Ինչ եք կարծում, եթե դուք ինքն իրեն գերծանրաբեռնված համարում եք, եւ դուք արդեն օգտագործում եք ստուգաթերթիկ, երբ միջոցառումը պլանավորում եք, սակայն հանդիպում եք իրավիճակներ, որտեղ դուք գիտակցում եք (շատ ուշ), որ դուք չկարողացաք որոշակի մանրամասն մանրամասնել: Որտեղ եք սխալվել:
Յուրաքանչյուր իրադարձություն պահանջում է միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ, որը նախատեսված է այդ կոնկրետ իրադարձության հետ, եւ հարմարեցված է առանձին միջոցառման բնութագրերին: Այսպիսով յուրաքանչյուր միջոցառման պլանավորման ստուգաթերթիկը տարբեր է: Այնուամենայնիվ, կան հինգ տարրեր, որոնք դուք պետք է ունենաք ձեր միջոցառման պլանավորման ստուգաթերթում, անկախ այն բանից, թե արդյոք դուք պլանավորում եք փոքրիկ ծննդյան երեկո կամ մեծ կորպորատիվ ֆունկցիա:
Գրանցման իրադարձություններ
Դա ակնհայտ է, բայց վստահ եղեք, որ Դուք ստորագրում եք եւ ստացել եք ստորագրված պատճենները `ձեր բոլոր միջոցառումների համար անհրաժեշտ բոլոր պայմանագրերը: Դա ներառում է միջոցառման պայմանագրեր պատվիրատուի, վայրի, վաճառողի, հյուրանոցի, զվարճանքի եւ այլնի հետ: Ամուր ձեռագիրը լավ բիզնես վարելու լավ միջոց է, այլ ոչ թե որեւէ մատակարարի վարձույթ ապահովելու ճանապարհին, այլ ոչ թե հաճախորդի համար աշխատելու համար: .
Ստացեք ամեն ինչ գրավոր եւ ոչ մի աշխատանք չեք կատարում կամ ծախսում եք ձեր միջոցառումը պլանավորելու համար, մինչեւ բոլոր փաստաթղթերը ստորագրվեն եւ առաքվեն: Եթե դուք հանդիսատեսի պլանավորող եք, ով իրադարձության ծառայությունների համար նախատեսված միջոցառման պայմանագիր է պահանջում, սեղմեք այստեղ:
Հաստատեք իրադարձության ամսաթիվը եւ ժամանակը
Այս միջոցառման համար պլանավորման փուլերում խորը ծնկում եք:
Ինչպես կարող էր որեւէ մեկը գուցե ամսաթիվը սխալ դարձնել: Վաճառողներն հաճախ ունենում են այլ գործեր: Հաճախորդները կարող են համաձայնության գալ պատմության եւ ժամի մասին, ապա պարզապես մոռանում են տեղեկացնել ձեզ պլանների փոփոխության մասին: Նախքան պլանավորեք ձեր միջոցառումը, կրկնակի ստուգեք ամսաթիվը, սկսեք եւ ավարտեք ժամանակը եւ գրեք դրանք գրեթե բոլորին նույն էջում:
Վարձակալեք լրացուցիչ օգնություն
Մի կարեւորեք ձեր միջոցառման օրը լրացուցիչ օգնություն ստանալու արժեքը: Կա միշտ մի բան, որը պետք է ձգտի, եւ միջոցառման պլանավորողների մեծամասնությունը արդեն զբաղված է, միջոցառումը վարելու համար, իրենց ուշադրությունը նվիրելու այն իրավիճակներին, որոնք ծագում են: Լրացուցիչ օգնության ստացումը կարեւոր քայլ է, որը շատ հաճախ անտեսվում է, քանի դեռ հնարավոր է ուշանալ աշխատանքի լավագույն միջոցառումների անձնակազմի համար: Մի մնացեք մնացորդների համար, երբ խոսքը վերաբերում է միջոցառման աշխատակիցներին վարձելուն: Ներդրեք այս իրը իրադարձության ստուգաթերթում եւ ապահովեք լավագույն վերապատրաստված անձնակազմը, որն անհրաժեշտ է, որը համապատասխանում է ձեր միջոցառման բյուջեին:
Իրականացնել քայլեր
Ոչինչ համեմատում է ձեր մտքում ինչ-որ բան նախատեսելու մասին, ինչպես դա առաջին ձեռքով զգալն է: Միջոցառման պլանավորման գործընթացում կարեւոր քայլ է հաճախորդի եւ վաճառողի հետ միջոցառման վայրի քայլելը:
Այն հնարավորություն է տալիս հարցեր բարձրացնելու, մտահոգությունների տեղիք տալու եւ համաձայնության գալ սենյակների ձեւավորման, դեկորի, գրանցման տեղադրման եւ միջոցառման ընդհանուր հոսքի մասին: Հաճախ անգամ, նույնիսկ այն ժամանակ, երբ մենք կարծում ենք, որ մենք շփվում ենք հստակորեն, մի բան մեր տեսլականը հակառակ է այն բանի, որ ինչ-որ մեկը մտածում է մեր նկարագրության հիման վրա: Հանգստացեք ֆիզիկական տարածության վրա, պլանավորման փուլերում, որպեսզի միջոցառման օրը անակնկալներ չլինեն:
Հիշեցումներ ներառեք հետեւելու համար
Իդեալական աշխարհում, մեկ անգամ մեկին ասելը բավական կլինի, որպեսզի աշխատանքն արվի: Ցավոք, իրական աշխատանքային աշխարհը այդպես չի աշխատում կամ առնվազն ոչ թե իրադարձության պլանավորման բիզնեսը: Միջոցառման տարբեր փուլերում ներգրավված շատ խաղացողների եւ բազմաթիվ խաղացողների հետ շատ հեշտ է ինչ-որ բան կորցնել:
Այսպիսով, երբ դուք զարգացնում եք միջոցառումների պլանավորման ստուգման ցուցակը, ձեր կազմակերպած եւ ժամանակացույցով պահելու համար, ներառում են հիշեցումներ որոշակի հետեւանքներ: Օրինակ, եթե դուք խոսում եք մթերային գաղափարների վերաբերյալ մթերող անձնակազմի հետ, ապա պարունակեք ձեր իրադարձության պլանավորման ստուգման ցուցակի վերաբերյալ կետ, որը կարդում է, «Հետեւեք առաջարկվող մենյուի մթերող կողմի հետ» եւ «Դասացուցակը համտեսեք մթերքների հետ»: այնպիսի բան, որը հաստատում է շատ անգամներ: