Այս քարտերը թողարկողներին տրամադրելը նշանակում է, որ նրանք կարող են իրականացնել որոշակի գործարքներ գործարարների անունից եւ հետագայում յուրաքանչյուր ամսվա վերջում ներդնել բոլոր ֆինանսական մուտքերը: Որպես ընկեր, յուրաքանչյուր աշխատակցի համար կանխավճարների տրամադրման փոխարեն, կորպորատիվ վարկային քարտերը համարվում են լավագույն տարբերակ, քանի որ դուք չեք ներգրավվելու դրամական միջոցների տրամադրման խոչընդոտների մեջ:
Այնուամենայնիվ, նախքան կորպորատիվ քարտերը թողարկելը, դուք պետք է նախազգուշական միջոցներ դրեք տեղում: Առանց այդպիսին չլինելու դեպքում որոշ աշխատակիցների համար գործարար միջոցների չարաշահումը հնարավոր է: Չվճարված գնումների ռիսկը մեծանում է, երբ կորպորատիվ վարկային քարտերն իրենց ձեռքերում են, եւ չկա պաշտպանիչ միջոցներ: Այս ռիսկը վերահսկելու համար հետեւյալ քաղաքականությունը կօգնի:
Սկսելիս հաստատեք ակնկալիքները
Քարտերը թողարկելու ժամանակ խորհուրդ է տրվում տեղավորել եւ տեղեկացնել բոլոր աշխատակիցներին այն մասին, թե ինչ է ակնկալվում նրանցից, երբ խոսքը վերաբերում է քարտի օգտագործմանը: Դուք պետք է ստեղծեք այն քաղաքականությունը, որը վառ կերպով բացատրում է քարտապանի պատասխանատվությունը, ծախսերի տեսակը քարտերի օգտագործման վրա եւ փաստաթղթերի տեսակը պետք է ներկայացնի յուրաքանչյուր հաշվին:
Սա ամենակարեւոր գործոններից մեկն է, որ յուրաքանչյուր ընկերություն պետք է տեղադրի այնպես, որպեսզի զերծ մնա քարտի օգտագործողից: Առանց դրա կատարման, ձեր բիզնեսը կկատարի լրացուցիչ ծախսեր, որոնք երբեք չեն բյուջետավորվել, ինչը երկարաժամկետ կտրվածքով մեծացնում է բիզնեսի վարման ծախսերը:
Համոզվեք, որ քարտի կանոնները ճիշտ հասկանում են
Ինչպես հայտնի է, աշխատողների մեծ մասը չունի ընթերցանության մշակույթ: Սա նշանակում է, որ եթե դուք պարզապես ճաշակեք աշխատակիցների կորպորատիվ քարտերը կանոնների օրինական տուգանքով, առանց դրանք օգտագործելու մասին, թե ինչպես եւ ինչ ակնկալվում է քարտի օգտագործումը, դա չի օգնի, քանի որ նրանցից շատերը կարող են օգտվել քարտից առանց կարդալու կանոնները:
Վերոնշյալ սցենարից խուսափելու համար լավ է կազմակերպել հանդիպում աշխատողների հետ եւ դրանք վերցնել քաղաքականությամբ: Դրանից հետո դա լավ կլինի, որպեսզի նրանք ընդունեն քաղաքականության հասկացությունը գրավոր: Սա նշանակում է, որ եթե աշխատակիցը հակասում է քաղաքականությանը, ապա պետք է համապատասխան միջոցներ ձեռնարկվեն:
Եղեք ծախսերի վրա
Ժամանակ առ ժամանակ աշխատակիցների մեծամասնությունը հակված է հակազդել կանոններին եւ ավարտել ծախսերը ավելին, քան նախատեսված է քաղաքականության մեջ: Դրա հետ միասին, ձեր կարծիքով, լավ է, որ մոտիկ տախտակները պահեք բիզնես վարկային քարտերի օգտագործման վրա: Գլխավոր ֆինանսական հաշվետվությունը պետք է տեղեկացնի յուրաքանչյուր բաժնում վերահսկողներին, որ նրանք կստանան պատասխանատվություն, աշխատակիցներին վերահսկելու այդ բաժնում քարտերով:
Դա մի կերպ կնվազեցնի աշխատակիցների կողմից քարտերի չարաշահումը: Երբ աշխատակիցն իմանում է, որ կա որեւէ մեկի կողմից քարտի ծախսերի մոնիտորինգ, նրանք վախենում են զբաղվել ցանկացած թույլտվություն չունեցող գնումներով, որոնք չեն նշվում քաղաքականության մեջ:
Պաշտպանական միջոցառումները տեղում են
Money- ը տնտեսական ռեսուրս է, եւ հետեւաբար դա շատ սակավ է: Սա նշանակում է, որ երբ աշխատակիցը խուսափում է քարտի օգտագործման արտոնություններից, բեռը անմիջապես փոխանցվում է նրանցից: Այս նկատառումով, լավ է, որ յուրաքանչյուր քարտի վրա սահմանել ծախսեր:
Վարչական դիրքերում գտնվողները կարող են ավելի բարձր սահմանաչափեր ունենալ, համեմատած ստորին շարքերում գտնվողների հետ: Այս միջոցը նախատեսված է նվազեցնել չարտոնված գործարքների ռիսկը: Ծախսերի սահմանաչափը երբեք չի գերազանցի եւ պետք է նշվի քաղաքականության մեջ: Եթե աշխատակիցները գերազանցում են սահմանը, լրացուցիչ գումարը պետք է նվազեցվի աշխատավարձի գումարից եւ տուգանքից:
Միշտ անցկացրեք տարեկան զեկույց
Ընկերության վարկային քարտի ծրագիրը պետք է վերանայվի տարեցտարի: Դա պայմանավորված է նրանով, որ որոշ աշխատակիցներ կարող էին տեղափոխվել մեկ բաժանմունքից մյուսը, եւ քանի որ յուրաքանչյուր բաժանմունք ունի ծախսերի սահմանաչափ, անհրաժեշտ է անել տարեկան ծրագրի վերանայում:
Դրանով իսկ թույլ է տալիս բաժինների ղեկավարներին թողնել նոր ծախսային սահմաններ `յուրաքանչյուր աշխատողի պարտականությունների համաձայն: Եթե աշխատակիցը աշխատում է մի բաժնում, որը այլեւս չի պահանջում կորպորատիվ վարկային քարտ, ապա նա կարող է հեռացվել ծրագրից:
Բարձրացնել արդյունավետությունը `հետեւելով կատարելագործմանը
Լավ է ձեզ համար, որ որեւէ մեկը, որը ձեր ընկերության մաս չի կազմում, կամ ոչ քարտապան `ընկերության անունից գործարքների ամփոփումներ կատարելու եւ դրանք ձեզ փոխանցելու յուրաքանչյուր ամսվա վերջում: Այս նշանակված անձի հիմնական նպատակը կլինի աշխատողների անունները թվարկել, որոնք ժամանակին բացատրություններ եւ հայտարարություններ չեն արել իրենց քարտի օգտագործման վերաբերյալ:
Սա հեշտ ճանապարհ է մոնիտորինգի համար, որի աշխատակիցները հավատարիմ են քարտային քաղաքականությանը եւ որոնք չեն: Որոշ ժամանակահատված հետո դուք կարող եք խուսափել այն մշտական քարտապանների վրա, որոնք մշտապես դեմ են քաղաքականությանը կամ քարտերը հեռացնելով ժամանակավոր կամ նույնիսկ մշտապես:
Գնահատեք բացթողումները
Հիշեք, կորպորատիվ քարտը թողարկող աշխատակիցը պետք է օգտագործվի միայն այն ապրանքի համար, որոնք օգտակար են ընկերության համար եւ երբեք չպետք է օգտագործվեն անձնական իրերի ձեռքբերման դեպքում, եթե արտակարգ իրավիճակներում: Այսպիսով, յուրաքանչյուր աշխատողի յուրաքանչյուր ամսվա վերջում քարտի վրա օգտագործվող բոլոր ծախսերը վերահսկելու անհրաժեշտություն կա:
Եթե մեկ կամ մի քանի աշխատակիցները քարտը օգտագործում են անձնական իրերի վրա, պետք է մանրակրկիտ գնահատել, թե արդյոք դա արտակարգ իրավիճակ է, թե ոչ: Եթե դա արտակարգ դեպք չէր, ապա քարտապանին պետք է կարգապահական միջոցներ ձեռնարկվեն: Հակառակ դեպքում, եթե դա արտակարգ իրավիճակի հետեւանք է, ծախսված ծախսերը պետք է կրճատվեն քարտապանի աշխատավարձից, առանց նրանց նկատմամբ կիրառված կարգապահական գործողությունների:
Ռիսկը բաժանեք
Ձեր կորպորատիվ քարտային քաղաքականությունը պետք է ապահովի, որ աշխատակիցը անձամբ պատասխանատու լինի բոլոր վարկային քարտի մնացորդների համար `իրենց ռիսկի տակ: Այդպիսի քաղաքականությամբ, ընկերությունը միայն պետք է փոխհատուցի դրամական միջոցները անհատական քարտապաններին `հաստատված ծախսերի չափով:
Սա է այն, որ մենք վերաբերում ենք որպես ռիսկի փոխանակում ընկերության եւ աշխատողների միջեւ: Դա լավ միջոց է աշխատող աշխատակիցների հետ, ովքեր ցանկանում են գնել իրենց անձնական տվյալները, օգտագործելով քարտը, քանի որ դրանք տրվում են միայն այն գումարին, որը համապատասխանում է միայն հաստատված ծախսերին: