Կոնֆերանսի պլանավորման ուղեցույց պատրաստելու քայլեր

Կազմակերպությունը հաջողության հասնելու կոնֆերանսի բանալին է

Կոնֆերանսի պլանավորումը պահանջում է հմտություն, որը ներառում է անհավանական կազմակերպչական հմտություններ, բազմակուսակցական ունակություն, էներգիա, ստեղծագործականություն, բիզնեսի ընկալում, միջանձնային հմտություններ եւ ուշադրություն: Այն նաեւ պահանջում է համապարփակ կոնֆերանսի պլանավորման ուղեցույց, որը ոչ միայն ձեզ պահպանում է ժամանակացույցով, այլեւ ապահովելու է շատ անհրաժեշտ երաշխիք, որ դուք չեք մոռացել ճանապարհին:

Կոնֆերանսի պլանավորումը տարբերվում է միջոցառումների պլանավորման այլ ձեւերից եւ ներառում է լրացուցիչ քայլեր:

Կոնֆերանսները հակված են խոշորածավալ միջոցառումների, որոնք սովորաբար մեկ տարի կամ ավելի են պլանավորում: Ձեր անելիքների ցանկը կարող է ներառել վայրի ընտրություն, հյուրանոցային համարների ամրագրում, առցանց գրանցում ստեղծում, բանախոսների ապահովում, հյուրընկալության սաների կազմակերպում, ցուցահանդեսային դահլիճ, հյուրախաղերի պլանավորում, սնունդ եւ խմիչք: Պատրաստեց լավ կազմակերպված կոնֆերանսի պլանավորման ուղեցույցը, որը նկարագրում է քայլերը, պետք է ունենան հաջողված համաժողովի ծրագրավորողի համար:

Հետեւյալ քայլերը կօգնեն ձեզ նախապատրաստել կոնֆերանսի պլանավորման ուղեցույց, որը կարող է ծառայել որպես ծրագիր պլանավորման պլան: Անհատականացրեք եւ փոփոխեք ուղեցույցը, հիմնվելով այն իրադարձության վրա, որը պլանավորում եք եւ պահեք այն մոտ: Երբ պատրաստվում եւ պատշաճորեն օգտագործվում է, շուտով այն կդառնա ձեր ամենաթանկ համաժողովների պլանավորման գործիքը:

Սկսեք հիմունքներից

Ձեր կոնֆերանսի պլանավորման ուղեցույցի առաջին մասը պետք է ներառի կոնֆերանսի վերաբերյալ հիմունքները.

• Իրադարձության ամսաթիվը եւ ժամանակը

• Միջոցառման վայրը (եթե հայտնի է)
• Միջոցառման նպատակը

Ներառեք ցանկացած այլ հայտնի տարրեր, ինչպիսիք են այլընտրանքային ժամկետները կամ մասնակիցների թիվը:

Ինչ է պլանը:

Նախքան կոնֆերանսի տարբեր տարրերը պլանավորելու համար դուք պետք է պարզեք, թե ինչ տարբեր տարրեր են դրանք եւ որտեղ նրանք տեղավորվում են ձեր միջոցառման ընդհանուր սխեմանում:

Այսպիսով, գրիչը եւ պահոցը հանեք կամ նստեք համակարգչի առջեւ եւ սկսեք գրել այն ամենը, ինչ գալիս է: Մի անհանգստացեք ցուցակման բաների կարեւորության կամ ցանկացած ժամանակագրական շրջանում: Դա կլինի ավելի ուշ: Այժմ դուք, ըստ էության, պետք է արհեստագործություն դնեք ձեր անելիքների շատ երկար եւ դեռ պարզ տարբերակով, որը կկրճատի տարբեր առանձին բաղադրիչները `պլանավորման գործընթացում անհատապես վարվելու համար:

Այս բաժինը կարող է թվարկել հետեւյալը.

• Վայրի ընտրություն
• Հյուրանոցային ընտրություն
• Հանդիպում տարածություն
• Հյուրանոցային համարներ
• Կոնֆերանսի ցուցասրահ եւ խցիկ
• Բացելով արարողությունը
• Ներկայացնող / մասնակցի գրանցում
• Մասնակիցների գրանցում
• Ճամփորդական միջոցառումներ
• Մասնակիցների նշանները
• Միջոցառումների ծրագիր
• Սնունդ եւ խմիչքներ
• Աուդիո-վիզուալ
• Ներկայացուցչական կազմավորում

Այս ցուցակի կազմման համար լրացուցիչ ժամանակ անցկացրեք, որպեսզի չընդունեք որեւէ բան եւ առաջ գնաք եւ ավելացրեք այն ամենը, ինչն ավելի ուշ կստացվի: Չեն խարխլված նշված պատասխանատվության բազմաթիվ ոլորտներից. նպատակն այստեղ ամեն ինչի մասին մտածելն է, այնպես որ կարող եք պլանավորել եւ կառավարել ամեն մի հոդված արդյունավետ:

Ընտրեք վայր

Երբ դուք որոշել եք, թե երբ է տեղի ունենալու համաժողովը եւ հասկանալու միջոցառման ընդհանուր ծավալը, հաջորդ քայլն այն է, որ ընտրեք տեղ:

Կախված կոնֆերանսի չափից, դուք կարող եք ընտրել մեկ վայր `ձեր բոլոր կոնֆերանսի կարիքների համար, ցուցասրահից մինչեւ հանդիպման սենյակ, բանկետների սրահներ եւ հյուրանոցային համարներ: Եթե ​​կոնֆերանսը չափազանց մեծ է, մեկ վայրում տեղակայվելու համար դիմեք մի վայր, որը գտնվում է մերձակա հյուրանոցների կամ սննդի վայրերի մոտ, որպեսզի համաժողովի մասնակիցները չունենան շատ հեռու ճանապարհորդելու համար մեկ կոնֆերանսի իրադարձությունից մյուսը:

Մտածեք մասնակիցների գրանցման մասին

Ինչպես կմասնակցեն այս կոնֆերանսին: Ինչպես կստանան գրանցման հաստատում: Ինչպես է անունների պիտակները գեներացվել եւ տարածվել համաժողովում: Ձեր կոնֆերանսի պլանավորման ուղեցույցը կներառի բոլոր այս հարցերի պատասխանները եւ պետք է թարմացվի կոնֆերանսի գրանցումը:

Եթե ​​միջոցառումը ակնկալվում է մեծ բազմություն նկարել, ապա համացանցային կոնֆերանսի գրանցման համակարգը գնալու ճանապարհ է:

Համակարգը կարող է վճարել վճարումներ , գրանցում կատարել եւ կազմակերպել այլ համապատասխան տեղեկություններ եւ աջակցել հաշվետվությունների ձեւավորմանը :

Ցուցահանդեսներ եւ ցուցահանդեսային ցուցասրահներ

Ցուցահանդեսային տարածքները համաժողովրդական համաժողովներ են, որոնք հնարավորություն են տալիս հովանավորներին եւ վաճառողներին իրենց տարածքի վարձակալման համար տրամադրել իրենց ապրանքներն ու ծառայությունները: Սա նաեւ հնարավորություն է տալիս հյուրընկալող հյուրին եկամուտ բերել, եթե ցուցահանդեսային հատկությունը արդյունավետորեն խթանվի եւ լավ ընդունվի: Ձեր կոնֆերանսի չափից կախված, ցուցահանդեսների կառավարումը եւ ցուցասրահը կպահանջեն լրացուցիչ ժամանակ եւ ռեսուրսներ, որպեսզի համապատասխանաբար պլանավորվեն:

Ինչպես նշվեց վերեւում, առցանց խորհրդաժողովների գրանցման համակարգերը գրանցման հետեւելու լավագույն ձեւն են, եթե դուք ակնկալում եք մեծ թվով մասնակիցներ, ապա հաշվի կառնեք ցուցիչի գրանցումը ձեր մասնակցի գրանցման համակարգում: Ցուցահանդեսին մասնակիցները պետք է նաեւ հետեւյալը.

• Ցուցահանդեսային նշաններ
• Կոնֆերանսի ցուցասրահի քարտեզը թվարկված խցիկի համարներով

• Ցուցահանդեսների խցիկի ձեռնարկները ստեղծեցին եւ քանդեցին
• Ցուցահանդես խցիկի պայմանագրեր
• Ցուցահանդեսի վարձույթ եւ ծառայություններ մատուցելու համար մատչելի տեղում գտնվող վաճառողների ցուցակը

Որպես կոնֆերանսի պլանավորող , դուք պատասխանատու կլինեք աշխատանքի ընդունման համար ցուցահանդեսի դահլիճում գտնվող նյութերի անվտանգությունն ապահովելու համար:

Ծրագրի կոնֆերանսի մանրամասները

Որոշ ավելի մեծ պատասխանատվությունների հետ կապված, ինչպիսիք են կոնֆերանսի անցկացման վայրի ընտրությունը եւ մասնակիցների գրանցումը, կարող եք տեղափոխել ձեր ուշադրությունը `կոնֆերանսի պլանավորման պլանավորման համար: Ինչպես եւ ցանկացած բնույթի իրադարձություն պլանավորելու դեպքում կազմակերպությունը գերազանց է, ինչպես ուշադրություն դարձնելու համար:

Այժմ ժամանակն է, որ դուրս կգան այն գործածվող նյութերի երկար լվացքի ցուցակները, որոնք դուք համաձայնել եք կոնֆերանսի պլանավորման գործընթացի սկզբում: Նայիր միջոցով ցանկը եւ անհրաժեշտ փոփոխություններ կամ լրացումներ կատարեք, որպեսզի վերջիններդ ներկայացնեք վերջին պարտականությունները եւ պարտականությունները: Հաջորդը դրեք այս նյութերը ժամանակագրական կարգով, սկսած այն կետերից, որոնք կարող են կամ պետք է նախօրոք ավարտվեն: Օրինակ:

• Հյուրանոցային համարների գրքույկը
• Պահուստային ցուցասրահի տարածք
• Ինտերնետային կոնֆերանսի գրանցման համակարգեր
• Plan կոնֆերանսի մարքեթինգային պլան

Սկզբից սկսեք գնալ այնտեղից: Յուրաքանչյուր մանրամասնելու համար, որը պետք է հակված լինի, ներառում է հետեւել, որպեսզի համոզվեք, որ պայմանագրերը ստորագրված են եւ ստացվում: Որպես կոնֆերանսի ամսաթիվը մոտենում է, ձեր գործողության կետերը ներառում են կարճաժամկետ խնդիրներ, ինչպիսիք են,

• Ընտրեք գունային սխեման եւ դեկոր
• Ծաղկեփնջեր պատրաստել
• Ընտրեք ցանկը
• Կազմակերպել օդանավակայանների փոխադրումները խոսնակների կամ VIP- ների համար

Մտածեք ձեր կոնֆերանսի պլանավորման ուղեցույցը որպես ձեր գնացք ձեռնարկը ամեն ինչի համար, որն ընդգրկված է կոնֆերանսի պլանավորման մեջ, անկախ նրանից, թե փոքր: Այս ուղեցույցը արագորեն դառնում է անգնահատելի գործիք, որը ոչ միայն կպահի ձեզ կազմակերպված եւ ժամանակացույցով, այլեւ նյարդերը հանգստացնում է որպես մեծ օրվա մոտեցում, եւ դուք կասկածում եք, արդյոք ինչ-որ բան մոռացել եք: