Ներկառուցված գրառումներից (Insert Name)
Ժամանակ առ ժամանակ ես կստանամ էլեկտրոնային փոստով իրավաբանի կողմից, ով իր գրասեղանի անունով նամակ է ուղարկում: Ահա մի քանի խնդիրներ, որոնք վերաբերում են էլեկտրոնային նամակին:
Նախ, էլեկտրոնային փոստի համակարգերի մուտքի արկղերի ցուցադրման ցուցիչը երկար չի ցուցադրի անուն: Մարդկանց մեծ մասը կտեսնի միայն «նստարանից» մի մասը, եւ գուցե մարդու անունի մի քանի տառեր: Ավելի կարեւոր է, կարծես հիմար է եւ մի քիչ հավակնոտ: Գրասեղանը նամակ չի ուղարկում: Եթե փաստաբանը պատրաստվում է նամակ ուղարկել, այն պետք է լինի իր անունով:
Fancy հետեւանքները
Որոշ փաստաբաններ սիրում են ստեղծագործել իրենց էլեկտրոնային նամակների տեսքով: Օրերս ես տեսա փաստաբանի ստորագրության արգելափակում եւ մի պահ մտածեցի, որ ես տեսողության խնդիր ունեի: Ստացվում է, որ անբարեխիղճ տառերը նախանձելի էին: Հատուկ հետեւանքները կարող են զվարճալի լինել, բայց ամեն ինչ, ինչը դժվարացնում է կարդալ բառերը, վատ գաղափար է: Հատկապես, եթե դժվար է կարդալ այն փաստաբանի անունը եւ էլեկտրոնային հասցեն:
Նույնիսկ ավելի վատ է, քան նամակների վրա հատուկ ազդեցությունները, երբ փաստաբանները իրենց էլ-նամակները խեղաթյուրում են արվեստի կամ գեղարվեստական գրաֆիկայի հետ: Այսպիսով, հաղորդագրությունը դանդաղ է բեռնելու, դանդաղորեն բացելու եւ կարդալու խստությամբ:
Էլփոստի նպատակն է շփվել տեղեկատվությունը, ոչ թե գեղարվեստական հմտությունը: Մի բարդացրու.
Ոչ ստորագրության արգելափակում
Դժվար չէ էլեկտրոնային նամակների համակարգերում ավտոմատ ստորագրության արգելափակում ստեղծել: Այն պետք չէ բարդ լինել, եւ տեսակետները տարբեր են, թե որքան տեղեկություններ են ստորագրման բլոկում ներառելը: Որոշ փաստաբաններ իրենց էլեկտրոնային ստորագրությունները դարձնում են մինի-գովազդներ, որոնք դուրս են գալիս ամեն մի էլեկտրոնային փոստով, իսկ մյուսները շատ մինիմալիստական մոտեցում են ունենում միայն անունով եւ էլեկտրոնային հասցեով կամ հեռախոսահամարով:
Ստորագրության ներքեւի մասում որոշակի գաղտնիության ծանուցում կամ օրինական խտրականություն տրամադրելը: Բոլորը էլեկտրոնային ստորագրության բլոկի ընդունելի օգտագործումն է: Այն, ինչ ընդունելի չէ, ուղարկում է նամակներ, որոնք չեն հայտնաբերում ուղարկողին: Էլ.փոստի ստացողը չպետք է իմանա, թե ով է ուղարկել էլ.փոստը: Փաստաբանները պետք է հստակորեն հայտնվեն իրենց ուղարկած յուրաքանչյուր հաղորդակցության մեջ, եւ եթե իրավաբանը խելացի է, էլփոստը կներառի գաղտնիության ծանուցում:
Գրելու էլեկտրոնային նամակներ, մինչ զայրացած
Հին նամակագրության համակարգի օգուտներից մեկն այն էր, որ ներկառուցված «սառեցման» ժամանակաշրջան է եղել, երբ նամակը գրվելու է եւ երբ այն իրականում դուրս է գալիս ստացողի: Եթե փաստաբանը գրել է նամակը, ապա, ամենայն հավանականությամբ, մի քանի ժամ առաջ նստելու է սեղանի շուրջ, մինչեւ փոստային բաժանմունք անցնելը: Եթե դա թելադրված էր, ապա քարտուղարը վերջացրեց փաստաբանը, կարող էր ստանձնել, թե ինչն է պատճառը, որ նա այնքան զայրացավ առաջին տեղում:
Այդ պաշտպանությունն էլեկտրոնային փոստով գոյություն չունի: Էլեկտրոնային փոստով, փաստաբանը կարող է կրակել զայրացած նոտայով վայրկյանների ընթացքում այն բանի համար, ինչը բորբոքեց: Ժամանակի 99.99% -ը դա վատ գաղափար է: Ոչ ոք հստակ չի համարում, թե երբ բարկանում են: Գնացեք ինչ-որ բան անել, հետո վերադառնաք գայթակղիչ հարցին, երբ որոշ զայրույթը շեղվեց:
Այն կարող է փոխել հաճախորդների, ընկերների եւ փողերի պահպանման կամ կորստի միջեւ տարբերությունը:
Չշտապելու համար պատասխաններ
Որոշ փաստաբաններ կարծում են, որ բիզնեսի նամակագրությանը արձագանքելու հին «5 օրյա կանոնը» նաեւ վերաբերում է էլ. Դա չի նշանակում: Անկախ նրանից, թե որքան անհարմար է դա, իրականությունն այն է, որ մարդիկ ակնկալում են ավելի արագ արձագանքներ փոստով, քան նրանք անում են նամակի միջոցով: Եթե հաճախորդը կամ այլ փաստաբանի նամակ է ուղարկում, փորձեք պատասխանել 24 ժամվա ընթացքում, եթե հնարավոր է: Եթե դա բարդ խնդիր է, որը չի կարող պատշաճ ուշադրություն դարձնել այս պահին, գոնե ուղարկեք ճանաչում եւ թույլ տվեք, որ մարդը պատասխան տա: Շատ հաճախորդները կգնահատեն բարեկամական հաղորդագրություն, որում էլ փոստը ստացվել է եւ կպատասխանի մոտ ապագայում: Լռության առջեւ հաճախորդը թողնում է շահարկելու այն մասին, թե արդյոք փաստաբանը էլեկտրոնային նամակ է ստացել, արդյոք պատասխանում է արձագանքին, թե արդյոք հաճախորդի մտահոգությունները պարզապես անտեսվում են:
Դեպի դաշտում սխալ ստացողը
Էլեկտրոնային փոստի համակարգերում ավտոմատ ամբողջական գործառույթի մասին մեծ բաներից մեկն այն է, որ իրավաբանները հնարավորություն են տալիս ավելի արագ գտնել իրենց հաճախորդների կամ գործընկերների էլփոստի հասցեները: Ավտո-ամբողջական գործառույթի ռիսկերից մեկն այն է, որ փաստաբանը, ով ուշադիր չէ, կարող է էլ-նամակ ուղարկել սխալ անձնավորությանը: Որոշ դեպքերում դա կարող է լինել ոչ ավելի, քան աննշան շփոթություն, սակայն որոշ դեպքերում այն կարող է թվալ մասնագիտական անփութություն: Մի պատահաբար էլեկտրոնային փոստով գաղտնի հաճախորդների հաղորդակցումը հակառակորդի կամ նույնիսկ մեկ այլ հաճախորդի համար:
Օգտագործելով «Պատասխանել բոլորին» տարբերակը:
Հակառակ ընդդիմությունը նամակ է ուղարկել ձեզ առաջարկով կամ պնդելով իր դիրքորոշումը խնդրի վերաբերյալ: Դուք նամակը փոխանցում եք մյուս փաստաբաններին ձեր բիզնեսի մեջ ներգրավված գործին `քննարկելու համար: Շուտով «պատասխանի բոլորը» կոճակը լիովին օգտագործվում է, եւ ոչ ոք չի նկատում, որ հակառակ կարծիքը պատճենվում է ձեր ընկերության ներքին քննարկման վրա: Պատահում է. Եթե ցանկանում եք էլ-նամակ ուղարկել քննարկման համար, ուղարկեք այն, ուղարկեք այն ուղարկելու նախքան այն: Եվ, երբ օգտագործեք այդ պատասխանը բոլորը, ստուգեք յուրաքանչյուր էլփոստի հասցե ստացողի ցանկում, նախքան ուղարկեք հարվածելը:
8. Անբավարար թեմային գծեր: Հիշեք, որ էլ-նամակով մեկ այլ փաստաբանի ուղարկված ցանկացած բան կարող է փոխանցվել որեւէ մեկին: Մտածեք երկու անգամ, օգտագործելով ենթակա տողերը, ինչպիսիք են, «իմ իմաստուն հաճախորդը» կամ «հիմար դատավորի կարգը»: Մեկը երբեք չի իմանա, թե որտեղ է այդ նամակի պատճենը: Բացի այդ, թողեք ենթակա նյութերը դատարկ, քանի որ դա կարող է առաջացնել մեկ այլ փաստաբանի `չնկատելու, որ ձեր գործի վերաբերյալ էլփոստ կա: «Parkerson գործի» կամ «Սմիթի կողմից առաջադրված պայմանավորվածության» կամ որեւէ վերնագրի պարզ թեման, որը համապատասխանում է էլփոստի բովանդակությանը, լավագույնն է:
Եվ մինչ «ծխախոտի հաճախորդը» կարող է լինել էլեկտրոնային փոստի բովանդակության առավել ճշգրիտ նկարագրությունը, դա ենթադրյալ գծի համար վատ ընտրություն է:
9. Դիտեք ձեր տոննը եւ մի ուրիշին չմտածեք: Երբ մարդիկ խոսում են միմյանց դեմ, դեմքի եւ ձայնային երանգները սովորաբար դարձնում են մարդու մտադրությունը: Հեռախոսազանգերով սովորաբար մարդուն ձայնը բավական է, որ կարողանանք ասել, երբ ինչ-որ մեկը սառնասրտություն է անում, կատակում է կամ լուրջ: Սակայն էլեկտրոնային փոստով, այն վտանգավոր է, որ ամբողջովին կեղծ է մարդու մտադրությունը: Մեկ անձի կողմից բազմաթիվ ընկերություններ են վնասվել, էլփոստի հայտարարություններում ուրիշի մտադրությունը սխալ ընթերցելը: Եւ փաստաբանների հետ, որոնք օգտագործվում էին միմյանց հետ վիճելու մեջ, արդեն հեշտ է փաստաբանին արագ մտածել, որ մյուսը թշնամական է կամ կոպիտ:
Քննարկվելով, «գրավոր նամակագրության ժամանակ գրելիս», մի քանի րոպե տեւում է զսպել, նախքան արձագանքը արձագանքել այդ խայտառակության նամակին:
Մեկ ժամ անց անցնելուց հետո, դուք կարող եք հասկանալ, որ առաջին հերթին դուք ամբողջովին սխալ եք ընթերցում: Էլեկտրոնային փոստով արված հայտարարությունների համար մազաթափիչ պատասխան չունեք, եւ մի պատասխանեք, մինչեւ պատասխան չհամարեք, թե արդյոք հնարավոր է, որ ուղարկողը այլ նպատակներ ունենար, քան նախապես հայտնվելը: Եթե թվում է, որ մի հայտարարություն կարելի է կարդալ մեկից ավելի ձեւով, եւ այդ եղանակներից մեկը ոչ վիրավորական է, փորձեք առաքողին տալ կասկածի մասին, նախքան մահացու էլեկտրոնային փոթորիկը կոտրելը:
Արդյոք կա նաեւ այլ փաստաբան էլփոստի սխալներ, որոնք պետք է կատարեին Top 10 ցուցակը: Ասեք այս մասին Ֆորումում: