Լավ գրասենյակի կառավարումը լավ է ձեր ստորին գծի համար
1. Կառուցել գրասենյակի կառավարման ընթացակարգերը եւ նրանց պահել:
Ընթացիկ խնդիրները սովորական ընթացակարգեր են պահանջում, եթե ուզում եք մնալ կազմակերպված եւ պահել բաները սահուն:
Կառուցեք ռեժիմներ փաստաթղթային եւ գրասենյակային համակարգերի մշակման համար: Օրինակ, եթե հնարավոր է, ձեր գրասենյակի մեջ մտնող յուրաքանչյուր թղթի վրա պետք է միանգամից վարվի, գործածվի եւ ներկայացվի, ոչ թե հանգստանալով նստարանին: Նմանապես, թվային հաղորդակցությունները, ինչպիսիք են էլեկտրոնային նամակներ, պետք է առաջնահերթություն ունենան եւ գործադրվեն անմիջապես հնարավորության դեպքում կամ նշանավորվեն ապագա գործողությունների համար:
Գրասենյակային համակարգեր, այդ թվում `հենարաններ, նոթբուքներ, ֆայլային սերվերներ, բազմաֆունկցիոնալ տպիչներ եւ բջջային սարքեր, պետք է այնպես էլ վարչարարության եւ արտակարգ իրավիճակների ընթացակարգեր: Երբ համակարգը խորտակվում է կամ համակարգչային տեխնիկայի հետ կապված սարքավորումները ձախողվում են, ձեր գրասենյակում բոլորը պետք է իմանան, թե ով է զանգահարել եւ ինչ անել, (օրինակ `փորձեք խնդիրը լուծել): Իմացեք 3 կարեւոր քայլ `պաշտպանելու Ձեր կոշտ բիզնեսի տվյալները:
2. Սահմանել հստակ սահմանված պարտականություններ:
Լավ գրասենյակի կառավարումը կախված է այն մարդկանցից, ովքեր գիտեն, թե ով է պատասխանատու ինչի համար, այն մարդիկ, ովքեր պատասխանատվություն են կրում, ովքեր գործեր են անում:
Ինչ կպատահի, օրինակ, եթե ձեր փոքր բիզնեսի համար ձեռք բերածը կատարվեր, ով էլ որ լինի: Կարող եք գտնել տպագիր թուղթ, երբ այն անհրաժեշտ է: Բոլոր սարքավորումները եւ պարագաները պատվիրելու համար պատասխանատու մեկի տեղադրումը խնդիրն է լուծում եւ պահում բաները սահուն: Արդյոք աշխատողներին էլեկտրոնային փոստով ուղարկեք նշանակված անձին մատակարարման որեւէ պահանջներ կամ գրված ձեռագիր ցանկ ցուցադրեք այն վայրում, որտեղ մարդիկ կարող են ավելացնել իրենց անհրաժեշտությունը:
Դա նույնն է համակարգչային համակարգերի կառավարման հետ: Դուք պետք է ունենաք մեկ համակարգիչ, որը պատասխանատու է ձեր համակարգչի համակարգերի անվտանգության եւ հետեւելու այնպիսի բաների, ինչպիսիք են հաշիվները, գաղտնաբառերը եւ ծրագրակազմը: Ամպային վրա հիմնված համակարգերի օգտագործումը գրասենյակային ծրագրերի, հաշվապահական ծրագրերի եւ տվյալների պահպանման համար իդեալական լուծում է փոքր բիզնեսի համար, սակայն դուք դեռ պետք է ունենաք վստահելի անձնավորություն, որն իրականացնում է վարչական խնդիրներ, ինչպիսիք են օգտվողներին ավելացնելու / ջնջելը, թույլտվությունները հանձնելը եւ այլն:
3. Պահպանեք գրառումները եւ պահեք ձեր բիզնեսի գրանցումները:
Գրառումների պահելը հնչում է լավ գրասենյակի կառավարման ամենադյուրին մաս `մինչեւ դուք հաշվի առնեք այդ մատյանները հասանելի եւ թարմացվող պահելու անհրաժեշտությունը: Բայց առաջին կանոնը, լավ գրասենյակի մենեջեր լինելու համար, կօգնեն ձեզ կպցնել: կատարելագործել գրասենյակի ռեժիմը: Երբ դուք ստանում եք նոր հաճախորդ կամ հաճախորդ, օրինակ, այն միայն մի պահ տա, որպեսզի մուտք գործեք ձեր կոնտակտների տվյալների բազա: Այնուհետեւ այն կստանա մեկ այլ պահ, կամ երկու անգամ `հեռախոսի հետ խոսելուց հետո գրառումները թարմացնելու համար:
(Ծանոթացեք նաեւ, որ իրավասու մարմինների մեծ մասն ունի գաղտնի գործողություններ, որոնք կարգավորում են հաճախորդի տեղեկատվության վարումը):
4. Ձեր գրասենյակի միջոցով քայլեք եւ նստեք:
Ձեր գրասենյակը տիեզերական կառավարման կամ տարածքային վատ կառավարման օրինակ է:
Երբ դուք քայլում եք գրասենյակի միջոցով, ստիպված եք շրջանցել շուրջ խոչընդոտները կամ վազել վտանգի առաջացման վտանգի մասին:
Երբ նստած եք նստարանին, կարող եք իրականում այնտեղ հարմարավետ աշխատել: Բանն այն է, որ տրամաբանորեն ձեւավորվում է, որ բաները, որոնք դուք օգտագործում եք նստարանին, առավել մոտ են ձեռքին:
Այսօրվա դրությամբ շատ բաներ կան, որոնք տպագրվում են գրասենյակներից: Լավ գրասենյակի կառավարման համար անհրաժեշտ է վստահ լինել, որ գրասենյակում բոլոր բաները կազմակերպվում են առավելագույն արդյունավետության համար եւ առավելագույն անվտանգություն: Փոքր կամ տան գրասենյակի դիզայնի հիմունքները խորհուրդ են տալիս խորհուրդներ ապահովել ձեր գրասենյակի տարածքների էներգիայի, լուսավորման եւ օդափոխության կարիքները ապահովելու համար :
5. Ծրագրեք հոգնեցուցիչ աշխատանքը:
Շատ հեշտ է հանել այնպիսի բաներ, որոնք դուք չեք ցանկանում անել, եւ բիզնեսի մեծամասնությունը վայելում է այնպիսի խնդիրներ, ինչպիսիք են, ներկայացնելը , առաքումը եւ ստացումը կամ հաշվապահությունը, նույնիսկ գրասենյակի ղեկավարները:
Ցավոք, գրասենյակ, ինչպես խոհանոց, լավ չի գործում, առանց կատարված աշխատանքների:
Եթե դուք փոքր բիզնեսի սեփականատեր եք, որը ի վիճակի չէ հանձնարարել ինչ-որ մեկի համար ձանձրալի կամ տհաճ աշխատանք դիտելու, ստիպեք ինքներդ ձեզ հասնել պարբերաբար այն ամենի համար, որը շաբաթական պլանավորում է: Առավոտյան կամ կեսօրին վերցրեք եւ ծախսեք այն սառը զանգեր կատարելու , ոչ առաջնային էլեկտրոնային հարցումները վերադարձնելու, սոցիալական լրատվամիջոցների գրառումները կատարելու, հաշվառումը կատարելու կամ գրառումները թարմացնելու համար:
6. պատվիրակություն եւ արտերկիր:
Կատարյալ աշխարհում, բոլորը պետք է անեն այն, ինչ նա ժամանակ ունի անել եւ լավ գործել: Քանի որ աշխարհը կատարյալ չէ, փոխարենը շատ մարդիկ անում են այնպիսի բաներ, որոնք նրանք չունեն ժամանակ կամ տաղանդ:
Delegating եւ աութսորսինգը կարող է ոչ միայն բարելավել ձեր փոքր բիզնեսի գրասենյակի կառավարումը, այլ նաեւ ազատել ձեր տաղանդները, դրանով իսկ բարելավելով ձեր վերջնական տողը: Part-time կամ Վիրտուալ օգնականը կարող է ի վիճակի լինել ձեր գրասենյակի կամ վարչական խնդիրների մեծ մասը: Ավելի հստակեցնելու համար տեսեք պատվիրակությանը :
7. Գործարարության պլանավորումն առաջնահերթություն է դարձնում:
Շատ փոքր բիզնեսի սեփականատերերը իրենց օրերն անցկացնում եւ գործում են, եւ զարմանում են, թե ինչու են նրանք կարծես թե մանում իրենց անիվները: Բիզնես պլանավորումը լավ գրասենյակի կառավարման կարեւոր բաղադրիչն է եւ պետք է լինի ձեր կանոնավոր գրասենյակային ռեժիմի մասը:
Հաջողակ փոքր բիզնեսի սեփականատերերը ամեն շաբաթ ծախսում են բիզնեսի պլանավորման վրա, եւ շատերն օգտագործում են օրական բիզնեսի պլանավորման նիստերը որպես նպատակների ընդլայնման եւ աճի գործիք:
Այս բիզնես պլանավորման ուղեցույցը հիանալի հիմք է, որ ձեր բիզնես պլանավորման աշխատանքները շարունակվում են: այն սահմանում է ձեր բիզնեսի պլանավորման հիմքը ձեր փոքր բիզնեսի համար եւ ապահովում է ռեսուրսներ ամեն ինչի վրա , տեսողական հայտարարություն գրելու, բիզնես նպատակներ սահմանելու կանոններով:
Եթե դուք աշխատակից ունեք, ներգրավեք դրանք բիզնեսի պլանավորման մեջ `ձեւականորեն կամ ոչ պաշտոնական:
Դուք սիրում եք տարբերությունը
Թույլ մի տվեք, որ քաոսը խանգարում է բիզնես անել: Երբ դուք սկսում եք կիրառել այս լավ կառավարման գրասենյակային այս յոթ սկզբունքները, դուք կզարմանաք այն տարբերության վրա, որ լավ գրասենյակի ղեկավարումը դարձնում է, եւ որքան ավելի բիզնես եք անում:
Տես նաեւ:
Ինչու Cloud Computing- ը իդեալական է փոքր բիզնեսի համար
Ձեր տիրապետման համակարգը տիրապետելու համար