Հիմնական գրասենյակային գործառույթներից բացի, վարչական օգնականը եւ պատասխանատու քարտուղարը պատասխանատու են հաշվետվություններ պատրաստելու, հաշվետվություններ կազմելու եւ պլանավորելու համար, ներգրավված հաղորդագրությունների վերանայումը, դրանց նշանակությունը որոշելու, խորհրդի նիստերի օրակարգերը նախապատրաստելու, ճամփորդական միջոցառումներ կատարելու, ժողովի արձանագրությունները կազմելու, անցկացնելու համար: հետազոտություն, նամակագրության պատրաստում եւ կրտսեր մակարդակի աշխատակազմի վերահսկող եւ վերապատրաստում:
Այս դերերը կարող են պահանջել տարբեր փորձի մակարդակներ եւ ունեն նմանատիպ աշխատանքի կոչում:
- Մուտքային մակարդակի վարչական օգնական
- Ադմինիստրատիվ Օգնական
- Ավագ վարչական օգնական
- Գործադիր քարտուղար
- Ավագ գործադիր քարտուղար
- Գրասենյակի կառավարիչ
- Ավագ գրասենյակի ղեկավար
Նշում. Իրավաբանական եւ բժշկական անձնակազմի պաշտոնները բավականին տարբեր են եւ պահանջում են հատուկ ուսուցում պահանջվող մասնագիտության մեջ, որտեղ նրանք աշխատում են:
Վարչական օգնականների եւ գործադիր քարտուղարի միջեւ տարբերությունները
Գործադիր քարտուղարների եւ վարչական օգնականների դերերը զգալիորեն համընկնում են, եւ դերերի տարբերությունները կարող են տարբեր լինել կազմակերպության կողմից: Որոշ դեպքերում գործադիր քարտուղարը կենտրոնանում է մենեջերի կամ ղեկավարների համար ավելի շատ վարչական պարտականություններ կատարելու համար, ինչպիսիք են հանդիպման պլանավորումը, ճանապարհորդության պլանավորումը, գրավոր հաղորդակցումը եւ նույնիսկ հաշվապահությունը: Վարչական օգնականը կարող է կենտրոնանալ գործարար գործառույթների ավելի շատ առաջադրանքների վրա եւ որոշակի կարողությունների վրա ավելի շատ ղեկավարում դեր ստանձնել, կազմակերպել հանդիպումների կամ կոնֆերանսների օրակարգեր, բյուջեների կառավարում եւ վաճառողի հաշվարկի վարում:
Վարչական օգնականները կարող են պահանջել մասնագիտացված կրթություն ունենալ որոշ դեպքերում, երբ բիզնեսի կառավարման գործը քննադատական է:
Հիմնական Աշխատանքային Հմտություններ
Երկու պատասխանատու քարտուղարներն ու վարչական օգնականները ունեն աշխատանքային հմտությունների հիմնական հավաքածու, որոնք կարեւոր են դերերի մեջ: Դրանք ընդգրկում են բացառիկ կազմակերպչական հմտություններ, գերազանց գրավոր եւ բանավոր հաղորդակցման ունակություններ, ինչպես նաեւ մանրամասն ու մասնագիտական մեծ ուշադրություն:
Նրանք պետք է ունենան տեխնիկական գիտելիքներ գրասենյակային ավտոմատացման գործիքների, այդ թվում `Microsoft Word- ի, Excel- ի եւ PowerPoint- ի ծրագրային ապահովման, ինչպես նաեւ QuickBooks- ի հաշվապահական գործիքների հետ:
Վարչական օգնական կամ գործադիր քարտուղար փոքր գրասենյակում
Փոքր գրասենյակում վարչական օգնականի կամ գործադիր քարտուղարի պարտականությունները սովորաբար իրականացվում են մի շարք գրասենյակի աշխատակիցների կողմից: Որոշ աշխատանքներ կարող են իրականացվել ընկերության ղեկավարների կողմից, եւ վարչական օգնականը կամ գործադիր քարտուղարը կարող են ներգրավել փոքր կազմակերպությունում անհրաժեշտության դեպքում ավելի մեծ պատասխանատվությունների:
Ադմինիստրատիվ օգնական կամ գործադիր քարտուղար միջին պաշտոնում
Քանի որ ընկերության չափը մեծանում է, այնուամենայնիվ, բարձր կազմակերպված եւ կարող է մեծ թվով առաջադրանքներ կատարել: Սա հատկապես վերաբերում է այն ղեկավարներին, որոնք գործարկում են այն ընկերությունները, որոնք պահանջում են բարձր մակարդակի գաղտնիության եւ ամբողջականության համար, որն իրականացվում է բիզնեսի համար:
Ադմինիստրատիվ օգնական կամ գործադիր քարտուղար մի մեծ գրասենյակում
Մեծ տարածքի համար սովորական է ունենալ մի քանի վարչական օգնականներ եւ / կամ գործադիր քարտուղարներ: Այս ընկերության չափը, սովորաբար, անհրաժեշտ է ունենալ գրասենյակի մենեջեր, որը համակարգում է ընկերության ղեկավարներին ծառայող աշխատակազմը:
Որոշ դեպքերում վարչական օգնականը կուղեկցի գործադիրի երկար գործուղումներից `հանդիպման պայմանավորվածությունների, պլանավորման եւ այլ կարեւոր կազմակերպչական խնդիրների լուծման համար: