Ինչ դուք պետք է իմանաք, որպեսզի խուսափեք հաճախորդների խառնաշփոթությունից
Այն հավասարապես զայրացնում է առաջարկվող ծառայություններին չհասկացող հաճախորդների հետ հանդիպող փորձառու մասնագետների համար:
«Միջոցառումների կազմակերպումը» եւ «միջոցառումների պլանավորումը» հաճախ փոխարկվում են շուրջը, թեեւ դրանք երկու տարբեր բաներ են: Պարզապես պարզապես պլանավորումն ու կառավարումը նույնն են: Չնայած այս երկու գործառույթների հմտության սահմանները համընկնում են, դրանք երկու տարբեր գործառույթներ են: Այն ստեղծում է խնդիրներ հաճախորդների հետ, ովքեր սխալմամբ մտածում են, որ իրենք պետք է միջոցառումների մենեջեր ունենան, երբ անհրաժեշտ է միջոցառումների պլանավորող: Եվ այն հաճախորդների համար, ովքեր տպավորություն են ստեղծում, որ բոլոր միջոցառումների ղեկավարները նույնպես կարգավորում են միջոցառումների պլանավորումը: Այնպես որ, եկեք պարզենք շփոթությունը, քանի որ կարեւոր է, որ դուք եւ ձեր հաճախորդները ունենան նույնը:
Միջոցառումների կազմակերպում
Եկեք սկսենք միջոցառումների պլանավորումը : Այստեղ հիմնական օպերատիվ խոսքը պլանավորվում է : Բոլոր միջոցառումները `հարսանեկան արարողությունից մինչեւ ծննդյան տոնակատարությունների մինչեւ խոշոր կորպորատիվ հավաքույթները, սկսվում են ինչ-որ պլանով:
Իրադարձությունների գաղափարների, թեմաների, ցանկալի ամսաթվերի եւ բյուջեի ուղեցույցների վերաբերյալ հաճախորդների հետ նախնական քննարկումները հանդիսանում են միջոցառման պլանավորման գործընթացում:
Միջոցառումների պլանավորումն սկսվում է սկզբից , հասկացողության վաղ փուլերից եւ շարունակվում է մինչեւ այն, մինչեւ իրական իրադարձությունը տեղի ունենա: Եվ, անկեղծ ասած, միջոցառման ավարտից մի քանի շաբաթ անց, երբ միջոցառումների պլանավորողները մանրամասները փաթաթում եւ հետեւում են հետագա նյութերի:
Գործունեության պլանավորումն ընդգրկում է հաճախորդի հետ սերտորեն համագործակցել այնպիսի միջոցառումների մշակման համար, որոնք արտացոլում են հաճախորդի տեսլականը եւ հավաքի միջոցառման նպատակը: Հաճախորդները, ովքեր վարձում են միջոցառումների պլանավորողը, վարձում են ինչ-որ մեկին, իրադարձության բոլոր ասպեկտները պլանավորելու համար, ներառյալ համապատասխան մանրամասները եւ գործողությունների տարրերը եւ այդ իրադարձությունը մինչեւ դրա ավարտը տեսնելու համար:
Իրադարձությունների պլանավորման պարտականությունները կարող են ներառել, բայց չեն սահմանափակվում.
- միջոցառման համար ընդհանուր թեման ընտրելը
- բյուջեի մշակում
- ընտրելու վայրը
- բանակցություններ վարելով հյուրանոցային պայմանագրերով
- արտաքին գործակալների վարձում
- պլանավորում մենյու
- գործատուի վարձում
- հյուրախաղերի կամ զվարճանքի կազմակերպում
- փոխադրումը համակարգող
- ընտրելով գունային սխեման
- հրավիրատոմսերի զարգացում
Միջոցառման պլանավորումը այն ամենն է, որ գնում է իրադարձության հետ միասին: Այս գործառույթը ընկնում է միջոցառման կառավարման մեծ հովանու ներքո:
Միջոցառումների կազմակերպում
Յուրաքանչյուր տեսակի իրադարձություն բաղկացած է բազմաթիվ մասերից, որոնք տեղավորվում են մի կտոր հանելուկով: Այդ բոլոր կտորները, ի վերջո, համախմբվում են մի իրադարձություն ստեղծելու համար: Հաջող միջոցառումներն ունեն բոլոր այդ նյութերը ճիշտ ժամանակին եւ ճիշտ տեղում, սահուն եւ արդյունավետ, եւ ըստ պլանի: Այս գործընթացը կոչվում է միջոցառման կառավարում: Դա, պարզ ասած, իրադարձության նախագծային կառավարումն է:
Միջոցառման կազմակերպումը ներառում է միջոցառման բոլոր տարբեր բաղադրիչները ստեղծելու, համակարգելու եւ կառավարելու, ինչպես նաեւ յուրաքանչյուր առումով պատասխանատու անձանց թիմերը: Իրադարձությունների կառավարման որոշ կողմերը կարող են ներառել, բայց չեն սահմանափակվում.
- միջոցառման համար տեղադրություն պահելը
- համակարգող արտաքին մատակարարներ
- զարգացնել կայանման պլան
- Արտակարգ իրավիճակների կանխարգելման պլանների նախագծում
- ապահովելով առողջության եւ անվտանգության ստանդարտների համապատասխանությունը
- յուրաքանչյուր գործառույթի համար պատասխանատու անձնակազմի կառավարում
- վերահսկելու միջոցառումը
- միջոցառման մոնիտորինգը
- վեճերի լուծման տեղում
Միջոցառումների կազմակերպիչները եւ միջոցառումների կազմակերպիչները միասին աշխատում են
Այս երկու գործառույթները սահմանելը դժվար է, քանի որ ոչ միայն սերտորեն կապված են, այլ նաեւ պարտականությունները հաճախ համընկնում են: Անհատական միջոցառումների ծրագրավորողները կարող են միջոցառումների կառավարման ծառայություններ մատուցել, եւ միջոցառումների ղեկավարները կարող են նաեւ միջոցառումների պլանավորել:
Ամեն ինչ կախված է անհատական պլանավորողից կամ կորպորատիվ միջոցառումների կառավարման թիմից, տեղի վայրից եւ իրադարձությունից:
Կարեւոր է հասկանալ երկու տարբերությունները եւ որոշել, թե որ ծառայություններից եք տրամադրելու: Օրինակ; Եթե դուք միջոցառումների պլանավորման ծառայություն եք առաջարկում լայնամասշտաբ միջոցառման համար, դուք կաշխատեք միջոցառումների մենեջերի հետ, որը համակարգելու է ձեր ծառայությունները սննդի մենեջերի, աուդիովիզուալ թիմի եւ այլն: Սահմանեք ձեր դերը եւ այն ծառայությունները, որոնք դուք կտրամադրեք եւ հստակորեն շփվեք դրանք պլանավորման գործընթացում խոչընդոտելու համար հեռանկարային հաճախորդներին: