Կազմակերպվածությունը ներգրավված է ավելի շատ, քան պարզապես թերթիկների բեկորները եւ փոշիացնելով ձեր նստարանին: Կազմակերպությունը ներառում է ձեր բիզնեսի բոլոր մասերի համար համակարգեր եւ ընթացակարգեր ստեղծելու, սա ներուժ ունի, որպեսզի դուք ավելի արդյունավետ եւ շահավետ դառնաք: Ստորեւ ներկայացված գաղափարները ներառում են ձեր փոքր բիզնեսի մեջ ավելի կազմակերպված որոշ լավագույն ուղիները: Փորձեք միայն մեկին դանդաղ եւ կայուն բարելավման համար, կամ այս տարվա ընթացքում ձեր բիզնեսում ամեն ամիս կազմակերպեք նոր կազմակերպչական գործընթաց:
01 - Վերցրեք փաստաթղթերը եւ փաստաթղթերը
Այժմ, երբ դուք ունեք ավելի լավ պատկերացում կազմող փաստաթղթերի տեսակի մասին, եկել է այն ժամանակ, երբ ստեղծեք կամ բարելավեք ձեր գրասենյակի ներկայացման համակարգը: Սյուզան Ուարդը մի օգտակար ուղեցույց է դրել փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ստեղծման համար, որը կարող է օգնել ձեզ ստեղծել կամ թարմացնել ձեր թղթային գործընթացը եւ այն կազմակերպել:
Եթե որոշեք, թե ժամանակն է, որ սկսեք քայլել դեպի անթափանց գրասենյակ ( կարդացեք այդ առավելություններն ու նախասիրությունները ), ապա դուք կարող եք սկսել սկանավորել եւ թվայնացնել ձեր մուտքերը, օգտագործելով առցանց վճարման եւ վճարման ծառայություններ, ինչպիսիք են FreshBooks, շարժվել դեպի թվային ստորագրության ծրագիր, ինչպես DocuSign , եւ օգտագործելով Cloud- ը տվյալների կրկնօրինակում եւ արխիվացման համար: Եթե տարեսկզբից միջոցառումների ժամանակ հավաքեք այցեքարտեր, ապա կարող է նաեւ լավ գաղափար է ներդնել այցեքարտի սկաների համար, որպեսզի դուք անմիջապես թվայնացնեք կոնտակտային տվյալները եւ թեքեք թղթային քարտերը:
02 - Օգտագործեք ճիշտ արտադրողականության գործիքներ
- Կապի կառավարում: Ձեր հաճախորդների հետեւում պահելով մարդկանց հիշելով մարդկանց, երբ հանդիպում եք ցանցում, յուրաքանչյուր փոքր բիզնեսի սեփականատերը կարիք ունի համակարգելու կոնտակտային տեղեկատվության կառավարումը: Կարող եք ընտրել համապարփակ հաճախորդների հետ փոխհարաբերությունների կառավարման (CRM) համակարգը, ինչպիսին Salesforce- ն է, կամ ավելի փոքր մասշտաբի կառավարման համար կարող եք ստեղծել ձեր առկա Կոնտակտների ծրագիրը `ձեր բիզնեսի համար աշխատելու համար:
- Հանդիպումներ եւ հաղորդակցություն: Արդյոք դուք հանդիպումներ եք անցկացնում դեմքով, հեռախոսով կամ տեսազանգերի միջոցով, կա մի ձեւ, որպեսզի գործընթացը ավելի կազմակերպված դառնա: Դուք կարող եք օգտագործել նման ծառայություն, որպեսզի ձեր հանդիպումները ավելի կազմակերպված լինեն, նախքան, ընթացքում եւ հետո:
- Հաշվապահական հաշվառում եւ հաշվապահություն: Կազմակերպել եւ կատարելագործել ձեր հաշիվը, վճարել եւ վճարել Cashflow- ի գործիքները, ինչպիսիք են Quickbooks Online, Xero եւ Wave:
- Ճամփորդություն եւ ծախսերի հետեւում: Դուք կարող եք օգտագործել այնպիսի ծրագրեր, ինչպիսիք են Expedia եւ TripAdvisor, ճամփորդելու պլանները հեշտացնելու համար: Այնուհետեւ, ճանապարհին մեկ անգամ, Expensify- ի նման հավելվածները օգնում են ձեզ հետեւել ծախսերին եւ հաշվետվություն ներկայացնելիս, երբ տուն եք ստանում ավելի շատ կազմակերպված:
- Սոցիալական մեդիայի կառավարում: Մենք բոլորս գիտենք, թե որքան ժամանակ կկարողանանք կորցնել սոցիալական լրատվամիջոցները, եթե դուք չեք մոտենում այն համակարգված եւ կազմակերպված ձեւով: Սա է պատճառը, որ Hootsuite եւ Buffer նման գործիքները կարող են անգնահատելի լինել փոքր բիզնեսի սեփականատերերի համար:
- Email կառավարման. Եթե ձեր Gmail- ը օգտագործում եք ձեր փոքր բիզնեսում, դուք ունեք մի քանի Google հավելվածներ, որոնք կարող են արագ մուտք գործել ձեր ներարկղը: Եթե դուք օգտագործում եք մեկ էլփոստի հավելված, փորձեք SaneBox- ը ավտոմատ զտման, հիշեցումների եւ այլնի համար:
- Ծրագրի կառավարում. Լավ նախագծերի կառավարման ծրագիրը կօգնի Ձեզ հետեւել առաջադրանքներին, կիսել ֆայլերը եւ համագործակցել թիմակիցների հետ միասին, եւ դա կարող է լինել լավագույն գործիքներից մեկը, որը կարող եք օգտագործել ձեր կազմակերպված աշխատանքը ստանալու համար: Փորձեք Basecamp- ի կամ Asana- ի բոլոր նախագծերի կառավարման լուծում:
Արտադրողականությունը շատ անձնական գործընթաց է, եւ այն անհրաժեշտ ծրագրերը, որոնք ձեզ անհրաժեշտ են, ձեզ համար հատուկ կդառնան այն աշխատանքը, որը դուք անում եք եւ ինչպես եք ձգտում աշխատել: Ժամանակ առ ժամանակ ուսումնասիրեք ձեր պահանջները, ձեր գործընթացում նոր գործիք ներգրավելուց առաջ: Դուք չեք կարող այնքան թվով, որքան մտածել եք: Ավելի արդյունավետ արտադրողականության ոգեշնչման համար կարդացեք այս հոդվածը 101 փոքր բիզնեսի արտադրողականության ծրագրերի հետ եւ ուսումնասիրեք այդ 27 ժամանակի պահպանման հավելվածները :
03 - Ստացեք ձեր համակարգիչը
Ահա այնպիսի բաների ցանկը, որը դուք կարող եք անել հենց հիմա, ձեր համակարգիչը կազմակերպել եւ վերադառնալ աշխատանքային ձեւ:
- Մաքրել ձեր աշխատասեղանը: Կան մի քանի ուղիներ, որոնք կարող եք գնալ այստեղ, եւ ամեն ինչ կախված է ձեր աշխատանքային ոճից եւ ինչպես եք օգտվում ձեր համակարգչից: Դուք կարող եք ամեն ինչից ազատվել ձեր աշխատասեղանից, բացառությամբ ձեր աղբարկղի (հիշեք, որ Ձեր աշխատասեղանի հավելվածի պատկերակները պարզապես դյուրանցումներ են, ձեր բոլոր իրական ծրագրերը սովորաբար ապրում են Ձեր Ծրագրերի պանակում): Կամ կարող եք ավելացնել մի քանի դյուրանցումներ ձեր ամենատարածված հավելվածներին եւ ֆայլերին: Ես հակված եմ սխալվել առաջին տարբերակի նկատմամբ, հնարավորինս պարզեցնող, բայց հաճախ օգտվում եմ իմ աշխատասեղանից `հեշտությամբ օգտվելու ֆայլերի վրա` ներկայումս աշխատում եմ: Հետո ես նրանց տեղափոխում եմ իրենց մշտական բնակարան:
- Ստեղծեք թվային ներկայացման համակարգ: Խոսելով ձեր փաստաթղթերը մշտական տան տրամադրելու մասին, սա այն է, որտեղ դուք ստեղծում եք ներկայացման համակարգ, որը լիովին իմաստ է դարձնում ձեզ, որպեսզի կարողանաք գտնել այն փաստաթղթերը, որոնք անհրաժեշտ են, երբ դրանք ձեզ անհրաժեշտ են: Ֆայլի եւ թղթապանակի կազմակերպման այս ուղեցույցը ապահովում է մի շարք հիանալի խորհուրդներ, որոնք կօգնեն ձեզ սկսել:
- Թարմացնել ծրագրակազմը: Եթե ձեր համակարգիչը տեղադրված է ավտոմատ կերպով տեղադրելու դիմումը եւ օպերացիոն համակարգի թարմացումները, մեծ է: Եթե դա ձեր ձեռքի գործն է, դուք պետք է ստուգեք թարմացումներ առնվազն երկու-երկու անգամ, քանի որ շատերը ներառում են անվտանգության պատյաններ: Այնուհետեւ, տարին մեկ անգամ, վերանայեք ծրագրային ապահովման ներկա տարբերակները եւ օգտագործեք որոշումը, եթե այն ժամանակն է արդիականացվի:
- Վիրուսների փնտրտուք եւ կատարման խնդիրներ: Անկախ նրանից, թե ինչ տեսակի համակարգիչ ունեք, բոլորն էլ կարող են վիրուսներ կամ չարամիտներ ստանալ (այո, նույնիսկ Mac- ներ): Եթե Windows- ի վրա հիմնված համակարգիչ ունեք, PCWorld- ից այս PC սպասարկման խորհուրդները կօգնեն ձեզ պահել ձեր համակարգչի առողջ եւ սահուն:
- Ստուգեք ձեր տվյալների կրկնօրինակի ամբողջականությունը: Դուք պահպանում եք ձեր տվյալները, ճիշտ է: Եթե ոչ, բաց թողնեք մնացած ամեն ինչ, եւ առաջինը դա արեք: Կարող եք կամ օգտագործել Cloud- ի վրա հիմնված տվյալների կրկնօրինակում ծառայություն, ինչպիսիք են Carbonite, Backblaze կամ CrashPlan կամ դուք կարող եք օգտագործել արտաքին կոշտ սկավառակի, որը դուք միացնում եք ձեր համակարգչի մեջ (ես էլ եմ անում): Երկու տարբերակով էլ կարգաբերեք ծառայությունը կամ քշել շարունակական ավտոմատ կրկնօրինակներ անցկացնելու համար, որպեսզի դուք ձեռքով ոչինչ չանեք: Այնուհետեւ, տարին մեկ կամ երկու անգամ, մտեք ձեր կրկնօրինակում ծառայություն կամ քշեք եւ կխփեք, որպեսզի համոզվեք, որ ամեն ինչ կա եւ մատչելի է, եթե պատճենները պատճենեք ձեր տեղական համակարգչին:
- Խմբագրեք ձեր ներարկղը: Շատ փոքր բիզնեսի սեփականատերերն ունեն իրենց էլեկտրոնային փոստի արկղի սեր-ատում հարաբերությունները: Նրանք սիրում են այն, որովհետեւ դա բարձր արդյունավետ եւ արդյունավետ հաղորդակցման գործիք է, սակայն նրանք ատում են այն, քանի որ այն կարող է արագ դուրս գալ վերահսկողությունից, պատճառելով ավելորդ սթրես : Կան բաներ, որոնք կարող եք անել, ձեր ներարկղը պահելու համար, օրինակ `ավտոմատացման օգտագործումը, ամենօրյա կարգավորվողը կարգավորելու եւ ձեր օրվա ընթացքում որքան հաճախ ստուգելու էլեկտրոնային փոստը: Կարդացեք այս հոդվածը, էլ.փոստի կառավարման խորհուրդների համար , որոնք ձեր ներարկղը կդարձնեն հզոր արտադրողականության գործիք եւ ոչ մի խոշոր ժամանակ:
Վերոհիշյալ խորհուրդները կօգնեն ձեզ անմիջապես կազմակերպել ձեր փոքր բիզնեսը, բայց հիշեք, թե որքան արագ բաները կարող են դուրս գալ վերահսկողությունից: Զույգացրեք այս գործողությունները `ձեր թերթերի, արտադրողականության գործիքների եւ համակարգչային կարգավիճակի արագ եւ հեշտ վերանայելու համար ամսվա կտրվածքով մի քանի անգամ այնպես, որ դուք կարող եք մնալ կազմակերպված եւ կանխել այնպիսի բաներ, որոնք կարող են խաթարել ճնշող մակարդակները: