Գնումների քարտերի մի շարք ծրագրեր կան, որոնցից ոմանք ներգրավված են միայն ընկերության կողմից հաստատված վաճառողներին, իսկ մյուսները թույլատրում են օգտագործել ցանկացած վաճառող:
Գնումների քարտերի միջոցով աշխատակցի կատարած գնումները սովորաբար փոքր եւ ցածր արժեք ունեն: Գնումների քարտային ծրագրերի վերաբերյալ շատ բացասական արձագանքները հատուկ ուղղված են աշխատակիցների կողմից քարտի չարաշահմանը: Այնուամենայնիվ, գնումների ծրագրերի օգուտները շատ ավելի մեծ են, քան ծրագրում գործող ռիսկերը եւ ծախսերը:
Գնումների քարտերի առավելությունները
Միացյալ Նահանգների կառավարությունը պարզել է, որ 2500 դոլարով գնումները ընդամենը կազմում են պետական ծախսերի 2 տոկոսը, բայց հաշվի է առնված բոլոր գնումների 85 տոկոսը: Քանի որ այս փոքր գնումների վարչական ծախսերը հաճախ գերազանցում էին փաստացի դոլարը, գնումների քարտերի օգտագործումը շատ պետական գերատեսչություններում աճեց: Մեկ պետական գործակալություն, Առեւտրի դեպարտամենտը գնահատել է, որ գնումների քարտերի օգտագործումը պահպանել է նրանց տարեկան 22 մլն դոլարը վարչական ծախսերի եւ վերամշակման ժամանակահատվածի գնման նվազեցման մասին:
Քարտերի օգտագործումը թույլ է տալիս գնման բաժինները ջանքեր ներդնել ընդհանուր գնումների 15 տոկոսի մեջ, որը կազմում է ընդհանուր ծախսերի 98 տոկոսը:
Ներքին վերահսկողության իրականացում
Գնումների քարտերի չարաշահումը նորությունների լուրն է, սակայն հաճախ այդ չարաշահումները, հատկապես պետական գերատեսչություններում, սովորաբար ցույց են տալիս բարձր դոլարի արժեք, սակայն հաճախ ծախսվում են ընդհանուր ծախսերի մեկ տոկոսից պակաս:
Սակայն չարաշահումը տեղի է ունենում, սակայն այն կարող է վերահսկվել `համապատասխան ներքին հսկողության իրականացմամբ, թափոնների եւ չարաշահումների նվազեցման համար:
Ուժեղ կառավարման ուղղությունը վճռորոշ է գնումների հաջողված քարտի ծրագրի համար: Կառավարումը պետք է հստակ սահմանի այն, ինչ քարտի համար թույլատրվում է օգտագործել, սահմանում եւ պարտադրում է վճարել վճարման իրավունքի խախտման, խարդախության եւ չարաշահումների համար պատժամիջոցները: Իհարկե, հետեւի գրասենյակի ընթացակարգերը եւ ռեսուրսները պետք է լինեն իրականացնելու վերահսկողությունը: Եթե գնման քարտի չարաշահումների վերահսկման եւ գործարքների համար բավարար ռեսուրսներ չկան, ապա չարաշահումները կշարունակվեն եւ կբարձրանան, քանի որ ծրագրում պատասխանատվության բացակայությունը դիտվում է իր օգտագործողների կողմից:
Ով է ստանում քարտ
Գնումների քարտային ծրագրերի մեկ այլ բացասական երեւույթը այն է, որ ընկերությունները կարծում են, որ քարտեր պետք է տրամադրեն իրենց բոլոր աշխատակիցներին, որոնք գնումներ են կատարում: Սա չի նշանակում, տրվում է գնումների քարտ, տրվում է վստահություն: Ընկերությունը պետք է կարողանա վստահել քարտի օգտագործողին, քանի որ իրենք իրականում ծախսում են ընկերության գումարները : Պետք է լինի հաստատման գործընթաց, որտեղ աշխատողները պետք է ընտրվեն, վերանայեն եւ հաստատեն: Եթե աշխատակիցը վատ վարկ ունի, ապա նրանց պետք է տրվի ընկերության գնումների քարտ:
Ծախսերի սահմանները սահմանելը
Ինչպես ցանկացած վարկային քարտ, օգտագործողի համար պետք է լինի վարկային սահմանաչափ:
Կրեդիտ քարտային ընկերությունները քարտապաններին տալիս են վճարման հնարավորության սահմանափակում: Գնումների քարտապանների համար ընկերությունները քարտապաններին պետք է տրամադրեն ծախսերի սահմանաչափ, որը համապատասխանում է նրանց դիրքորոշմանը եւ հնարավոր ծախսերին: Օրինակ, ՏՏ վերլուծաբան աշխատած մարդը կարող է պահանջել միայն տպիչի թանաք եւ փոքր համակարգչային ցանցեր, որոնք կարող են ընդամենը մի քանի հարյուր դոլար տարեկան: Այս աշխատակցի ծախսման սահմանը պետք է արտացոլի եւ չպետք է տրամադրվի $ 2500-ի սահմանաչափի ծախսային սահմանը, որը կարող է տրվել ՏՏ աշխատակազմին: Ծախսային սահմանները պետք է վերանայվեն պարբերական հիմունքներով, որպեսզի աշխատողներին համապատասխան մակարդակը տրվի, դրանց իրական ծախսերի հիման վրա: