Նախքան պատրաստել եւ տարածել W-2 ձեւեր

01 - Համոզվեք, որ դուք ճիշտ աշխատող եք, որպես աշխատողներ

Աշխատողը այն աշխատողն է, որն աշխատում է գործատուի ուղղությամբ: Ընդհանրապես, ցանկացած կազմակերպություն, որը ծառայություններ է մատուցում կազմակերպության համար, աշխատակից է, եթե կազմակերպությունը կարող է վերահսկել, թե ինչ է կատարվելու եւ ինչպես կկատարվի:

Մյուս կողմից, անկախ կապալառուը անհատ կամ բիզնես է, որը ծառայում է մեկ այլ անձի կամ բիզնեսի համար: Անկախ կապալառուը առանձին բիզնես կազմակերպություն է եւ չի համարվում աշխատող: Անկախ կապալառուների որոշ օրինակներ խորհրդատուներ, գործակալներ կամ բրոքերներ են: Անկախ կապալառուների աշխատանքը հաճախ պատահական է կամ կարեւոր չէ բիզնեսի համար. օրինակ, մաքրման ծառայություն, աշխատավարձային պրոցեսոր կամ ՏՏ ծառայություններ:

Կարդալ ավելին աշխատողների որպես դասատուների կամ անկախ կապալառուների դասակարգման մասին եւ խորհրդատվություն ստանալու համար խորհրդատվություն ստանալու համար:

02 - Ստուգեք բաշխումը եւ ներկայացնելով ընթացիկ տարին

Երկրորդ քայլը ներգրավված է W-2 գործընթացում: Առաջին քայլը W-2 ձեւերը բաժանողներին բաժանվում է: Երկրորդ քայլը `այս ձեւերը ներկայացնել Սոցիալական ապահովության վարչությունը: (SSA)

Աշխատակիցներին բաժանելու եւ SSA- ի հետ ներկայացնելու վերջնաժամկետը հաջորդ տարվա հունվարի 31-ն է: Սա SSA- ի ներկայացման նոր նախնական ժամկետն է, որն օգնում է խուսափել հարկային խարդախությունից: Կարդալ ավելին W-2 եւ 1099 ժամկետների մասին:

Համոզվեք, որ դուք աշխատողներին տալիս եք իրենց ձեւերը հունվարի սկզբին, որպեսզի նրանք ժամանակ ունենան վերանայել դրանք, կանխել սխալները:

03 - Ստուգեք աշխատակից W-4 ձեւերը

Գործատուներից պահանջվում է ունենալ W-4 ձեւ բոլոր աշխատողների համար բոլոր ժամանակներում: Ձեւ W-4- ը ներառում է աշխատակցի դաշնային եկամտահարկի պահուստի գումարը որոշելու համար, օգտագործելով ընտանեկան կարգավիճակը, կախվածության թվաքանակը եւ կուտակված լրացուցիչ գումարները:

Ձեւ W-4- ը պետք է ավարտվի վարձակալության ժամանակ եւ ցանկացած ժամանակ աշխատակիցը ցանկանում է փոփոխություն կատարել: Աշխատողը պետք է փոխի W-4 ձեւը, եթե աշխատողի անձնական տվյալները (ներառյալ ընտանիքի կարգավիճակը եւ կախյալ անձանց թիվը) փոխվում կամ աշխատողի հասցեն փոփոխվում է: Աշխատողը կարող է ցանկացած պահի փոխել W-4 ձեւը `փոփոխելու պահառության գումարը :

Տարվա ավարտից առաջ ամեն տարի, գործատուները պետք է խնդրեն բոլոր աշխատակիցներին վերանայել W-4 ձեւը, որպեսզի համոզվեն, որ անձնական տվյալները ճշգրիտ են:

Ձեռնարկի W-4- ի վերաբերյալ ճշգրիտ եւ ընթացիկ տեղեկություններ տրամադրելու համար աշխատակիցները կօգնեն ձեզ պատրաստել եւ տարածել W-2 ձեւերը:

04 - Հավաքեք աշխատավարձի մասին տեղեկատվություն W-2 ձեւերի համար

Նախ, ձեր W-2 ձեւերի համար ձեր ընկերության մասին որոշ տեղեկություններ պետք է ունենաք:

• Ձեր ընկերության գործատուի համարը
• Բիզնեսի անունը, հասցեն եւ փոստային կոդը
• Իսկ ձեր ընկերության պետական ​​հարկային նույնականացման համարը

Այնուհետեւ, դուք պետք է հավաքեք յուրաքանչյուր աշխատողի մասին տեղեկություններ, ինչպես անձնական տեղեկություններ, այնպես էլ աշխատավարձային տեղեկություն:

• Աշխատողի անունը եւ հասցեն, սոցիալական ապահովության համարը կամ հարկային այլ վկայականի համարը
• Այդ աշխատողին վճարվող գումար. Ընդհանուր աշխատավարձ, խորհուրդներ եւ այլ փոխհատուցում
• Դաշնային եկամտահարկի գումարը պահպանվում է
• Սոցիալական ապահովության աշխատավարձ (մինչեւ Սոցիալական ապահովության առավելագույն գումարը տարվա համար)
• Medicare- ի աշխատավարձը եւ խորհուրդները եւ Medicare- ի հարկը, ներառյալ հավելյալ Medicare- ի հարկը , բարձր եկամուտ ունեցող աշխատակիցների համար:
• Վճարված աշխատակիցների խորհուրդներ
• Անաշխատունակ խնամքի նպաստները եւ աշխատակցին հարկվող այլ արտոնություններ
• Յուրաքանչյուր պետության համար, որտեղ աշխատողը աշխատել է, պետական ​​տուրքը վճարվում է, եւ վճարվում են պետական ​​եկամտային հարկը
• Տեղական աշխատավարձերը եւ խորհուրդները վճարվում են եւ տեղական եկամտահարկը պահվում է:

05 - Վերանայեք W-2 մշակումը - Ինչպես կստեղծվի W-2- ը:

Եթե ​​ձեր ընկերությունը նոր է աշխատավարձի վերամշակման համար, կամ եթե ձեր աշխատավարձի վիճակը վերջերս փոփոխվել է, լավ գաղափար է վերանայել աշխատակիցներին տարվա վերջում հաշվետվությունների հայտնաբերման, ավարտելու եւ տարածելու գործընթացը: Դուք կարող եք ստանալ W-2 ձեւերը գրասենյակային մատակարարման խանութից, ձեր ՀԿԿ-ից, հարկային կամ հաշվապահական ծրագրերից կամ IRS- ից:

Նշում. Դուք չեք կարող ներբեռնել W-2 ձեւերը IRS- ից կամ այլուր Ինտերնետից: W-2 ձեւի պատճենը կարմիր թանաքի հատուկ գույնի մեջ է եւ չի կարող կրկնօրինակվել: Դուք պետք է ներկայացնեք Ա Copy A- ի հատուկ IRS- ի ձեւը Սոցիալական ապահովության վարչության հետ (սա ձեր պատճենն է եւ սոցիալական ապահովության հետ կապված փետրվարի վերջին):

Ահա W-2 ձեւերի պատրաստման որոշ տարբերակներ.

• Օգտագործելով հաշվապահական ծրագրեր : Եթե ​​ունեք ընդամենը մի քանի աշխատակից, եւ դուք օգտագործում եք հաշվապահական ծրագրեր, կարող եք ձեռք բերել հավելում `պատրաստելու W-2 ձեւերը` օգտագործելով այս ծրագրաշարը:
• Օգտագործելով հարկերի նախապատրաստման ծրագրեր: Եթե ​​դուք օգտագործում եք ընդհանուր հարկային պատրաստման ծրագրային ծրագրերից մեկը `առցանց կամ աշխատասեղանի տարբերակով, եւ դուք ձեռք եք բերել այս ծրագրաշարի բիզնես տարբերակը, ստուգեք, թե արդյոք W-2 մշակումը ներառված է: Շիրլի Էլմբլադը, ֆինանսական ծրագրերի ուղեցույց, ունի հարկային ծրագրերի վերանայումների հոդված
• Օգտագործված W-2 ձեւերի օգտագործումը : Հիմնական գրասենյակ մատակարարող ընկերություններն ունեն նախապես տպագրված W-2 ձեւաթղթեր `CD- ի վրա ծրագրային ապահովման օգտագործման համար, որը թույլ է տալիս մուտքագրել այդ ձեւերի տեղեկատվությունը ձեռքով եւ տպել դրանք տպիչի վրա:

Որպես W-2 ձեւերի լրացման եւ տպագրման համար օգտագործվող մեթոդը պետք է ունենա նաեւ W-3 հաղորդման ձեւեր :

06 - Որոշեք, թե ինչպես W-2 ձեւեր բաժանել աշխատակիցներին

Երբ դուք ստեղծել եք W-2 ձեւեր, ձեր հաջորդ որոշումը այն է, թե ինչպես բաժանեք նրանց աշխատողներին: Հիշեք, որ աշխատակիցներին W-2 ձեւերի բաշխման վերջնաժամկետը հարկային տարվա հաջորդ տարվա հունվարի 31-ն է: Օրինակ, 2016 թ-ի W-2s հարկային տարվա բաշխման համար պահանջվող գործատուները մինչեւ 2017 թ. Հունվարի 31-ը տարածելու են դրանք:

Դուք ունեք երկու տարբերակ `տպագիր W-2 ձեւաթղթերի բաժանորդներին բաժանելու համար, կամ ուղարկել դրանք կամ նրանց բաժանել աշխատակիցներին: Եթե ​​աշխատողը ինքնուրույն վերցնում է իր W-2 ձեւը, կարող է աշխատակիցը ստորագրել, որ ձեւը վերցվի, խուսափելու այն հարցի վերաբերյալ, թե արդյոք դա արվել է:

07 - Ստուգեք սխալները, նախքան W-2 ձեւերը ուղարկեք աշխատակիցներին

Խնդիրները նվազեցնելու եւ W-2 ձեւերը վերադարձնելու համար ստուգեք W-2 ձեւերը սխալների համար, օգտագործելով այս ստուգաթերթիկը: Ընդհանուր W-2 սխալները ներառում են սխալ տարվա ձեւի օգտագործումը, տեղեկատվությունը չներառելը, սխալ վանդակում տեղեկություն տրամադրելը եւ Սոցիալական ապահովության պահառության դադարեցումը չի դադարում:

08 - Աշխատակիցների խնդրանքները կրկնօրինակ W-2 ձեւերի համար

Աշխատողները հաճախ սխալվում կամ կորցնում են W-2 ձեւերը եւ կարող են գալ ձեր աշխատավարձային բաժին, խնդրելով իրենց W-2 ձեւի կրկնօրինակ պատճենը: Նախքան W-2 ձեւերը տարածելը, մտածեք, թե ինչպես պետք է զբաղվել այս խնդրանքներով.

• Եթե ​​դուք տպագրեք ձեւերը ներսից, կարող եք պարզապես վերանայել W-2 ձեւը եւ տալ այն կամ ուղարկել այն աշխատողին:
• Եթե ​​ձեւը պատրաստվել է արտաքին աշխատավարձային ծառայության կողմից, ապա նրանք կարող են գանձել ձեզ այն ձեւակերպման եւ փոստային ձեւի արժեքի համար: Դուք կարող եք աշխատակիցներին առաջին կրկնօրինակ ձեւով կամ մեկ տարվա կրկնօրինակը վճարել (դա տեղի է ունենում):

Ինչ էլ որ որոշեք, լավ գաղափար է, հաղորդակցվել ձեր աշխատակիցների կրկնօրինակների վերաբերյալ ձեր քաղաքականությունը: Կրկնօրինակ ձեւերի համար գանձելը կարող է ծայրահեղ թվալ, բայց դա կարող է կրճատվել կորցրած ձեւերի քանակով, որոնք դուք պետք է զբաղվել:

09 - Ներկայացնել W-2 եւ W-3 ձեւերը սոցիալական ապահովության վարչության հետ

Որոշվել է, թե ինչպես պատրաստել W-2 ձեւերը եւ այդ ձեւերը բաժանել աշխատակիցներին (հարկային տարվա հաջորդ տարվա հունվարի 31-ին), ձեր հաջորդ որոշումը պետք է որոշի, թե ինչպես ձեւակերպել Սոցիալական ապահովության վարչությունը (SSA) .

Բոլոր W-2 ձեւերը պետք է ներկայացվեն Սոցիալական ապահովության վարչությանը, ինչպես նաեւ W-3 հաղորդման ձեւով : Այս ձեւերը ներկայացնելու երկու տարբերակ.

• Սոցիալական ապահովության ինտերնետային կայքի «Գործարար ծառայությունների առցանց» բաժնում կարող եք առցանց մուտք գործել : Դուք պետք է նախ գրանցեք, ապա լրացրեք համապատասխան ձեւաթղթերը առցանց: Եթե ​​դուք BSO- ի հետ առցանց մուտք եք գործել, դուք կարիք չեք ունենա ներառել W-3 ձեւերը:
• Դուք նաեւ կարող եք փոստով ուղարկել W-2 ձեւերը, ինչպես նաեւ Ձեւ 3-ը `Սոցիալական ապահովության վարչությանը:

Ահա ավելի շատ տեղեկություններ, թե ինչպես պատրաստել W-3 ձեւ :

10 - Ստուգեք W-2 ձեւերի բաշխման պետական ​​կանոնակարգերը

Աշխատողի համար W-2 ձեւը լրացնելիս, այդ ձեւի մեկ հատվածը (1-ին պատճեն) նշանակվում է այն պետությանը, որտեղ աշխատողը աշխատում է: Եթե ​​աշխատողը աշխատում է մեկից ավելի երկրում, ապա դուք պետք է ներկայացնեք W-2 ձեւի պատճենը յուրաքանչյուր պետության համար:

Յուրաքանչյուր պետություն ունի տարբեր պահանջներ W-2 ձեւերի ներկայացման եւ ցանկացած փոխանցման ձեւ: Ստուգեք ձեր պետության հարկային մարմնի կամ պետական ​​եկամուտների բաժնի հետ, որպեսզի իմանան այդ պետության պահանջները:

UPDATE: Շատ երկրներ համապատասխանում են հունվարի 31-ի նոր վերջնաժամկետին W-2s- ի SSA- ի հետ:

Կարդալ ավելին պետական ​​տուրքի հարկերի մասին: