Երբ խոսքը գնում է ժամանակի կառավարման մասին `պարզելով, թե ինչպես կարելի է ավելի արդյունավետ օգտագործել ժամանակը, հաճախ մարտահրավեր է: Սկսելու լավ տեղ է էլփոստի կառավարումը. սա մի ոլորտ է, որը գլխավորում է ժամանակի մարդասպանների ցանկը, որը շատ փոքր բիզնեսի սեփականատերերի համար է:
Քանի որ էլփոստը հաղորդակցության շարունակական ձեւն է, եւ մենք լիակատար վերահսկողություն չունենք մուտքային հոսքի վրա, մենք պետք է աշխատենք մեր արտադրողականության բարելավման ուղղությամբ, թե ինչպես ենք մենք ստանում, կազմակերպում, պատասխանում ենք եւ նույնիսկ մտածում էլփոստի մասին: Ստորեւ ներկայացված խորհուրդները կօգնեն ձեզ ստեղծել ձեր էլփոստի կառավարման համակարգը այնպիսի ձեւով, որն աջակցում է արտադրողականության փոխարեն, դրա վրա ուտելու փոխարեն:
1. Անջատեք ծանուցումները:
Էլ. Փոստը հակված է օրվա եւ գիշերվա բոլոր ժամանակներում, ուստի շատ կարեւոր է, որ դուք վերահսկեք, թե ինչպես մուտքագրվող հաղորդագրությունների հոսքը համապատասխանում է ձեր օրերին: Անջատեք նոր հաղորդագրության ծանուցումները ինչպես ձեր համակարգչի, այնպես էլ սմարթֆոնի վրա `կանխելու ձեր գրաֆիկին անընդհատ խեղաթյուրումների եւ խափանումները եւ ստուգեք փոստը, երբ դա ձեզ համար հարմար է:
2. Որոշեք, թե ինչպես օգտագործել ձեր ներարկղը:
Կան բազմաթիվ տարբեր փիլիսոփաներ, երբ խոսքը վերաբերում է ձեր էլեկտրոնային փոստարկղի կառավարմանը: Դուք կարող եք օգտագործել ձեր մուտքի արկղը որպես բռնակալ, սահմանափակել այն միայն բարձրակարգ առաջնային հաղորդագրությունների կամ դարձնել այն աշխատանքային առաջադրանքների ցանկ:
Բանալին `ձեր մուտքի արկղի մեկ նպատակը ընտրելը եւ դրա հետ մնալը:
3. Ստեղծեք էլփոստի փոստարկղերը եւ սեւ ցուցակները:
Էլփոստի հաճախորդների եւ էլփոստի մատակարարների մեծամասնությունը թույլ է տալիս օգտվողներին կատարել անվտանգ հասցեների ցուցակ, ապահովելու այդ հաղորդագրությունները, մինչդեռ սեւ ցուցակում կամ արգելափակման մեջ, ինչ եք համարում սպամի հասցեները: Վերցրեք այս ցուցակները հաճախակի թարմացնելու համար ձեր մուտքային նամակները մաքուր պահելու համար:
4. Սահմանեք ժմչփ եւ խմբաքանակի գործընթաց:
Որոշ փոքր բիզնեսի սեփականատերերը օգտվում են իրենց օրվա գրպանները միայն էլեկտրոնային փոստի համար: Եթե դա ձեզ համար աշխատում է, օրվա ընթացքում որոշակի ժամանակ տրամադրեք հաղորդագրություններին արձագանքելու համար, տեղափոխեք գործողությունների տարրեր ձեր առաջադրանքների ցուցակի մեջ, ջնջեք ջախջախիչը եւ ստացեք մի ակնթարթային գաղափար, որն ինչի կարիք ունի հաջորդը:
5. Օգտագործեք կանոններ ավտոմատացման համար:
Էլ.փոստի կառավարման գործընթացի արագացման համար էլփոստի հաճախորդի կանոնները օգտագործեք, որոնք դասակարգեք, դրեք, տեղափոխեք եւ կազմակերպեք ձեր հաղորդագրությունները: Թեեւ որոշ ժամանակ կպահանջվի ստեղծել այնպիսի կանոններ, որոնք աջակցում են ձեր էլ.փոստի ձեւը, երբ դրանք ստեղծվել են, կարող եք կրճատել ձեր էլփոստի վերամշակման ժամանակի զգալի մասը:
6. Ստացեք սմարթֆոնի սկիզբը:
Շատ փոքր բիզնեսի սեփականատերերը ունեն սմարթֆոններ, որպեսզի նրանք կարողանան շփվել եւ աշխատել վերեւում, նույնիսկ այն ժամանակ, երբ նրանք դուրս են գրասենյակից: Եթե ձեր բջջային սարքում հաճախակի ստուգում եք էլեկտրոնային փոստը, դուք կարող եք զգալի քանակությամբ ժամանակ պահել, ընթերցելով եւ սկսեք մշակել հաղորդագրությունները, երբ դուք բջջային եք: Նույնիսկ եթե դուք պարզապես սովորություն դնեք խառնաշփոթի եւ հաղորդագրությունների ջնջելու սովորություն, դուք կարիք չեք ունենա փրկել, դուք կարող եք օգտվել հարմարվող մուտքի արկղից, երբ վերադառնում եք գրասենյակ:
7. Եթե չեք կարդում, ապա բաժանորդագրվեք:
Էլ.փոստի տեղեկագրեր եւ այլ էլփոստի մարքեթինգի ուղերձները կարող են լինել հաճախորդների, գործընկերների, գործընկերների եւ շահագրգիռ այլ ձեռնարկությունների հետ կապված մնալու լավ միջոց, բայց դրանք կարող են արագ փռվել:
Եթե մի քանի հարցերում չեք կարդացել հատուկ կրկնվող նամակագրություն, դադարեցրեք ձեր բաժանորդագրությունը: Էլեկտրոնային փոստով տեղեկությունների եւ այլ ավտոմատացված հաղորդագրությունների սահմանափակումը միայն այն պարբերաբար կարդացվողները կարող են հեշտությամբ ներթափանցել ձեր ներարկղի մեծ մասը:
Ավելի շատ գործիքներ, որոնք կօգնեն ձեզ ավելի արդյունավետ դարձնել ձեր փոքր բիզնեսում, ուսումնասիրեք այս 101 արտադրողականության հավելվածների ցանկը: