Ինչպես կրճատել ավելորդ ծախսերը
Այնուամենայնիվ, շատ ընկերություններ տեղյակ չեն, թե ինչպես պետք է զարգացնել վարկային քարտի քաղաքականությունը: Շատ բիզնեսի սեփականատերերը միշտ ցանկություն ունեն այդ քաղաքականությունը ստեղծել, սակայն այնուամենայնիվ ուղղություն չկա, թե ինչպես դա անել: Դրա շնորհիվ այստեղ է վառ նկարագրությունը, թե ինչպես կարող են ընկերությունները արդյունավետ կերպով ստեղծել աշխատակիցների վարկային քարտերի քաղաքականությունը:
Քարտապանի պատասխանատվությունը
Եթե ընկերությունն իր աշխատակիցներին տրամադրում է վարկային քարտեր, ապա պետք է սահմանել քարտի օգտագործման կանոնները: Աշխատողները պետք է պատասխանատու լինեն քարտի անվտանգության համար, ինչպես նաեւ ընկերության հետ կապված ցանկացած տեղեկատվության գաղտնիությունը: Աշխատողները պետք է ապահովեն, որ քարտը պահվի ապահով վայրում, քարտը ազատ է խարդախության եւ քարտի նույնականացման համարը պաշտպանված է: Ընկերությունը նաեւ պետք է նշի, որ բիզնես վարկային քարտը սահմանափակվում է աշխատողի կողմից եւ ոչ թե որեւէ այլ անձի կողմից:
Սահմանել ծախսերի սահմանները
Ընկերությունը պետք է կարողանա հանդես գալ այն կանոններով, որոնք թելադրում են այն գործողությունները կամ գործարքները, որտեղ պետք է օգտագործվի վարկային քարտը:
Փաստորեն, ծախսերը պետք է սահմանափակվեն կոնկրետ աշխատողների կարիքներով: Յուրաքանչյուր բաժանմունք պետք է ունենա իր ծախսերի սահմանը: Որպես ընկերություն, լավ է տեղեկացնել յուրաքանչյուր աշխատակցին թողարկման ժամանակ ծախսերի սահմանների մասին : Բացի այդ, յուրաքանչյուր աշխատող չպետք է գերազանցի այդ սահմանը, եւ եթե մեկը դա անում է, ապա նրանք կստանան սահմանափակումները:
Ի վերջո, ընկերության վարկային քարտերը երբեք չպետք է օգտագործվեն կանխավճարների համար:
Հերթական օգտագործման մասին հաշվետվություն
Յուրաքանչյուր ընկերություն պետք է պատասխանատվություն կրի աշխատակիցների համար ցանկացած ընկերության վարկային քարտի օգտագործման համար: Ենթադրենք, յուրաքանչյուր ամսվա վերջում յուրաքանչյուր աշխատող պետք է մանրամասն ներկայացնի բոլոր վճարումները, ստացականները եւ ճիշտ հաշվապահական կոդերը: Յուրաքանչյուր աշխատող պետք է երաշխավորի, որ ծախսերի մուտքերը կուղարկեն ամսական հաշվետվություն մինչեւ ստուգման նպատակով ընկերությանը ներկայացնելը: Այս ամենը պետք է կատարվի ժամանակին կանխավճարներից խուսափելու համար: Դրանով իսկ ապահովելով, որ ընկերությունը մշտադիտարկում է իր ամսական ծախսերը հեշտությամբ, եւ աուդիտը դառնում է ավելի պարզ:
Անհատական ծախսերի վրա քարտեր չօգտագործելը
Ընկերությունը պետք է շատ խիստ լինի աշխատողի վարկային քարտի օգտագործման հարցում, որ ոչ ոք չի կարող օգտագործել այն անձնական ծախսերը: Մի խոսքով, քարտի օգտագործումը պետք է սահմանափակվի բիզնեսի հետ կապված գործողություններով: Անձնական օգտագործման սահմանումը, այս դեպքում, այն է, որը կապված չէ բիզնեսի շահագործման հետ: Ընկերությունը պետք է շատ դժվար լինի աշխատողին վճարել իր քարտի վրա:
Օգտագործման ակնարկ
Եթե ընկերությունը թողարկում է աշխատակիցների վարկային քարտեր, ապա խորհուրդ է տրվում քարտի վերանայում իրականացնել որոշակի ժամկետից հետո:
Քարտի վերանայումն իրականացվում է ընկերության աշխատակիցների անմիջական ղեկավարի կողմից `ընկերության հաշվապահական հաշվառման բաժնի անդամի հետ միասին: Աշխատողի վերահսկիչը պետք է ապահովի, որ քարտի օգտագործումը սահմանափակված լինի այն բանի համար, ինչ նախատեսված է: Մյուս կողմից, հաշվապահական հաշվառման բաժինը պետք է ստուգի, արդյոք աշխատակցի ներկայացրած բոլոր մուտքերը եւ ծախսերի այլ փաստաթղթերը վավեր են:
Հետեւաբար, յուրաքանչյուր ընկերություն պետք է ունենա արդյունավետ եւ հուսալի աշխատակիցների վարկային քարտի քաղաքականություն `խոչընդոտելու քարտի չարաշահման անհատների կողմից: Այն կազմակերպություն կստեղծի լավ ֆինանսական դիրքում, քանի որ ոչ մի աշխատող չի օգտագործում իր քարտը անհատական ծախսերի համար: Բացի այդ, ընկերությունը պետք է համոզվի, որ թե վերահսկիչը եւ թե հաշվապահական բաժինը հասկանում են քաղաքականության բոլոր ասպեկտները: