Իմացեք Հիմնական տեղեկությունների մասին, որոնք հայտնվում են Աղբյուրի փաստաթղթում
Ինչու աղբյուր փաստաթղթերը կարեւոր են
Հիմնական փաստաթուղթը կարեւոր է հաշվապահական հաշվառման եւ հաշվառման գործընթացի համար, քանի որ այն փաստը, որ ֆինանսական գործարք է տեղի ունեցել:
Եթե ընկերությունն աուդիտի ենթարկվում է, ապա սկզբնական փաստաթղթերը պահպանում են հաշվապահական ամսագրերը եւ ընդհանուր տեղեկատուը `որպես անվիճելի աուդիտորական հետեւանքներ:
Բիզնեսի աղբյուր փաստաթուղթը պահելը նույնն է, ինչպես ձեր անձնական հարկերի համար հարկային եկամտաբեր ապրանքների համար մուտքերի պահելը: Եթե ձեր հարկերը ստուգվում են, նրանք ապահովում են այն ապացույցը, որ դուք կատարել եք այդ գնումները: Նույնը վերաբերում է նաեւ ձեր բիզնեսի համար, բայց բիզնեսում, դուք միայն անդորրագրեր չեք պահում միայն հարկերի նվազեցման ծախսերի համար: Դուք պահպանում եք բնօրինակ փաստաթղթերը յուրաքանչյուր ֆինանսական գործարքի համար:
Ինչ աղբյուր փաստաթղթեր են տրամադրվում
Հիմնական փաստաթուղթը նկարագրում է գործարքի բոլոր հիմնական փաստերը, ինչպիսիք են գործարքի գումարը, որի գործարքը կատարվել է, գործարքի նպատակը եւ գործարքի ամսաթիվը:
Ահա մի քանի օրինակներ ընդհանուր աղբյուր փաստաթղթերի:
- չեղյալ ստուգում
- հաշիվը
- դրամարկղային անդորրագիր
- համակարգչային գեներացվել ստացական
- հաճախորդի փոխհատուցման վարկային հուշագիր
- աշխատակիցների ժամանակացույցը
- ավանդի սղոց
- գնման կարգը
Ինչպես բուժել աղբյուր փաստաթղթերը
Հիմնական փաստաթուղթը պետք է գրանցվի համապատասխան հաշվարկային ամսագրում հնարավորից շուտ գործարքի ավարտից հետո: Ձայնագրումից հետո բոլոր աղբյուր փաստաթղթերը պետք է ներկայացվեն մի համակարգում, որտեղ դրանք կարող են վերցվել, եթե անհրաժեշտ է:
Որոշ դեպքերում կարող է նույնիսկ կարեւոր լինել ապահովագրության շղթան ապահովելու համար, որպեսզի կարողանանք որոշել, որ տվյալ փաստաթուղթը մնացել է ձեր վերահսկողության տակ:
Աղբյուրը փաստաթղթեր եւ լուսանկարներ
Շատ դեպքերում աղբյուրի փաստաթղթերի պատճենները օրինական են ընդունելի: Ներքին եկամտային ծառայությունը, օրինակ, 1997 թ.-ից ստացել է ստացականների պատճենները, քանի դեռ դրանք ընթեռնելի են, պարունակում են բնօրինակի բոլոր ներկա տվյալները եւ սկանավորման գործընթացի շրջանակներում ներկայացնելով այդ տեղեկությունները, բնօրինակը:
Նյութերի անդորրագիրը, որը նշված է ձեռք բերված օբյեկտներին եւ վճարված գինը, բայց սկանավորվել է, առանց մատակարարի անուն չի կարող որակվել: Փաստաթուղթը, որը ներկայացրեց բոլոր տեղեկությունները բնօրինակի անդորրագրում, սակայն դրանք վերագրվում են Word- ում կամ Excel- ում, նույնպես չի համապատասխանում:
IRS- ի ստանդարտը, ամբողջական, հստակ եւ բնօրինակի ճշգրիտ վերարտադրումը նույն գործոնն է, որը կիրառվում է բազմաթիվ ձեռնարկություններում եւ պետական գերատեսչություններում: Այնուամենայնիվ, այլ հաստատություններ ավելացնում են այդ ընդհանուր պահանջները:
Վաշինգտոնի համալսարանը, օրինակ, ընդունում է միայն փաստաթղթերի պատճենների պատճենները, որոնք սկանավորվում են նվազագույն խտությամբ 300 դոթ մեկ դյույմի վրա (dpi) եւ ներկայացված է PDF կամ TIFF ձեւաչափերով: այն չի ընդունում JPEG պատճենները:
Եթե դուք մտադիր եք ստուգել հաշվապահական հաշվառման կամ իրավական փաստաթղթերը, պահեստավորումը հեշտացնելու համար, ստուգեք համապատասխան հաստատությանը, համոզված լինելու համար, որ նրանք կստանան այն փաստաթղթերը, որոնք նախատեսում եք օգտագործել: