Ինչպես կազմակերպել ձեր հովանավորչական միջոցառումների անցկացման հանձնաժողովը

Ոչ առեւտրային իրադարձությունները դրամահավաքի եւ լուսաբանման կարեւոր բաղադրիչն են: Իրադարձությունների մեծ մասը «բոլոր ձեռքերը տախտակամած» գործն է, որը բոլորից պահանջում է շահույթ չհետապնդող ներգրավվել միասին աշխատելու համար: Որոշ առեւտրային կազմակերպություններ նույնիսկ միջոցառումների պլանավորող հանձնաժողով են կամ նվիրյալ կամավորներ, որոնք օգնում են պլանավորել եւ կազմակերպել միջոցառումը:

Այնուամենայնիվ, միջոցառման պլանավորումը կարեւոր է, եթե ցանկանում եք, որ միջոցառումը հարթ լինի, դուք նաեւ ցանկանում եք արդյունքներ ձեր բոլոր ջանքերից:

Ահա թե ինչու ձեր կազմակերպությունը պետք է հավաքի «ընդունող հանձնաժողով»:

Ինչ է ընդունող հանձնաժողովը:

«Հյուրընկալող կոմիտե» -ը տարբերվում է ավանդական միջոցառումների պլանավորման հանձնաժողովից: Փոխարենը մարդկանց, ովքեր ակտիվորեն ծրագրում են, պլանավորելով կամ ստեղծելով օրվա կամ երեկոյան իրադարձությունների համար, հյուրընկալող կոմիտեն այն թիմն է, որը օգտագործում է իր ցանցերը `համոզվելու համար, որ իրադարձությունը հարված է: Որոշ հյուրընկալող հանձնաժողովի անդամներ կարող են ընտրել հետեւյալը.

• Խրախուսեք նրանց ընկերներին, ընտանիքին կամ գործընկերներին `տոմս գնել
• Հավաքեք աճուրդի ապրանքներ տեղական բիզնեսներից
• Դարձրեք վաճառող կապեր դռների մրցանակների կամ միջոցառման սննդի համար

Իհարկե, կան բազմաթիվ միջոցներ, որոնք ընդունող հանձնաժողովը կարող է բարեգործական միջոցառումներն ավելի լավ դարձնել, քան երբեւէ : Մտածեք հյուրընկալող կոմիտեի մասին, որպես կուսակցության փաստացի ընդունող, ինչ-որ մեկը, ով հրավիրում է լավագույն հյուրերին, գիտի, թե ում պետք է զանգահարել սննդամթերքի կամ դեկորի եւ կարող է կապել ձեզ մարդկանց հետ, որոնք միջոցառումը ընդհանուր հաջողություն են:

Քանի որ հյուրընկալող հանձնաժողովը կարող է մեծացնել միջոցառումներից ստացված միջոցները կամ լրատվամիջոցների ավելի ուշադրություն դարձնել, իրավասու անձանց գտնելը եւ հավաքելը կենսական նշանակություն ունի:

Ով է ընտրել Ձեր հյուրընկալող կոմիտեին

Իրականորեն օգտակար հյուրընկալող հանձնաժողովը չի ներառում վճարովի շուկաներ կամ միջոցառումների ծրագրավորողներ: Փոխարենը, դրանք պետք է բարձր լինեն ձեր առկա թիմի անդամների, դոնորների բազայի կամ կամավորների հետ կապերի եւ պատրաստակամության հասնելու համար:

Ձեր ընդունող հանձնաժողովը կարող է ընդգրկել ընդամենը մի քանի մարդից մինչեւ տասնյակ:

Որքան ավելի շատ մարդիկ ձեր հանձնաժողովում, այնքան ավելի մեծ ազդեցություն կարող են համատեղ լինել ձեր միջոցառման հաջողության մասին:

Դուք կարող եք գրեթե ցանկացած վայրում ընդունող հանձնաժողովի անդամներ գտնել, ներառյալ `

• Ձեր կազմակերպության շրջանակներում խորհրդի անդամ կամ նախագահ
• Կամավորները, ովքեր բարձր մակարդակով զբաղվում են համայնքում
• Դոնոր, որը կապեր ունի տեղական բիզնեսների հետ
• Դոնոր կամ վարչության անդամ, որն ունի մեծ կապեր ձեր իդեալական դոնոր ժողովրդագրության մեջ
• Կամավորները, ովքեր գիտեն վաճառողներին կամ վայրի սեփականատերերին
• Տեղական կամ ազգային նշանավոր մարդիկ, որոնք հաճախ պաշտպանում են ձեր գործին

Երբ դուք ունեք այնպիսի վայրեր, դուք կցանկանաք միանալ ձեր ընդունող հանձնաժողովին: Ժամանակն է նրանց հավաքագրել:

Ինչպես ընդունել հյուրընկալող հանձնաժողով

Փնտրեք եւ միացեք այն անհատների հետ, ովքեր գերազանց հյուրընկալող հանձնաժողովի անդամներ կդարձնեն: Այնուամենայնիվ, ոչ միայն խնդրեք ինչ-որ մեկին ընդունող հանձնաժողովում լինել: Հանձնաժողովի անդամների հավաքագրման լավագույն եղանակը պաշտոնական հրավեր է:

Հյուրընկալող հանձնախմբի հրավերի մեջ կարեւոր է ներգրավել.

• Լրացրեք միջոցառումը եւ ձեր կազմակերպությունը (ամսաթիվը եւ վայրը)
• Տեղեկատվություն միջոցառման նպատակի մասին (կոնկրետ գործի դրամահավաք)
• Օրինակ, հյուրընկալող հանձնաժողովի անդամը կարող է նպաստել
• Ձեր թիմին արձագանքելու կամ կապելու ամսաթիվը
• «Ընդլայնված» շնորհակալություն հայտնելու համար `նրանց հայտնելով, որ դուք ոգեւորված եք հրավիրել նրանց

• Ձեր անունը / կոնտակտային անձ եւ կոնտակտային տվյալներ

Համոզված եղեք, որ պոտենցիալ անդամները գիտակցում են, որ իրենց ներգրավվածությունը կճանաչվի եւ գնահատվելու է, եւ որ նրանք կարող են զգալի ազդեցություն ունենալ միանալով:

Եթե ​​դուք հետաքրքրված եք, թե ինչպես պատրաստել ձեր հյուրընկալող կոմիտեի հրավերի նամակը, շատ օրինակներ կան ընկերների շահույթ չհետապնդող կայքերում: Եթե ​​դուք փնտրում եք հեշտ օգտագործման կաղապար, պատճենեք եւ կպցրեք ստորեւ բերված ձեւանմուշը եւ ձեր տվյալները կպցրեք կցորդներից յուրաքանչյուրին:

[Ամսաթիվ]

Հարգելի [Insert Name]:

Ես գրում եմ, որ ձեզ տեղեկացնեն այն մասին, թե ինչ է նշանակում [ձեր կազմակերպության անունը] [Տեղադրեք Քաղաք]:

[Ամսաթիվը եւ տարին (եթե տարբերվում է ընթացիկից)], [Կազմակերպությունը] [Event Name ]- ը [City] -ին է բերում, որպեսզի իրազեկվի իրազեկվածության մասին ձեր կազմակերպության հասցեների համար, եւ աջակցեք [ ծրագրեր / նախաձեռնություններ / ջանքեր):

[Իրադարձության / նպատակի / թեմայի վերաբերյալ համապատասխան տեղեկություններ ավելացնել]:

Միջոցառումը տեղի կունենա [City] -ում [Իրադարձության վայրում (եթե ունեք)] վրա [ամսաթիվը եւ ժամը]:

[Ահա], մենք կցանկանայինք, որ ձեր օգնությունը կատարեիք այս իրադարձությունը, իսկ մյուսները `դրանով իսկ, հաջողություն: Եթե ​​ցանկանում եք լինել այս միջոցառման մի մասը, ինչպես նաեւ հետագա անելիքները, ապա մենք ամենից շատ երախտապարտ կլինենք, եթե ընդունեք այս պաշտոնական հրավերը մեր հյուրընկալ կոմիտեի կազմում:

Ներգրավվելու մի քանի պարզ ուղիներ կան.

1. Կիսվեք ձեր անունը կամ ձեր կազմակերպության անունը, որպես ընդունող հանձնաժողովի անդամ
2. Հրավիրեք ձեր գործընկերներին, ընկերներին եւ հարեւաններին, որպեսզի գնեք [սեղան / տոմս] մեր միջոցառմանը (ներ)
3. Միացեք մեզ միջոցառման համար
4. [Տեղադրեք կոնկրետ խնդրանք `հիմնվելով անձի վիճակի, կապերի վրա]:

Մենք նաեւ սիրում ենք այն, եթե դուք համարում եք ձեր սեփական սեղանը հյուրընկալելու եւ ընկերներին եւ գործընկերներին հրավիրելու հաճույքի երեկո: Ձեր առատաձեռն աջակցությունը կօգնի մեզ տարածել խոսքը [պատճառը] եւ իսկապես ազդել:

[Կազմակերպության] անդամը կապվելու է ձեզ հետ [Ներդիրի ժամկետի] ընթացքում, քննարկելու մեր հյուրընկալ կոմիտեի մանրամասները եւ քննարկեք ձեր ներգրավվածությունը, եթե դուք հետաքրքրված եք:

Մենք անհամբեր սպասում ենք ձեզ հետ աշխատելու, [Event Name] եւ հետագա իրադարձությունների հաջողությունը դարձնելու համար: Շնորհակալություն ձեր առատ ուշադրության եւ աջակցության համար:

Հարգանքով,

[Քո անունը]

[Դիրքը կազմակերպությունում]

[Կազմակերպության անվանումը]

[Կոնտակտային համարը]

Հետո ձեր անձնակազմին հանձնել եք

Ընտրված հանձնաժողովի անդամներին հրավիրելուց հետո դուք կստանաք որոշակի ընդունելության նամակներ կամ զանգեր: Այնուամենայնիվ, նախքան միջոցառումների մանրամասները կամ ինչ ցանկանում եք դրանք անել, հանձնեք կարճատեւ հանդիպում հանձնաժողովին: Առանց նրանցից ոչինչ խնդրելու, թող նրանք:

• Ծանոթացեք միմյանց
• Քննարկեք, թե ինչպես են դրանք ձեր կազմակերպության մեջ ներգրավված
• Վերանայել ձեր գործի կամ աշխատանքի մասին նյութերը կամ ներկայացումները
• Ակնհայտ գաղափարներ, թե ինչպես են նրանք ցանկանում իրենց ներդրումն ունենալ

Այստեղից դուք կարող եք նրանց իմանալ ձեր դրամահավաքի նպատակները եւ ինչպես կցանկանաք տեսնել նրանց միասին աշխատելը (հրավիրել շփումներ կամ աճուրդների համար հասանելիություն): Նրանք կարող են նաեւ բաժանվել «ենթահանձնաժողովների», եթե ունեք մեծ խումբ

Իհարկե, հյուրընկալ կոմիտեի աշխատանքը միայն միջոցառումը պլանավորում եւ իրականացնում է: Ընդունող հանձնաժողովը պետք է աշխատի Ձեր կամավորների կամ միջոցառումների պլանավորման հանձնաժողովում տոմսեր վաճառելու համար, համոզվեք, որ նոր միջոցառումների հովանավորություն է պահանջվում, աճուրդի կետերը շատ են, եւ գիշերը կլինի հիթ `ներկաների համար:

Ճանաչելով Ձեր հյուրընկալ կոմիտեի ջանքերը

Միջոցառման ավարտին ձեր հյուրընկալող կոմիտեի անդամները պետք է լինեն առաջիններից մեկը, ում շնորհակալություն եք հայտնում, ինչպես նաեւ միջոցառման ընթացքում եւ գրավոր շնորհակալություն հայտնել ձեզ օրվա համար: Որքան շատ եք զբաղվում ձեր հյուրընկալող հանձնաժողովը, այնքան ավելի շատ կլինեն ապագայում հյուրընկալել:

Գտնել ձեր կազմակերպության կամ համայնքի մեջ գտնվող մարդկանց, որոնք կարող են օգնել ձեզ անցկացնել ձեր հաջորդ իրադարձությունը: Նրանք կարող են մեծ փոփոխություններ կատարել ձեր բարձրացրած գումարների եւ ծրագրեր, որոնք կարող եք աջակցել: