Այս ամենի պատճառով հանդիպման պլանավորողները պետք է խիստ սննդակարգում պատկերացնեն սննդի որակը եւ խուսափեն տուգանքներից: Ստորեւ թվարկված են ճանաչված գործիչներ եւ պայմաններ, ծանոթանալու համար:
Նախատեսված հաշվարկ
Դա ձեր հյուրերի թվաքանակն է, որը նախապես կազմավորում է իրադարձությունների կանխատեսումները: Չկան իրական պարտավորություն հաշվարկված հաշվարկով, քանի որ այն ավելի շատ «աշխատողների համար» է, որոնք օգտագործվում են ծախսերը եւ աշխատակազմի կարիքները գնահատելու համար:
Ակնկալվող հաշվիչ
Ակնկալվող հաշվարկը ներկայացվում է երկու կամ երեք շաբաթ առաջ: Այն ներկայացնում է ակնկալվող հյուրերի առավել ճշգրիտ հաշվարկը եւ պայմանավորված է վերջնական հաշվարկի հետ: Յուրաքանչյուր սննդի գործառնությունը ունի իր սեփական քաղաքականությունը ակնկալվող ակնկալիքների համար, սակայն ընդհանուր առմամբ, չպետք է շեղվի վերջնական հաշվարկի ավելի քան 15% -ով:
Վերջնական հաշվարկ / երաշխավորված հաշվարկ
Այն հանդիսանում է հյուրանոցի ճաշերի քանակը, որը դուք կվճարեք, եւ այն նաեւ ներկայացնում է այն վայրի քանակը, որտեղ սննդի սպասարկման թիմը կմիանա սենյակում:
Վճարման ամսաթվից հետո այս համարին կատարված բոլոր փոփոխությունները կարող են տուգանքներ կամ ուշ վճարումներ կատարել: Այսպիսով, կարեւոր է, որ պլանավորողը սահմանի ամսաթիվը, որն ընկնում է երաշխիքի վերջնաժամկետին:
Կրճատ տոկոսը
Կան երկու անկյուն, նվազեցնել տոկոսները: Առաջինը հաշվարկվում է սննդի միջոցով `տեսնելով, թե որքան ձեր վերջնական հաշվարկը նվազել է ձեր ակնկալվող հաշվարկից:
Եթե տոկոսը չափազանց մեծ է (ավելի քան 20%), ապա կարող է տրվել տույժի վճար, ծածկելու աշխատակազմի եւ մատակարարման պատվերների հետ կապված ծախսերը: Պլանավորները օգտագործում են նվազում տոկոսներ `գնահատելու, թե որքան« ոչ-շոու »ակնկալել: 2% անկման ցուցանիշը մոտավոր է միջին կամ վճարովի միջոցառումների համար: Այդ ցուցանիշը կարող է բարձրանալ 5% -ից բարձր, այն դեպքերի համար, որոնք ազատ են: Ինչպես դուք կարող եք պատկերացնել, մասնակիցները ավելի հավանական են ցույց տալու, թե երբ նրանք միջոցներ են ներդնում միջոցառմանը:
Սննդի քարտեր
Որոշ պլանավորողներ առաջարկում են ավելի քան մեկ entrée ֆորմալ սնունդ, եւ դա ստեղծում է մեկ այլ հաշվարկման պահանջ: Հյուրանոցները եւ բանկետների կենտրոնները չեն ուզում չհամապատասխանել գուշակությանը, թե քանի հյուր պետք է ընտրի սթեյք կամ հավի, այնպես որ պլանավորողներն իրենց ընտրության ճշգրիտ հաշվարկները ստանում են իրենց RSVP համակարգով: Իրադարձության օրը յուրաքանչյուր մասնակից պետք է ստանա գունավոր խոհանոցային քարտ, որը կարող են տեղադրվել սեղանի վրա, ուստի սերվերները ավտոմատ կերպով իմանում են, թե որ ուտեստը նրանք պատվիրեցին:
Խմեք տոմսեր
Տոնական միջոցառումների կազմակերպիչները կարող են օգտագործել խմիչքների տոմսեր ` վերահսկելու բաց բարը վարելու ծախսերը : Այն կատարվում է յուրաքանչյուր հյուրին մեկ կամ երկու խմիչք տոմսի գրանցման ժամանակ տալով: Բուֆետապանն ընդունում է տոմսերը `խմելու փոխարեն, եւ հյուրերը, ովքեր հրաժարվում են խուսափել իրենց տոմսարկղից, կարող են վճարել կանխիկ գումար: Մի խոսքով, խմելու տոմսերի մասին խոսելը նշանակում է, որ տեղի կունենա մեկ տոմսի վրա ամենաբարձր գներով խմիչքը:
Այս պատճառով էլ իմաստ ունի օգտագործել այս համակարգը գարեջրի կամ գինու կամ տան բարով, քանի որ ընտրությունները կկենտրոնացվեն ավելի սերտորեն միասին:
Աշխատել համակարգով
Ի վերջո, միջոցառման պլանի կազմակերպիչը ճշգրիտ հաշվարկներ է անում սննդի կազմակերպությանը: Այն ծրագրավորողները, որոնք անտեսում են իրենց մատակարարի կողմից տրված քաղաքականությունը եւ վերջնաժամկետները, կարող են հանգեցնել ավելի շատ վճարելու իրենց տույժերի եւ այլ վճարների տեսքով: Խուսափելու լավագույն միջոցը սննդի քաղաքականությունը կարդալուց առաջ միջոցառումը պլանավորելուց առաջ: Հետեւելով մեկ պարզ կանոն, կօգնի ձեզ ընտրել առավել հարմար ժամկետներ եւ ծախսեր անցնել հյուրերին: