Որոշեք, եթե դուք իսկապես անհրաժեշտ է հանդիպում
Նախ, որոշեք, թե արդյոք պլանավորումը պլանավորում է իրականում:
Հաճախ մենք մտածում ենք ֆորմալ հանդիպման մասին `որպես տեղեկատվության փոխանակման կամ թեմայի շուրջ քննարկման լավագույն միջոց: Բայց եթե ձեր լրատվությունը կարող է ուղարկվել էլեկտրոնային փոստի կամ կոնֆերանսի զանգերի միջոցով կամ պարզապես 15 րոպեի ընթացքում ձեր գրասենյակում մի քանի մարդկանց հավաքելով, ապա բաց թողեք պաշտոնական հանդիպումը:
Միայն հրավիրեք այն մարդկանց, որոնք այնտեղ պետք է լինեն
Երբեւէ հրավիրվել է մի հանդիպում եւ զարմանում `կիսով չափ - ինչու եք այնտեղ: Մի պահեք մարդկանց ժամանակը, հրավիրելով նրանց այն հանդիպմանը, որ նրանք պետք չէ հաճախել: Դա արդյունավետ հանդիպում չի լինի: Հաշվապահությունից ինչ-որ մեկը պետք է հանդիպմանը ներկա լինի բյուջեի հարցերին պատասխանելու համար: Այնուհետեւ հրավիրեք մեկ անհատի հաշվապահությունից, ով համապատասխանում է այդ առաջադրանքին:
Եթե գործընկերոջը կամ ղեկավարին պետք է տեղեկացված լինեն հանդիպման ժամանակ քննարկված հարցերի մասին, ապա ձեզ հարկավոր չէ նրանց հրավիրել այդ հանդիպմանը: Պարզապես նախապատրաստեք հանդիպման ամփոփագիրը եւ դրանից հետո նրանց ուղարկեք: Նրանք կգնահատեն ժամանակի խնայողը, եւ դուք ունեք վստահություն, որ դուք գրել եք այն տեղեկատվությունը, որ նրանք լիովին տեղյակ են քննարկումների մասին:
Ուղարկել հանդիպման հիշեցումներ
Կյանքը զբաղված է, եւ օրացույցները արագորեն գրանցվում են նախատեսված գործողություններով: Ձեր հանդիպումից երկու օր առաջ ուղարկեք հետագա հանդիպման հիշեցում: Դա կհաստատի այն մարդիկ, ովքեր արձագանքեցին, որ նրանք ներկա կլինեն եւ նաեւ հնարավորություն ունենան վաղուց իմանալ, եթե գրաֆիկները փոխվել են, իսկ առանցքային մասնակիցները չեն կարողանում կատարել հանդիպման ժամանակացույցը:
Օրակարգ ունեն
Արդյունավետ հանդիպումներ անցկացնելու համար նախ պետք է նախապես պլանավորեք, թե ինչ կքննարկվի: Որն է հանդիպման նպատակը: Ինչ եք ցանկանում իրականացնել: Հանդիպման օրակարգը մշակելուց առաջ եւ տարածեք մասնակիցներին: Նշեք սկիզբը եւ ընդգրկեք թեմայի կարճ ցանկը: Մի անհանգստացեք ձեր հանդիպումը երկար, չափազանց մանրամասն օրակարգով: Նշեք անվանումով ցանկացած ֆիզիկական անձ, որը պատասխանատու կլինի կոնկրետ տարածքում հաշվետվության համար:
Եղեք ակնկալիքների մասին
Երբ առաջին անգամ ծանոթացեք հանդիպման մասին, պարզ կդառնա դրա նպատակի եւ ձեր սպասելիքների մասին: Արդյոք հանդիպումը կանցկացվի ներկայացման շուրջ, եւ մասնակիցները պետք է պատրաստ լինեն ծանոթանալու: Կամ արդյոք սա ուղեղային ճգնաժամային նստաշրջան է, որտեղ ակնկալվում է, որ մասնակիցները գաղափարներ ու առաջարկություններով են հանդես գալիս:
Որոշ կորպորատիվ մշակույթներում աշխատակիցները հավաքվում են, միայն լսելու եւ հետ վերադառնալու իրենց աշխատատեղերը: Այլ ընկերություններում աշխատակիցները ազատորեն մասնակցում են: Այսօրվա համատեղ աշխատատեղերում գաղափարների փոխանակումը եւ փոխանակումը ոչ միայն ողջունելի են հանդիպումների ժամանակ, դա հաճախ հանդիպման նպատակն է:
Սկսեք ժամանակին
Եթե դուք այն անձնավորություն եք, որը սովորաբար ցույց է տալիս ժամանակին հանդիպումներին, ապա հասկանում եք, թե որքան զայրացնում է այն, երբ փաստացի հանդիպումը 15 րոպե չի անցնում, քանի որ մարդիկ ներս են մտել սենյակում:
Ինչ անխուսափելի է տեղի ունենում, առաջ է գնում, բոլորը գիտեն, որ այդ հանդիպումները երբեք չեն սկսվում, եւ բոլորը սկսում են ուշանալ: Վերցրեք ձեր հանդիպումը: Սկսեք անհապաղ սկսել տվյալ պահին: Դռան փակեք եւ սկսեք: Այդ անհամապատասխանողներն արագորեն կստանան հաղորդագրություն, որ նրանք ուշանում են, եւ նրանք պետք է միայն մեկ անգամ անեն այդ սխալը:
Պահեք այն կարճ եւ պարզ
Հանդիպումների մեծ մասը նախատեսվում է մեկ ժամվա ընթացքում, երբ շատ դեպքերում բավարար են 30 րոպե կամ նույնիսկ 45 րոպե: Երբ չափազանց շատ ժամանակ է հատկացված, սովորական արդյունքը այն ժամանակն է, որ վատն է: Հանդիպման ավարտից հետո մարդիկ ուշադրություն են դարձնում կամ շատ երկար են ծախսում տվյալ օրակարգի հոդվածում: Պահպանեք հանդիպումները կարճ եւ հասկանալի:
Մնացեք թեմայով
Օրակարգը միայնակ չի գործի ձեր հանդիպումը արդյունավետ: Օրակարգում մնալ եւ շարունակել քննարկումները թափառելիս թափառելուց:
Անդրադառնանք ցանկացած թեմայից դուրս գտնվող հարցերին, նշելով, որ դա մեկ այլ հանդիպման թեմա է, այն կքննարկվի մասնավորապես կամ նմանատիպ: Ոչ ոք չի սիրում փախուստի հանդիպում, որտեղ հանդիպման նպատակը ետեւի նստելն է այլ զրույցի:
Կոնֆերանսի սենյակից դուրս ավելի փոքր հանդիպումներ կատարեք
Նույն ծանոթ սեղանի մոտ նստած նույն կոնֆերանսի սենյակում հենց այն է `ծանոթ: Քաջալերել աշխատակիցներին փոխազդել, մտածել ստեղծագործական եւ աշխույժ քննարկումներ ունենալ, հաշվի առնել հանդիպումը ստանդարտ կոնֆերանսի սենյակից դուրս:
Քննարկեք հանդիպումը դրսում գտնվող սեղանի շուրջ, եթե տեղը եւ եղանակը թույլատրվի: Փորձեք համախմբել մի ընդհանուր տարածքում, որտեղ կա բազմաֆունկցիներ եւ փոքր սեղաններ, փոխանակելով մեծ սեղանի եւ սեղանի շուրջ:
Մի վախեցեք տարբեր մոտեցում ցուցաբերել
Եթե հանդիպման մոտեցումը գործի չընկնի, մի վախեցեք անցնել ընթացքը: Օրինակ, եթե ուղեղի կայունության նստաշրջանը զիջում է հանգիստ սենյակ, շատ քիչ երկխոսությամբ, փոխել ուղղությունը: Եղեք ճկուն եւ ուշադրություն դարձնեք, թե ինչպես է ընթանում ընդհանուր հանդիպումը:
Օգտագործեք տեխնոլոգիան
Ծրագիրը նախատեսում է օգտագործել տեխնոլոգիան, ներգրավված մասնակիցներին ներգրավելու համար: Այսօրվա թվային աշխարհում շատ մարդիկ օգտագործվում են գրաֆիկա կամ տեսանյութեր դիտելու համար, որոնք աջակցում են խոսքերին: Դիմեք այդ մտածելակերպին եւ ընդգրկել տեսալսողական նյութեր, ձեր հանդիպումը պլանավորելու ժամանակ:
Համակարգիչները մեծ էկրաններին եւ Սմարթ Սեղանի ներկայացումներ են, որոնք խրախուսում են փոխգործակցությունը, ստանդարտ երկարատեւ PowerPoint շնորհանդեսներից ողջունելի փոփոխություն:
Ուղարկեք հանդիպման ամփոփագիր
Հանդիպումից մեկ օր անց ուղարկեք այն, ինչ քննարկվել է: Հաղորդեք էլեկտրոնային փոստով, մասնակցելու բոլոր նրանց, ովքեր չկարողացան մասնակցել ժողովին, եւ նրանք, ովքեր պետք է տեղեկացված լինեին: Նաեւ ներառում է գործողությունների ցանկացած դրույթ, նշելով, թե ով է պատասխանատու յուրաքանչյուր ապրանքի համար, ինչպես նաեւ ժամկետը: