Դուք, ըստ էության, հարցաքնեք, արդյոք դուք կուսակցական պլանավորող եք կամ հանդիպման պլանավորող: Պլանավորման մասնագիտության դեպքում աշխատանքի կոչումները տարբեր են եւ բազմազան են, քանի որ առաջարկվող ծառայությունները եւ հաճախ դժվար է նկարագրել եւ առանձնացնել մեկը մյուսից:
Այն կարող է դժվար լինել, երբ միջոցառումների պլանավորման պորտֆել պատրաստելը, աշխատանք փնտրելը կամ հաճախորդի հետ աշխատելը, որը չունի ձեր աշխատանքի գործառույթի եւ պարտականությունների ճիշտ ըմբռնումը:
Միջոցառումների կազմակերպում եւ միջոցառումների պլանավորում
Չնայած շատ սերտորեն կապված է, միջոցառումների կառավարման եւ միջոցառումների պլանավորումը երկու տարբեր գործառույթներ են: Հիմնական տարբերությունը կայանում է այս երկու բառերի մեջ. Ղեկավարում եւ պլանավորում: Շատ պարզ առումով, միջոցառումների կառավարիչները ղեկավարում են իրադարձությունը եւ իրադարձության պլանավորողները նախատեսում են միջոցառումը:
Այնուամենայնիվ, միջոցառումների ղեկավարները կարող են նաեւ պլանավորել միջոցառումների ասպեկտները եւ միջոցառումների պլանավորողները կարող են ղեկավարել միջոցառումների պլանավորման որոշակի բաղադրիչները: Միջոցառման ղեկավարները եւ միջոցառումների ծրագրավորողները կողք կողքի են աշխատել, եւ նրանց պարտականությունները կարող են համընկնել:
Խնդիրները ավելի շփոթեցնող դարձնելու համար անհատական միջոցառումների պլանավորողները հաճախ միջոցառումների կառավարման ծառայություններ են մատուցում եւ միջոցառումների ղեկավարները կարող են նաեւ միջոցառումների պլանավորման ծառայություններ մատուցել: Եթե այս ամենը ձեր գլուխը քորում է, ապա սկսենք սկսել մոտենալ միջոցառումների կառավարման գործընթացին:
Միջոցառման կազմակերպումը ներառում է Ծրագրի կառավարում
Միջոցառումների կազմակերպումը ներառում է լայնածավալ միջոցառումների ստեղծում եւ զարգացում, որոնք կարող են ներառել կոնֆերանսներ, կոնվենցիաներ, համերգներ, առեւտրային շոուներ, փառատոներ եւ արարողություններ: Միջոցառման կազմակերպումը ներառում է թիրախային լսարանի հայտնաբերում, միջոցառման հայեցակարգի ձեւակերպում, միջոցառման ընդհանուր լոգիստիկա պլանավորում եւ միջոցառման ամբողջ ծրագրի կառավարում, այդ թվում, յուրաքանչյուր գործառույթի համար պատասխանատու մարդկանց թիմեր, բյուջե, եւ կատարման վերահսկում միջոցառման ժամանակ:
Միջոցառման ղեկավարները նաեւ վերահսկում են բոլոր արտաքին մատակարարների եւ մասնագետների ծառայությունները, որոնք ներառում են միջոցառումների ծրագրավորողներ:
Միջոցառման ղեկավարի հատուկ պարտականությունները կարող են ներառել,
- Ընտրելու եւ պահելու վայրերը
- Համակարգող դուրս վաճառողներ
- Խոսակցություններ ներգրավելու կամ զվարճանքի
- Տեղափոխում եւ ավտոկայանատեղի կազմակերպում
- Անհրաժեշտ թույլտվություններ եւ համապատասխան ապահովագրություն
- Առողջության եւ անվտանգության չափանիշներին համապատասխանող պատասխանատվություն
- Արտակարգ իրավիճակների կանխարգելման պլանների մշակում
- Ճգնաժամը եւ իրավիճակի կառավարումը
- Անվտանգության պլանի նախագծում
- Միջոցառման մոնիտորինգ
Այս ցանկը ոչ մի կերպ չի ավարտվում: Կախված միջոցառման շրջանակը եւ վարձու մասնագետները, կարող են տարբեր լինել աշխատանքային պարտականությունները:
Միջոցառման կառավարման ծառայությունների դերը
Միջոցառումների կազմակերպման կազմակերպությունները հաճախ վարձատրվում են պլանավորել եւ իրականացնել լայնամասշտաբ ընկերությունների հանդիպումներ եւ հատուկ միջոցառումներ: Թեեւ հարսանիքները եւ համերգները միջոցառումների կառավարման պրոֆեսիոնալ միջոցառումների համար սովորական միջոցառումներ են, մարզական միջոցառումները, հանդիպումները եւ մեծ կուսակցությունները նաեւ առիթներ են, որոնք կարող են օգտակար լինել միջոցառումների կառավարման միջոցով:
Կառավարության մարմինները, շահույթ չհետապնդող կազմակերպությունները, ասոցիացիաները եւ կորպորացիաները միջոցառումների կառավարման ընկերությունների միջոցով օգտագործում են կարեւոր իրադարձություններ եւ հանդիպումներ: Միջոցառման կառավարման գործառույթը հաճախ կարելի է գտնել կորպորատիվ մարքեթինգի կամ հասարակայնության հետ կապերի բաժնի կամ դրանց հատուկ իրադարձությունների կազմում:
Հաջողության հասնելու հմտություններ
Ինչպես իրադարձությունների պլանավորման գործառույթների մեծամասնությամբ, միջոցառման կառավարումը պահանջում է գերազանց կազմակերպչական հմտություններ `հաջողության հասնելու համար: Անհրաժեշտ է բազմակողմանի եւ հենվելով շատ շարժվող մասերի հմտության վրա, եւ այդ բարձրակարգ կազմակերպությանը զուգահեռ գալիս է արդյունավետ ժամանակի կառավարման հմտություններ:
Կարողանալով առաջնահերթություն ունենալ եւ մնալ խնդիրը, դա հանգեցնում է հաջողված իրադարձության: Միջոցառման կազմակերպումը սկսվում է իրադարձության տեսիլքի ստեղծման գործընթացից, այնուհետեւ այն տեսնելով կատարմանը, որը կոչ է անում ինչպես ստեղծագործական, այնպես էլ ճկունության:
Քանի որ ծրագրի կառավարումը կարեւորագույն տարր է եւ ներառում է ոչ միայն գործառույթների կառավարումը, այլեւ մարդկանց թիմերը, կարեւոր են նաեւ միջանձնային հմտությունները: Կազմակերպությունների բոլոր մակարդակներում ֆիզիկական անձանց հետ փոխհարաբերությունները գործի մասն են եւ ստեղնային հաղորդակցման հմտություններ ունենալու եւ հարմարավետ եւ բարեկամական լինելը երկար ճանապարհ է անցնում այդ հարաբերությունները զարգացնելու համար: