Ինչպես կազմակերպել Ձեր ներկայացման համակարգը

Մագիստրոսական ձեր համակարգը:

Ձեր ներկայացնելու համակարգը կազմակերպելու ժամանակ անհրաժեշտ է խիստ կարեւոր: Թեեւ բոլորն էլ կցանկանային, որ տպագիր գրասենյակ ունենան, իրականությունն այն է, որ շատ փոքր բիզնեսներ դեռեւս պետք է պահեն թղթային փաստաթղթերը, օրինակ, հաշիվ-ապրանքագրերը , մուտքերը եւ այլն, եւ անհրաժեշտության դեպքում դրանք հեշտությամբ կարողանան ստանալ:

Հատկապես կարեւոր է ստանալ գրավոր դիմումները: գոյություն չունեցող կամ խառնաշփոթության ներկայացման համակարգը կարող է լրացուցիչ ջանքեր գործադրել օրվա ընթացքում եկամտահարկի ժամանակ, քանի որ չեք ցանկանում բաց թողնել անհայտ կորածների պատճառով հարկերի նվազեցման վրա:

Եվ եթե ձեր բիզնեսը երբեւէ ենթակա է աուդիտի, եւ դուք չեք կարողանում պահանջել փաստաթղթերը, ձեր ծախսերի պահպանման համար, ձեր հավակնությունները, ամենայն հավանականությամբ, մերժվում են, եւ ձեր հարկային վերադարձը վերագնահատվում է :

Որպես փոքր բիզնեսի սեփականատեր , դուք պետք է կարողանաք գործել ձեր գրասեղանի արագ եւ հեշտությամբ : Թեեւ թղթի ներկայացման համակարգի ստեղծումը դժվար է, դա համեմատաբար հեշտ գործ է, որը կարող է ավելի հեշտ դարձնել մի քանի ներկայացման խորհուրդներ եւ հնարքներ:

Ինչպես կազմակերպել Ձեր ներկայացման համակարգը

(1) նստեք նստարանին մի քանի րոպե եւ պարզեք, թե որտեղից եք բնազդաբար փնտրում բաներ:

Ես ունեմ աշխատասեղան իմ աշխատասենյակի աջ կողմում: Երբ ես առաջին անգամ ստեղծեցի իմ ներկայացման համակարգը, ես դրա մեջ ոչ մի բան չունեի: Երբ ես փնտրում եմ գրիչներ, փափկեցիներ կամ իմ փրփուր, դա առաջին տեղն էր, որ ես տեսա, թեեւ գիտեի, որ դա դատարկ էր: Այսպիսով, բնականաբար, ես գրպանները, պարկերսպտոցները եւ ցողաշորը դրեցի այդ գզրոցում: Ինձ համար դա այդ նյութերի բնական տունն էր:

Յուրաքանչյուր ոք այլ կերպ մոտենում է այն, եւ ինչ է աշխատում մեկ անձի համար, չի կարող աշխատել մյուսի համար: Մի քանի րոպե անցեք, որպեսզի նստեք ձեր հիմնական աշխատավայրում եւ հասնեք սարքավորումների, պարագաների եւ ֆայլերի: Դա կօգնի ձեզ ստեղծել այն կետերը, որոնք անձամբ ձեզ համար են:

(2) Այժմ, երբ դուք գիտեք, թե որտեղ եք դուք, բնականաբար, որոնելու համար անհրաժեշտ է որոշել, թե արդյոք այբբենական, թվային կամ առարկայական ձեւակերպման համակարգը կգործի ձեզ համար:

Ինչպես եք կազմակերպել ձեր թղթապանակները, ըստ ներկայացման կարգերի (այսինքն, ծախսեր, ֆինանսական, մարքեթինգ ):

Ինչպես եք գտնում բիզնեսի ծախսերի հետ կապված փաստաթղթեր, ինչպիսիք են բանկային հաշիվները, կոմունալ վճարումները, գրասենյակային ծախսերի մուտքերը, ավտոմեքենայի կիլոմետրերը եւ այլն: Ինչ վերաբերում է հաճախորդների մասին տեղեկատվությանը , որոնում եք բաներ, ըստ հաճախորդի անունի: Ըստ տեղեկանքի համարը: Սա կարեւոր քայլ է, քանի որ այն կսահմանի, թե ինչպես կներկայացնեք ձեր ներկայացման համակարգը: Երբ որոշել եք, թե ինչ դասակարգեր եք օգտագործում, որոշեք, թե արդյոք դուք պետք է գնաք հետագայում եւ ստեղծեք ենթակատեգորիա: Դա արեք, նախքան ձեր հայտի համակարգը գնելը:

(3) Հաջորդը, գրեթե որոշել ձեր պահեստային կարիքները:

Ունեք մեծ քանակությամբ ֆայլեր, որոնք ամեն օր մուտք եք գործում: Դուք միայն ձեր ֆայլերը հասանելի է շաբաթական: Պատասխանները կհստակեցնեն, թե արդյոք Ձեզ անհրաժեշտ է աշխատասեղանի ֆայլի սեփականատեր, երկու գզրոց պատրաստող կաբինետ, որը մոտենում է ձեր գրասեղանին կամ սենյակում գտնվող կողային կողպեքի կախոցը:

Ընտրեք ուշադիր: Թույլ տալ աճի համար, երբ նայում եք կաբինետների նմուշները `գնել ինչ-որ բան, երկու անգամ տեղավորելու այն ֆայլերը, որոնք կարծում եք, որ դուք կունենաք: Սա կսահմանափակի այն թվերի քանակը, որոնք դուք ստիպված կլինեք կազմակերպել եւ վերակազմավորել ձեր ներկայացման համակարգը:

(4) Ներդնել լավ նշելու համակարգում հստակության եւ հեշտ մատչելիության համար:

Լինելով կարդալու ֆայլի պիտակները հնչում են ակնհայտ, սակայն պիտակավորման պարզությունը կպահի ձեզ ավելի շատ ներկայացման ժամանակ, քան դուք կարող եք պատկերացնել:

Շատ ընկերություններ, որոնք պիտակներ են ստեղծում, ապահովում են ամենատարածված բառերի մշակման ծրագրային ապահովման հետ ինտեգրված կաղապարներ: Դուք կարող եք մտածել փոքրիկ պիտակավորման համակարգերից մեկը , որը այժմ կարող է տպել նաեւ առանձին փոստային պիտակներ: Կրկնակի պարտականությունները կատարող ապրանքները սովորաբար իմաստուն ներդրում են:

(5) Այժմ դուք պատրաստ եք ձեռք բերել ֆայլի թղթապանակներ:

Լավագույն ներդրումը գունավոր կախովի թղթապանակների ձեռքբերումն է (համոզվեք, որ պլաստիկի պիտակի ներդիրները ներառված են) եւ ուղղակի manila ֆայլի թղթապանակներ: Գունավոր կախովի թղթապանակները լավագույնն են երկու պատճառներով.

1. նրանք հեշտությամբ մատչելի են
2. նրանք հեշտացնում են կատեգորիաները ճանաչել

Օրինակ, եթե դուք ձեր բոլոր հաճախորդների ֆայլերը դնում եք դեղին կախովի թղթապանակների վրա, ֆինանսական տեղեկությունները կապույտ թղթապանակներում եւ կարմիր պանակներում մարքեթինգի հետ կապված որեւէ բան, հեշտությամբ կարող եք տեսնել այն վայրը, որտեղ դուք պետք է փնտրեք որոշակի ֆայլ:

Պարզ է լավագույնը

KISS- ի սկզբունքը վերաբերում է նմուշառման համակարգի ստեղծմանը, որը հեշտ է օգտագործվել եւ հեշտ է աճել: Պահպանեք այն պարզ քաղցրավենիք: Ընդարձակ առարկաների կատեգորիաները թույլ կտան Ձեզ հեշտությամբ ավելացնել նոր ֆայլեր, երբ աճում եք եւ կվերացնեք ձեր լրացման համակարգի բարելավման կամ վերակազմավորման անհրաժեշտությունը կանոնավոր կերպով:

Պարզապես պահելը նաեւ հեշտացնում է ձեր փաստաթղթերի եւ թվային ֆայլերի ինտեգրումը որպես ձեր ընդհանուր փաստաթղթային կառավարման համակարգի մի մասը:

Անպայման գնա, որտեղ հնարավոր է

Եթե ​​դուք փորձում եք ձեր բիզնեսը կանաչել եւ տեղափոխել «Թղթապանակի գրասենյակ», կարող եք ստուգել ծախսերի մուտքերը եւ պահպանել դրանք այլ թվային հաշվապահական տեղեկատվության հետ: Cloud- ի նոր հաշվարկային ծրագրային ծրագրերից որոշները հեշտացնում են այն, ունենալով բջջային հավելվածներ, որոնք թույլ են տալիս բջջային հեռախոսի ծախսեր ստանալու անդորրագիրը եւ արձանագրել այն ինքնաթիռում (տես Կանադայի Փոքր բիզնեսի լավագույն հաշվապահական ծրագրերը):

Հիշեցնենք, որ հաշվետվության պատճենները կամ թվային պատկերները ծախսերի մուտքերի ընդհանուր առմամբ ընդունելի են Կանադայի եկամտի գործակալության համար, եթե դրանք հստակ ընթեռնելի են: Եթե ​​ոչ, CRA- ն կարող է պահանջել տեսնել փաստաթղթի փաստաթղթերի փաստաթղթերը աուդիտի ընթացքում կամ ընթացիկ փաստաթղթում, այնպես որ բնօրինակները միշտ պետք է պահվեն սահմանված ժամկետի համար: (Տես, թե որքան եմ ես պահում իմ բիզնես գրառումները , լրացուցիչ տեղեկությունների համար:)