությունը շատ ավելի մեծ է:
Խառը տվյալների միջավայր ունենալու խնդրի լուծման մեկ լուծում կլինի փաստաթղթային պատկերավորման համակարգը օգտագործել ձեր բիզնեսի բոլոր փաստաթղթերը էլեկտրոնային ձեւով փոխանակելու համար: Բայց դա շատ թանկ է եւ շատ ժամանակ է պահանջում փոքր բիզնեսի համար:
Լավ նորությունն այն է, որ դուք կարող եք տեղադրել փաստաթղթերի կառավարման համակարգի հիմունքները, առանց որեւէ հատուկ ծրագրային ապահովման ձեռքբերման կամ մեծածավալ փաստաթղթերի դիտարկման միջոցով:
Համակարգը չունի բարդություն, դուք պարզապես պետք է ժամանակ հատկացնեք այն պլանավորման եւ իրականացման մեջ:
Ինչպես ստեղծել փաստաթուղթ կառավարման համակարգ
Փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ստեղծումը ներառում է երեք քայլ.
- ստեղծել փաստաթուղթ կառավարման պլան,
- փաստաթղթի կառավարման պլանի իրականացումը,
- եւ հետո:
Առաջին քայլը `ստեղծելով պլան, ներառում է այս չորս հարցերին պատասխանելը.
Որոնք են փաստաթղթեր ստեղծելու կանոնները:
Հաշիվներ , վճարման հիշեցում տառեր, վաճառքի բրոշյուրներ, էլեկտրոնային փոստ, հաշվապահական հաշվեկշիռներ , աղյուսակներ, հաշվետվություններ - Բոլոր ձեռնարկությունները բիզնեսի հետեւելու եւ պահելու ընթացքում մի շարք փաստաթղթեր են ստեղծում: Իսկ կազմակերպված բաները պահելու համար բոլոր գործարարները պետք է փաստաթղթեր ստեղծեն:
Օրինակ, կան ձեր տիպային բիզնես փաստաթղթեր, օրինակ, նամակներ եւ հաշիվ ապրանքագրեր, եւ որտեղ են դրանք գտնվում:
Կա ներքին ոճով ուղեցույց, որը պետք է հետեւել:
Պետք է նոր փաստաթղթեր թվագրվեն եւ / կամ ժամանակացույց:
Ինչ ընթացակարգեր պետք է հետեւել փաստաթղթերի փոխանակման կամ վերանայման համար:
Որոշ փոքր բիզնեսի համար փաստաթուղթ ստեղծելու միակ կետը կլինի այնտեղ, որտեղ առկա են տարբեր բիզնես փաստաթղթերի կաղապարներ եւ ինչպես օգտագործել դրանք: Բայց եթե ձեր բիզնեսի մեջ փաստաթղթերի ստեղծումը ներառում է տարբեր մարդկանց համագործակցում, փաստաթղթերի վերանայում կամ թարմացում, դուք պետք է որոշ ժամանակ անցկացնեք `որոշելով, թե ինչպես պետք է կատարվեն այդ աշխատանքները` ապահովելու համար արդյունավետությունը եւ հետեւողականությունը:
Ինչպես ենք մենք պահում փաստաթղթերը:
Այս հարցի իրականացման երկու կողմերը կան:
Առաջինն ընդգրկում է պահեստավորման ֆիզիկական ասպեկտները: Նույնիսկ եթե ձեր փոքր բիզնեսը պահեստավորում է կաբինետներում փաստաթղթեր պահելը, պահեստավորման հետ կապված ծախսերը կան, ոչ միայն ներկայացման կաբինետների արժեքը, այլ ժամանակի ծախսը, երբ դուք եւ / կամ ձեր աշխատողները փաստաթղթեր են ներկայացնում կամ գնում են դրանք վերադարձնելու համար: Փաստորեն, ամենախոշոր ծախսերը կապված պահեստավորման հետ, փոքր բիզնեսի համար, երեւի, ժամանակի ծախսն է, երբ մարդիկ փնտրում են փաստաթղթեր:
Փաստաթղթերի պահպանման երկրորդ կողմը կազմակերպչական է. ինչպես են փաստաթղթերը ներկայացվելու: Փաստաթղթերի ներկայացման բանալին հետեւում է ֆայլի կառավարման լավ գործելակերպին:
Դուք նաեւ պետք է իմանաք, թե ինչպես եք արխիվացնել փաստաթղթերը: Ինչպես եք կարգավորել ֆայլերը, որոնք ժամանակակից են, կամ պարզապես պատրաստ են տեղափոխել ձեր այրիչը ձեր փաստաթղթերի կառավարման համակարգում:
Յուրաքանչյուր տարվա սկիզբը, օրինակ, ես անցնում եմ համակարգչի վրա աշխատող տարբեր ֆայլեր, ջնջում եմ նրանց, որոնք այլեւս չեն, եւ ստեղծում են տարին եւ / կամ առարկա պիտակավորված նոր պանակներ, անհրաժեշտության դեպքում տեղափոխում ֆայլեր:
Նույնը կարելի է անել թղթային ֆայլերով. դժվար չէ հին փաստաթղթերը հեռացնել ֆայլի թղթապանակից եւ պիտակներից եւ նոր անվանել «հին» վերնագրով: Որոշ ծրագրակազմեր առաջարկում են ավտոմատ արխիվային տարբերակներ: Microsoft Outlook- ը, օրինակ, թույլ է տալիս արխիվացնել հին էլփոստը:
Ինչպես կարելի է պարզեցնել փաստաթղթերը:
Այս հարցը ձեր փաստաթուղթը կառավարման համակարգի սիրտն է: Լեգեր մարքեթինգի կողմից Xerox Canada- ի կողմից անցկացված հարցման արդյունքում, Կանադայի ՓՄՁ-ի սեփականատերերն ու ղեկավարները միջին հաշվով նշել էին, որ տարեկան $ 2,152 ծախսվում են փաստաթղթեր տնօրինելու եւ պահելու եւ շուրջ մեկ ժամ `այդ փաստաթղթերը որոնելու համար (globeandmail.com):
Կրկին, լավ ներկայացման պրակտիկան կարող է երկար ճանապարհ անցնել խնդրի լուծման ուղղությամբ: Այս կայքի մասին տվյալների կառավարման հոդվածները դիտելու համար կստանաք ձեզ: Եթե դուք անում եք այնպիսի բաներ, ինչպիսիք են հետեւողականորեն հետեւեք խիստ անվանակարգային կոնվենցիաներին , օրինակ, փաստաթղթերը շատ ավելի հեշտ կլինի գտնել:
Եվ արդյոք դուք միակ սեփականատեր եք, ով աշխատում է մենակատար կամ գործարար սեփականատեր աշխատողների հետ , ես խորհուրդ եմ տալիս ստեղծել ֆայլի վայրերի ցուցակը , որը կհիշեցնի օգտվողներին, որտեղ որոշ ֆայլերի ֆայլեր են գնում, եւ որտեղ են գտնել որոշակի փաստաթղթեր: Եթե ձեր բիզնեսը շատ նման է, ապա հիշեք, որ ֆայլը կլինի ձեր համակարգչի համակարգում, ներքին սերվերում, ամպի վրա , կամ եթե ֆորմատի վայրում ներկայացված թղթի ձեւով, օրինակ, ներկայացման կաբինետ: Օրինակ, ենթադրենք, որ իմ բիզնեսում օգտագործում եք պատկերներ, տեսանյութեր կամ նույնիսկ թղթի լուսանկարներ: Ձեր ֆայլի վայրերի ցուցակում մուտքագրումը կարող է լինել.
Թվային պատկերներ / վիդեո. Համակարգիչ (կամ սերվեր) - drive E: / լուսանկարներ - ֆայլ համապատասխան առարկայի թղթապանակում
Թղթի լուսանկարներ `ներկայացման կաբինետ 3 - Նկարներ - ալֆա ըստ առարկայի
Համատեղ ցանցը կամ ամպային կրիչները պետք է պիտակավորվեն ըստ բովանդակության, ինչպես պետք է ներկայացնել կաբինետի գզրոցներ:
Ինչպես կարող ենք ապահովել մեր փաստաթղթերը:
Փաստաթղթերի անվտանգության առաջին գծում ֆիզիկապես ապահովում է բիզնեսի տարածքը : Բոլոր բիզնեսները պետք է ունենան անվտանգության համակարգեր, ինչպիսիք են ահազանգման համակարգերը, տեղադրված նույնիսկ տնային տնտեսություններում :
Բիզնեսները կարող են նաեւ կարիք ունենալու կամ ցանկանում են ներդնել այլ անվտանգության սարքերում, ինչպիսիք են պատուհանի սալիկները / վանդակաճաղերը, անվտանգության տեսախցիկները եւ / կամ պարեկային ծառայությունները: Դուք կարող եք ծախսել բոլոր ժամանակները, երբ ցանկանում եք ստեղծել գաղտնաբառեր եւ կոդավորող ֆայլեր, ձեր էլեկտրոնային ֆայլերը պաշտպանելու փորձի մեջ, բայց դա նշանակություն չունի, եթե որեւէ մեկը կարող է պարզապես շրջվել եւ գողանալ ձեր համակարգիչը եւ ուղեկցող կոշտ սկավառակը:
Բոլոր ներկայացման կաբինետները պետք է փակ լինեն եւ կողպված լինեն աշխատանքային ժամերից հետո (եւ կողպված են ճաշի ժամանակ, եթե ոչ ոք վստահելի չի լինի մոտակայքում):
Էլեկտրոնային փաստաթղթերի ընդհանուր անվտանգության ընթացակարգերը պարունակում են պարբերաբար պահեստային փաստաթղթեր եւ փաստաթղթերի կրկնօրինակների պահում, բացառությամբ այն նույն կոշտ սկավառակի, որտեղ բնօրինակ փաստաթղթերը գտնվում են: Off-site- ը լավագույնն է պահպանում, որպեսզի ձեր բիզնեսի տվյալները վերացվեն բնական աղետներից , մեկ այլ պատճառ, թե ինչու է ամպը բիզնեսի համար իդեալական :
Փոքր բիզնեսը գործընկերների կամ աշխատակիցների հետ նույն համակարգչային ցանցի միջոցով կարող է նաեւ սահմանափակել որոշ օգտվողների մուտքը, որպեսզի կարողանան միայն օգտագործել ցանցի ռեսուրսները: Օրինակ, կարող եք ունենալ «Հաշվապահություն» անվանումով ցանց կամ ամպային բաժնի գրացուցակ, որը հասանելի է կառավարությանը միայն Նույնիսկ եթե օգտագործողը թույլ է տալիս մուտք գործել ռեսուրս, օրինակ `դիմում, որոշակի փաստաթղթեր կարող են լինել գաղտնաբառով պաշտպանված: Փաստաթղթերի պարունակությունը կարող է նաեւ կոդավորվել, դրանք մատչելի դարձնելով միայն նրանց համար, ովքեր ունեն պահանջվող կոդավորման բանալին:
Աշխատողներին գողությունը եւս մեկ սպառնալիք է տվյալների անվտանգության համար: Փոքր ձեռնարկատերերը աշխատակիցների հետ պետք է ռեզյումե փաստերի ստուգում կատարեն եւ ֆոնային ստուգումներ ստանան աշխատակիցների նկատմամբ քաղաքականության հարցի վերաբերյալ:
Իրականացնել Ձեր Փաստաթղթերի կառավարման համակարգը
Վերոնշյալ հարցերին պատասխանելուց հետո պատրաստեք ձեր փաստաթղթային կառավարման պլանը, պատրաստ եք այն իրականացնել, համոզվեք, որ ձեր բոլոր աշխատակիցներն իմանում են ձեր բիզնեսի փաստաթղթերի կառավարման համակարգի մանրամասները եւ հետեւում են փաստաթղթերի ստեղծման, պահպանման եւ վերարտադրության ընթացքում համապատասխան ընթացակարգերի կատարմանը:
Դուք նաեւ պետք է համոզված լինեք, որ ձեր կազմակերպության ներսում գտնվող փաստաթղթերը մուտք գործող եւ օգտագործող բոլորը հետեւում են այնպիսի գործերի կատարմանը, ինչպիսիք են փաստաթղթերը համապատասխանաբար անվանելը եւ պահելը: Spot ստուգեք կանոնավոր կերպով փորձարկելու համար, թե կոնկրետ ֆայլերը կարող են հեշտությամբ հայտնաբերվել եւ պաշտպանել սխալներից:
Դուք կարող եք օրվա ընթացքում ստեղծել փաստաթղթերի կառավարման համակարգ, բայց ժամանակի ընթացքում այն հետեւողականորեն իրականացնելը կլինի հաջողության բանալին: Պարգեւները մեծ են, կարող են գտնել այն, ինչ ուզում եք գտնել այն ժամանակ, երբ ուզում եք եւ մտքի խաղաղություն: