Նայեք կողմնակալ գրասենյակի թերություններին եւ անհարգալից վերաբերմունքին
Ահա մի նայեք մի անկյունային գրասենյակի կողմերն ու անհամարները, որոնք կօգնեն ձեզ որոշել, թե արդյոք թերթաքարտը գնում է ձեր փոքր բիզնեսի համար խելացի որոշում:
Անպարկեշտ գրասենյակի կողմնակիցները
1. Բնապահպանական - The Daily Green- ի տվյալներով , թղթի վրա տեղադրվում է աղբավայրի թափոնների 25% -ը, եւ եթե Միացյալ Նահանգները կտրում են գրասենյակային թղթի օգտագործումը ընդամենը 10%, ապա դա կխոչընդոտի 1.6 մլն տոննա ջերմոցային գազերի արտանետմանը: Եվ դա պարզապես թղթի համար է, հաշվի չառնելով թանաքային փամփուշտների արտադրությունն ու հեռացումը եւ տպիչների օգտագործած էներգիան: Թուղթless- ը շրջակա միջավայրի գիտակցված որոշում է:
2. Ծախսերի արդյունավետությունը - Ինչպես նաեւ գոյություն ունեն շրջակա միջավայրի համար անթափանց գրասենյակի օգուտները, կան նաեւ նպաստներ փոքր բիզնեսի բյուջեի համար: Մտածեք այն մասին, թե որքան եք ծախսում ամեն ամիս թղթի, թանաքի, փոստարկղի եւ այլ նյութերի վրա, որոնք աջակցում են թղթի վրա ծանր գրասենյակ: Այնուհետեւ, հաշվի առեք այն տարածքները, որոնք անհրաժեշտ են ձեր բոլոր ֆիզիկական մատակարարումները եւ փաստացի փաստաթղթերը պահպանելու համար: Դա կարող է լինել բավականին թանկ: Ժամանակի ընթացքում, paperless- ը կարող է հանգեցնել մեծ խնայողության ձեր փոքր բիզնեսի համար:
3. Easy Access - Paperless- ը նշանակում է, որ բոլոր կարեւոր փաստաթղթերը թվայնացված են: Դուք կարող եք դրանք պահել Cloud- ի միջոցով կամ նրանց մուտք գործել հեռավոր սեղանադիր հավելվածով, որը հնարավորություն է ընձեռում աշխատել բջջային գրասենյակից կամ ամենուր այդ հարցում, եւ մնալ արդյունավետ:
4. Ֆայլի կազմակերպություն - Եթե դուք երբեւէ ժամանակ վատթարացնեք խառնաշփոթը ներկայացնելով թերթի թղթապանակի կամ դարակաշարերի միջոցով, թե ինչ եք փնտրում, գիտեք, թե որքան դժվար է թղթային փաստաթղթերը կառավարել:
Երբ ստեղծում եք փաստաթղթային գրասենյակ, դուք ստեղծում եք թվային ֆայլային համակարգ, որն ավելի հեշտ է կազմակերպել, որոնել եւ ժամանակի կսմթել: Սա դարձնում է այն, ինչ երբեք մի փաստաթուղթ գտնելու ցավալի գործընթաց էր, որը հեշտ էր փնտրել:
Անթույլատրելի գրասենյակի անհամապատասխանությունները
1. System Failure - Digital կարող է արագ մուտք ունենալ, բայց դա նաեւ նշանակում է արագ կորուստ: Մտածեք, թե ինչ է տեղի ունենալու ձեր բոլոր բիզնես փաստաթղթերի վրա, որոնք տեղադրված են ձեր համակարգչի վրա, եթե ձեր համակարգը վթարի է ենթարկվում: Դուք կարող եք կորցնել ամեն ինչ: Կարեւոր է յուրաքանչյուր փոքր բիզնեսի համար, եւ, մասնավորապես, այնպիսի փաստաթղթեր, որոնք ունեն տվյալների պաշտպանվածության եւ տվյալների պաշտպանման համակարգ:
2. Անվտանգություն - Թվային ֆայլերը չեն կարող պաշտպանվել ֆայլի կաբինետի կամ գրասենյակի դուռի կողպեքով, այնպես որ փաստաթղթերի անվտանգությունը եւ զգայուն տեղեկատվությունը լուրջ մտահոգություն չունեն փաստաթղթային գրասենյակների համար: Լուծումներն ընդգրկում են կոդավորման, տեղական սերվերների եւ սահմանափակ մուտք, որոնք ունեն իրենց սեփական ծախսերը եւ նպաստները: Ավելին, կարեւոր է հաշվի առնել որոշ ձեռնարկությունների բնույթը եւ ամեն օր քննարկվող նյութերի զգայունությունը (մտածեք ձեր հաշվապահի) պարզապես չեն տալիս վարկաբեկող թերթին:
3. Վերափոխման պրոցեսներ - Paperless գրասենյակ անցնելու մի մասն ներառում է ընթացիկ գործողությունների բոլոր գործընթացների վերանայում եւ համապատասխան այլընտրանք գտնելը:
Օրինակ, դուք կարող եք սկսել էլեկտրոնային ստորագրության ծառայություն, առցանց վճարահաշվարկային եւ վճարային ծառայություններ եւ այլ փաստաթղթեր, որոնք փոխարինում են ֆիզիկական փաստաթղթերի անհրաժեշտությունը: Ձեր բոլոր աշխատակիցները նույնպես պետք է վերապատրաստվեն նոր համակարգում, երբ այն տեղի է ունենում:
4. Ժամանակը ինտենսիվ է. կան բազմաթիվ գործոններ: Ժամանակ է պահանջվում քննարկել թղթի աշխարհը ետեւում թողնելու բոլոր հետեւանքները եւ այնքան ժամանակ, քանի դեռ ձեր գործառնությունների բոլոր փոփոխությունները կատարելու համար, որոնք աջակցում են փաստաթղթային լինելը:
Փաստաթուղթը գնալու որոշումը այն է, որ գործարարությունից տատանվում է, եւ դա, իհարկե, ոչ թե համընդհանուր որոշում է, որը ճիշտ է յուրաքանչյուր ընկերության համար: Փաստաթուղթը գնալու որոշումը կայացնելու ամենակարեւոր մասն է ձեր հետազոտությունը, որպեսզի կարողանաք որոշել, թե արդյոք օգուտները գերազանցում են մարտահրավերները:
Այնուհետեւ, ստեղծեք համակարգային գործընթաց, որը ոչ միայն թույլ կտա ձեզ թղթապանակի առավելությունները, այլեւ նպաստում է ձեր արտադրողականության բարելավմանը միեւնույն ժամանակ: