Հաշվապահական սխալները ժամանակ առ ժամանակ տեղի են ունենում, բայց շատ ընդհանուր հաշվապահական սխալներ կարող են խուսափել պատշաճ պլանավորման եւ պատրաստման հետ: Մենք բոլորս գիտենք, որ սովորաբար ավելի շատ ժամանակ է պահանջվում, սխալ ուղղելու համար, քան առաջին անգամ ստանալը: Հետաքրքիր է նաեւ, որ ավելի էժան է պարզել եւ սխալներ ուղղել նախագիծը, այլ ոչ թե սպասել խնդրին հետագայում լուծելու համար:
Եթե ձեր բիզնեսը վերաբերվում եք երկարաժամկետ ծրագրին, ապա դուք կցանկանայի լինել ակտիվ, տեղյակ լինելով ընդհանուր սխալների մասին, որոնք ուրիշներն անում եւ ուղղում են վաղաժամ, ինչը ոչ միայն կբերի ձեր ընկերության ժամանակին, փողին եւ գլխացավերին, այլեւ շուկայում մրցակցային առավելություն է տալիս, ավելի լավ գործողություններով եւ ավելի լավ հաճախորդների բավարարվածությամբ: Հետեւյալ են ընդհանուր հաշվապահական սխալները, յուրաքանչյուր ԿԲ-ն տեսել է փոքր բիզնեսի սեփականատերերը:
01 - Հաշվապահական ընթացակարգերը չկատարելու հետեւանքով
Հատուկ քայլ է ստանդարտացված ձեւերը եւ ստուգաթերթերը մշակելու համար, որպեսզի ապահովվի հետեւողականություն եւ ճշգրտություն: Օրինակ, դուք ցանկանում եք փաստաթղթավորել նոր վաճառողներին ստեղծելու գործընթաց:
Ձեզ անհրաժեշտ է մատակարարի անունը, հասցեն, հեռախոսահամարը եւ Գործատուի նույնականացման համարը (EIN), այլ փաստաթղթեր, ինչպիսիք են ապահովագրական վկայականները, հանձնարարականների տեքստերը կամ կնքված պայմանագրերը: Այնուհետեւ դուք պետք է մուտքագրեք այս տեղեկությունները ձեր հաշվապահական ծրագրաշարում, որպեսզի դուք կարող եք վճարել վճարումները:
Դուք կցանկանաք ժամանակ անցկացնել ձեր ընկերների համար հավաքելու համար անհրաժեշտ տեղեկությունները հաշվի առնելու համար, մշակել ստանդարտացված ձեւ կամ ստուգման ցուցակ, որպեսզի համոզվեք, որ դուք ստանում եք այդ տեղեկատվությունը, եւ հետո ունենաք գրավոր քաղաքականություն, որը ձեր աշխատակիցները կարող են հետեւել:
02 - Աշխատանք առանց բյուջեի
Ստեղծեք բյուջե, որպեսզի ձեր բիզնեսի գործառնական արդյունքները գնահատելու հիմք ունենաք: Բյուջեները ոչ միայն օգուտ են բերում գերազանցելու համար, այլեւ կարող են օգտագործվել իրատեսական, գրավոր ֆինանսական նպատակներ ստեղծելու համար: Բյուջեները միշտ պետք է հիմնված լինեն իրականում, բայց դուք, անշուշտ, կարող եք օգտագործել ձեր բյուջեն խելամիտ ֆինանսական նպատակներ սահմանելու համար, թե արդյոք եկամուտներն ավելանում են կամ նվազեցնում են գործառնական ծախսերը:
03 - Տվյալների մուտքագրման սխալների կատարում
Տվյալների մուտքագրման սխալները տեղի են ունենում ժամանակ առ ժամանակ: Թեեւ չեք կարող կանխել բոլոր տվյալների մուտքագրման սխալները, դուք կարող եք ունենալ ժամանակին տարբեր հաշտեցումներ իրականացնելու քաղաքականություն, որպեսզի տվյալների գրառումներն արագորեն հայտնաբերվեն եւ կարողանան շտկվել:
Օրինակ, կցանկանաք կատարել ամսական բանկային հաշտեցում, ինչպես նաեւ դեբիտորական պարտքեր եւ վճարման հաշտություններ: Դուք նաեւ կարող եք իրականացնել բյուջեից փաստացի տարբերություններ, եկամուտների կամ ծախսերի դասակարգման հնարավոր սխալների բացահայտման կամ պարբերաբար հաճախորդի մուտքերի կամ վաճառողի վճարման հաշվետվություններ վարելու համար, որպեսզի ապահովեն բոլոր մուտքերը եւ վճարումները ողջամիտ:
Անսովոր գործարքները պետք է վերանայվեն `ապահովելու համար, որ տվյալների մուտքագրման սխալները չեն կատարվել եւ գործարքները ճշգրիտ են:
04 - չհաջողվեց վերականգնել հաշվապահական հաշվառման ծրագրակազմը
Դուք պետք է կրկնօրինակեք ձեր բիզնեսի հաշվապահական ծրագրերը եւ պարբերաբար այլ տվյալներ: Բազմաթիվ փոքր բիզնեսի հաշվապահական ծրագրային ապահովման ծրագրերը ունեն առանձնահատկություն, որը թույլ է տալիս ստեղծել ձեր հաշվապահական հաշվառման ավտոմատ կրկնօրինակը:
Օգտագործիր դա. Դուք նաեւ պետք է ժամանակ հատկացնեք կրկնօրինակեք ձեր կրկնօրինակ ֆայլերը, անգամ պատրաստվում եք կրկնօրինակ ֆայլ օգտագործել `տեսնելու, թե արդյոք դուք կարող եք գործարկել ձեր բիզնեսը, ինչպես միշտ:
Երբեմն ֆայլերը կոռումպացված են. երբեմն չեք պահպանում ձեր անհրաժեշտ բոլոր տվյալները: Արագ ստուգումը կարող է բացահայտել ձեր կրկնօրնկացման գործընթացում առկա խնդիրները, որպեսզի դուք կարողանաք ապահովել ձեր ամեն ինչ Ձեզ անհրաժեշտ է շարունակել ձեր բիզնեսը, եթե անհրաժեշտ է առաջանալ:
05 - Շատ քիչ ես անում
Աուտսորսինգի վարչական առաջադրանքները, որոնք ձեր ընկերության համար արժեք չեն ավելացնում, կարող են լինել առավելություն:
Օրինակ, հարկային հաշվապահը, հավանաբար, հարկային օրենքում ավելի լավ է տիրապետում, քան դուք, այնպես որ արտաբյուջետային հարկի պլանավորման եւ ձեր հաշվապահին նախապատրաստելը թույլ կտա նվազեցնել ձեր հարկային պարտավորությունները, ավելացնել հարկերի համապատասխանությունը եւ ձեզ ավելի շատ ժամանակ թողնել, որպեսզի եկամտահարկի գործունեությունը:
Շատ փոքր բիզնեսի սեփականատերերը չեն ցանկանում պատասխանատվություն հանձնել այլ ընդունելի մասնագետներին, սակայն աութսորսինգի հաշվապահական, իրավական, տեղեկատվական տեխնոլոգիաների եւ այլ վարչական գործառույթները կարող են նվազեցնել սխալները եւ մեծացնել շահութաբերությունը, եթե օգտագործեք նոր ժամերը իմաստուն:
06 - Չհաջողվեց դասակարգել եկամտի եւ ծախսերի ճիշտ դասակարգումը
Հաշվապահական հաշվառման շոէբոքային մեթոդը, հավանաբար, ոչ թե լավ ընտրություն է փոքր բիզնեսի համար, ավելի քան մեկ տարվա ընթացքում կատարված գործարքների համար: Ձեր բիզնեսի մեջ մտնող եւ դուրս գալու բոլոր գումարները պետք է հանձնվեն համապատասխան կատեգորիա:
Հաշվապահական հաշվառման վերեւում գտնվող բիզնեսի սեփականատերերը սխալվում են: Նրանք կիմանան, թե ով է հաշվարկված, որքան եւ, թե արդյոք հաճախորդը վճարել է:
Դուք նույնպես կգտնեք, որ ձեր տարեվերջի հարկի նախապատրաստումը շատ ավելի հարթ կլինի, քան փորձում է վերահաշվարկել այն գրառումները, որոնք անհրաժեշտ են ձեր բիզնեսի հարկային վերադարձի պատրաստման համար, մինչեւ վերադառնալու ժամկետը: