Օնլայն հաշվապահական լուծումները կօգտագործեն ամպային հաշվարկային միջավայրը, հավաքելու եւ փոխկապակցելու այն տեղեկատվությունը, որը բիզնեսը պետք է կառավարի իր ֆինանսական միջոցները: Այս ծրագրային հարթակները հեշտացնում են հաշվապահական հաշվառման գործընթացը, նվազագույնի հասցնում ժամանակի վրա տվյալների մուտքագրման ծախսերը եւ խթանման արդյունավետությունը: Բիզնեսի շատ սեփականատերեր եւ CFO- ները օգտվում են այդ օգուտներից, խելացի ներդրման գործընթացներից հետեւելով, որոնք կստեղծեն ամենօրյա պայմանների ֆինանսավորումը կատարյալ միջավայր:
Գտնել լավագույն ծրագրակազմը
Առաջին քայլը, իդեալական առցանց հաշվապահական միջավայր ստեղծելու համար, որոշում է, թե որ ծրագրային հարթակը ունի ճիշտ գործիքներ ընկերության համար: CFO- ները պետք է ծանոթ լինեն առավել օգտակար տարբերակներին եւ մշակեն լավագույն հնարավորությունները ներկայացնող հարթակների ցուցակը: Փոքր բիզնեսը տարբերվում է չափերով, ծավալներով եւ կարիքներով, այնպես որ կարեւոր է նախապես ընկերության ղեկավարության հետ խորհրդակցել `որոշելու, թե ինչ գործիքներ են անհրաժեշտ ֆինանսական տվյալների շարունակական տատանումները կարգավորելու համար:
Հաշվետվությունները բավականին բարդ են այս փուլում, սակայն պետք է գնահատել հաշվապահական պլատֆորմի կողմից առաջարկվող աջակցության ծառայություններին հատկություններ եւ օգուտներ: Շատ ընկերություններ պահանջում են շատ հարմարեցում կամ կարող են անհրաժեշտ լինել ծրագրային ապահովման համար, ընդլայնել եւ առաջարկել ավելի համապարփակ հաշվետվություն ճանապարհի վրա: Հաշվապահական կարիքները այսօր, ինչպես նաեւ ապագայում պետք է վերլուծվեն նախքան կետավոր գծում ստորագրումը:
Պարզեցրեք աշխատավարձը
Աշխատավարձը դառնում է ավելի ու ավելի բարդ, քանի որ փոքր բիզնեսը ընդլայնվում է եւ ստանում է լրացուցիչ աշխատողներ: Ժամանակացույցի վերաբերյալ տեղեկությունները պետք է փոխանցվեն աշխատավարձային բաժին, աշխատակիցներին ճշգրիտ փոխհատուցում տալու համար անհրաժեշտ հաշվետվություններ կազմելու համար: Օնլայն հաշվապահական գործիքները կարող են վերցնել հետեւել եւ աշխատավարձային ծրագրերի մեջ մուտքագրված տվյալները եւ այն թարգմանել այն ձեւաչափով, որը կարող է օգտագործվել ստուգումների անմիջականորեն ծրագրից պատրաստելու համար:
Սա մեծացնում է ճշգրիտությունը եւ ապահովում է, որ բոլոր աշխատողները վճարեն ժամանակին, ամեն անգամ, առանց հաշվապահության վարչության, ամեն շաբաթ աշխատավարձի վրա աշխատելու ժամերը:
Շատ ժամանակի հետեւող ծրագրերը նաեւ ընդգրկում են բջջային կապի միջոցով մատչելի ընտրանքների եւ առավելությունների լայն զանգված: Կան ժամանակի հետեւող ծրագրեր, որոնք հնարավորություն են տալիս օգտվողներին մուտք գործել դաշտից բջջային հավելվածով եւ նույնիսկ SMS- տեքստային հաղորդագրություններով: CFO- ն կարող է կարգավորել բազմակի հաստատման գործընթացներ տարբեր անդամների համար, որոնք նպաստում են աշխատավարձի վճարման համար ներկայացված ժամանակին բարելավված տվյալների եւ մանրամասների օգնությանը:
Կառավարեք վաճառքի տվյալները
Փոքր բիզնեսը զբաղվում է վաճառքի տվյալները մշտական ներհոսքով: Ներգնա եւ արտաբյուջետային հաշիվներ, վճարումներ, գնման պատվերներ, պատվերների կատարում եւ առաքման տեղեկատվության մեջ բոլորը պարունակում են կենսական ֆինանսական տվյալներ, որոնք կազմում են նկարի մեծ մասը, երբ խոսքը վերաբերում է դրամական հոսքին: Չհաջողվեց հետեւել այս թվերին ճշգրիտ եւ ժամանակին նորաձեւության մեջ, ինչը կարող է հանգեցնել խառնաշփոթի, որը խթանում է ընկերության հնարավորությունները որոշումներ կայացնելու հետագա աճի վերաբերյալ:
Առցանց հաշվապահական ծրագրերը ղեկավարում են բոլոր այս կարեւոր տվյալները, ինչպես դա վերաբերում է, որպեսզի ընկերության ղեկավարները միշտ ունենան հստակ պատկեր, թե որքան գումար է մատչելի ցանկացած ժամանակ:
Անհատական պատվերների եւ հաշիվների կարգավիճակի որոշման արագ, ճշգրիտ ձեւով ապահովելով, այդ հարթակները խնայում են վաճառքի ձագի երկայնքով յուրաքանչյուր քայլի ժամանակ: Որոշ ծրագրային լուծումներ առաջարկում են ավտոմատ կերպով գանձում հաշիվներ եւ հաճախորդներին ուղարկելով ավելի շատ վաճառքի բաժնի բեռը:
Մոնիտորինգի ենթակա վճարներ եւ դեբիտորական հաշիվներ
Հնարավոր է, որ բիզնեսը շահավետ լինի թղթի վրա, բայց իրականում պայքարում կամ ձախողում է: Սա ընդհանուր խնդիր է, որը տեղի է ունենում անարդյունավետ հաշվապահական գործընթացներով ընկերությունների առջեւ, որոնք չեն ցույց տալիս դրամական հոսքերի իրական պատմությունը: Առցանց գործիքի օգտագործումը, հաշվի առնելով երկու վճարային հաշիվների եւ դեբիտորական կարգավիճակի կարգավիճակը, հեռացնում է խառնաշփոթը եւ ցույց է տալիս, թե որտեղ պետք է ձեռնարկվեն ձեռնարկության ֆինանսական առողջությունը բարելավելու համար:
Էլ.փոստի հիշեցումները եւ հիշեցումները կարգավորում են դեբիտորական պարտքերի հավաքագրման գործընթացը եւ հիշեցնելու բիզնեսի սեփականատերերին եւ ղեկավարներին, երբ վճարման ենթակա են:
Դա դարձնում է ավելի հեշտ է ստեղծել հավասարակշռված վճարման գրաֆիկ, որը ընկերության պահպանում է կարմիրի փոխարեն, ոչ թե բյուջեն քանդելու մեջ:
Խրախուսեք բջջային օգտագործումը
Remote access- ը մեծ մաս է այն բանի, որ օնլայն հաշվապահությունը այնքան արդյունավետ է դարձնում: CFO- ից բոլորը բջջային աշխատուժի հետ կարող են մուտք գործել ծրագրային ապահովում եւ ներդնել անհրաժեշտ տվյալներ ցանկացած սարքից, անկախ իրենց գտնվելու վայրից: Երբ ընկերության բոլոր անդամները ստանում են խորհուրդը վաճառքի եւ ծախսերի մասին, ինչպես դա տեղի է ունենում, այն պետք է ստեղծի խոշոր հաշվով բարձր ճշգրտություն: Գրասենյակից դուրս գտնվող գործարարները այլեւս ստիպված չեն սպասել, որպեսզի վերադառնան իրենց համակարգիչները `գործարքի տվյալները գրանցելու համար: Փոխարենը, նրանք կարող են մուտքագրել բոլոր համարները, օգտագործելով իրենց բջջային սարքերում գտնվող ծրագրերը, որոնք ինտեգրվում են հիմնական հաշվապահական ծրագրերի հետ եւ տեղեկությունները ուղիղ ուղարկում են դեպի ամպ:
Համաժամեցեք բանկերի հետ
Ամեն ինչ շատ հեշտ է մոռանալ գրավը գրելու կամ դուրս գալու մասին գործարար գրքույկում եւ տհաճ անակնկալ ստանալիս, երբ ամսական հայտարարությունը կգա: Այս խնդիրը կարող է խուսափել առցանց հաշվապահական ծրագրերի ստեղծման միջոցով `ավտոմատ կերպով ստանալ ֆինանսական տվյալներ այն պահին, երբ բանկային գործարքները տեղի են ունենում: Հստակ դոլարի գումարները ակնթարթորեն արձանագրվում եւ հասանելի են վահանակից, այն մեթոդով, որը ոչ միայն բարելավում է ճշգրտությունը, այլեւ ավելացնում է այն ամենը, ինչ անհրաժեշտ է ծախսել ամսական կտրվածքով, ըստ թերթի հայտարարությունների, որպեսզի գրքերը հավասարակշռեն:
Պահպանեք հաղորդակցումը
Հուսալի առցանց հաշվապահական լուծումը թույլ կտա ադմինիստրատորներին ստեղծել տարբեր մուտքի թույլտվություններ, որպեսզի ընկերության ստորաբաժանումների ղեկավարները, ղեկավարները եւ աշխատակիցները կարողանան տեղեկատվություն ստանալ եւ փոփոխել: Մոնիտորինգի գործիքները թույլ են տալիս CFO- ն ստուգել, որ ամեն ինչ սահուն է եւ պատասխանել ցանկացած հարցերին, օգտագործելով համագործակցության տարբերակներ դիմումում: Սա պահպանում է տեղեկատվության հոսքը անվճար ընկերության ֆինանսական որոշումների մեջ ներգրավված բոլոր կողմերի միջեւ եւ հեռացնում է այնպիսի խոչընդոտներ, որոնք կանգնած են արդյունավետ շահագործման ճանապարհով: Եթե բիզնեսի փոփոխության կարիքները, CFO- ն եւ ծառայություն մատուցողը միշտ պատրաստ լինեն, բարելավելու համար:
Վերցրեք հաշվետվության առավելությունը
Ֆինանսական տվյալների հաշվառումը, առանց ծրագրակազմի ստեղծման, ծանր գործընթաց է, որը կապում է փոքր բիզնեսի աշխատակիցների հետ, որոնք կարող են ավելի արդյունավետ լինել այլուր: Տվյալների հավաքագրման եւ այդ ձեռնարկի հաշվետվությունների կազմման հետաձգումը ստեղծում է այն ռիսկը, որ տեղեկատվությունը կարող է հնացած լինել զեկույցի ավարտին: Առցանց հաշվապահական պլատֆորմները ներառում են հաշվետու գործիքներ բիզնեսի կարեւորագույն մի քանի չափանիշների համար.
- Նախատեսված վաճառք
- Եկամուտներ եւ ծախսեր
- Դրամական հոսք
- Շահույթ եւ կորուստ
Քանի որ համակարգի մեջ ներգրավված բոլոր տվյալները անմիջապես փոխկապակցված են, յուրաքանչյուր նոր զեկույց արտացոլում է ընկերության ֆինանսների վերջին փոփոխությունները: Խաչաձեւ հարթակի համաժամացման մեկն առցանց հաշվետվությունների համակարգերի հիմնական օգուտներից մեկն է, բայց դա միակն է: Համապարփակ վահանակները կարող են համախմբել տվյալները, բարելավել հաշվետվությունները եւ թույլատրել CFO- ներին հասնել ընկերության հիմնական գործունեության ցուցանիշներին, առանց նույնիսկ իրենց համակարգիչը վերադարձնելուն: Բջջային կապը հաշվապահական ծրագրերում ընդգրկուն է եւ թույլ է տալիս օգտվողներին ոչ միայն դիտել, այլեւ խմբագրել, մանիպուլացնել եւ վերլուծել բոլոր կարեւոր տվյալները, որտեղ եւ երբ անհրաժեշտ է:
Ինտեգրել բոլոր ծրագրերը
Օնլայն հաշվապահությունը առավել շահավետ է, երբ կապված է այլ ծրագրերի հետ, որոնք բիզնեսը օգտագործում է գործառնություններ կառավարելու համար: Միասին ժամանակի հետեւելը, աշխատավարձը, գույքագրման կառավարումը եւ այլ ծրագրային ապահովումը ապահով ինտեգրացիոն պլատֆորմի միջոցով, հեշտացնում են տվյալների հոսքը եւ ապահովում է, որ առցանց հաշվապահական հաշվառման ծրագրով մատչելի տեղեկատվությունը միշտ ճիշտ է:
Ինչպես ավտոմատացման միջոցով, ինտեգրումը նպաստում է արդյունավետության բարձրացմանը եւ կարող է բիզնեսի համար զգալի գումարներ խնայել, նվազեցնելով ժամանակի ընթացքում ծախսվող ծախսերը, որոնք նախկինում ցրված էին ստորաբաժանումների կողմից: Ինտեգրումը նաեւ կրճատում է տվյալների կրկնման մի քանի կրկնօրինակների առաջադրանքները, նվազեցնում է սխալի արագությունը եւ թույլ է տալիս ընկերություններին օպտիմալացնել հաշվետվությունները `առավելագույն մանրամասն մանրամասն պարունակելու համար:
Հաշվապահական պլատֆորմների ինտեգրման կարեւորագույն բաղադրիչներից մեկն այն է, որ առաջին հերթին հասկանալը, թե ինչ ցանկալի արդյունք է, նախքան համակարգերի առաջացումը Իմանալով, թե արդյոք հաշվապահական հաշվառման պահանջները , CFO- ն կարող է ավելի ճշգրիտ գնահատել տարբեր ծրագրերի բազմաթիվ առանձնահատկությունների եւ օգուտների համապատասխանությունը, ապահովելու համար, թե դրանք իրականում համապատասխանում են ընկերության պահանջներին: Օրինակ, աշխատանքի արժեքը պահանջում է բազմաթիվ համակարգեր աշխատավարձի, ժամանակի հետեւի եւ ընդհանուր տեղեկատու համակարգերի միջեւ միմյանց հետ խոսելու համար: Եթե աշխատանքների արժեքը հաշվետվության հիմնական հավակնությունն է, ապա արդյոք ժամանակի հետեւման կիրառումը համահունչ է աշխատավարձի վերամշակման ծառայություններին իր տվյալները համահունչ դարձնելու համար:
Անհատականացրեք աշխատանքային միջավայրը
Ինստիտուցիոնալ լուծումներ առաջարկող ընկերությունները հաճախ իրենց անհատականացմանը ներառում են իրենց ծառայությունների մի մասը: CFO- ները կարող են օգտվել այդ նպատակից, ստեղծել կենտրոնական պլատֆորմ, որը հատուկ հարմարեցված է ցանկացած ընկերության կարիքների համար: Յուրաքանչյուր բիզնես պահանջում է որոշակի կարգավորումներ աշխատանքային հոսքի, տվյալների մուտքագրման ձեւերի եւ ծրագրային ծրագրերի միջեւ կապերի առումով: Պլատֆորմը պետք է լինի բավական հեշտ, բոլորի համար `առանց մեծ փորձի պահանջելու: Օնլայն հաշվապահությունը կարող է աննշանորեն ինտեգրվել այս միջավայրին, որպեսզի այն դառնում է տվյալների հոսքի կառավարման կանոնավոր գործիք:
Հիշեք, որ հարմարեցումները կարող են պահանջել վերապատրաստված ՏՏ ծառայությունների միջամտությունը, անհրաժեշտության դեպքում, կապի հաստատման համար, ապահովել տվյալների համապատասխան կերպով համաժամացման եւ հաշվետվությունների ճշգրիտ լինելը: Այս աջակցությունը պետք է բյուջետավորվի, հաշվի առնելով նոր հաշվապահական լուծումների եւ առցանց հաշվապահական ծառայությունների իրականացման ծախսերը, քանի որ այն, ի վերջո, պետք է ոչ միայն տեղադրման ժամանակ, այլեւ փոփոխության ժամանակ, աճի ժամանակ, եւ երբ հաշվապահական թիմը պահանջում է նոր տեղեկատվություն եւ հաշվետվություն: Ընկերությունները դա անում են տարբեր ձեւերով:
Փոքր բիզնեսը , սահմանափակ բյուջեով եւ հաշվապահական հաշվառման ղեկավարի մասնաբաժիններով, կարող է նախընտրել պահպանել միակ սեփականատիրոջ հետ, որը կարող է ճկուն լինել եւ զանգահարել անհրաժեշտության դեպքում: Եթե կարիքները չբավարարվեն, աշխատող ժամերի հաշվարկը ավելի հավանական է, որ օգուտ կբերի փոքր բիզնեսի բյուջեներին, քան ամսական սպասարկողը: Ընդհակառակը, խոշոր բիզնեսը կամ բարդ հաշվապահական կարիք ունեցող բիզնեսը կարող են ավելի շատ օգուտ քաղել ՏՏ ընկերության պահապանին `իրենց ընթացիկ կարիքները ծառայելու համար: Սահմանափակ իրավիճակներում որոշ ձեռնարկություններ լավագույնս համապատասխանում են աշխատակազմի ներքին ՏՏ օժանդակ անձնավորությանը: Սա սովորաբար առավել հարմար է այն ձեռնարկությունների համար, որոնք ունեն ՏՏ մասնագետ, արդեն աշխատակազմի վրա, որը կարող է վերցնել լրացուցիչ համակարգային պարտավորություններ:
ԲՊՆ-ները, բիզնեսի սեփականատերերը եւ աշխատակիցներին տրամադրելով միասնական միջավայր, որում պետք է հետեւել եւ կառավարել ֆինանսները, առցանց հաշվապահական հաշվառումն անդրադառնում է ճշգրտության եւ հաղորդակցության բազմաթիվ հարցերի վրա, որոնք կարող են վնասակար սխալներ առաջացնել: Ճիշտ իրականացումը ստեղծում է հարթակ, որը փոխակերպում է բիզնեսի ֆինանսավորման ձեւը եւ առաջարկում է արտադրողականության եւ աճի համար իդեալական միջավայր: