Ե-ԷՄ-ի Մայրության օրվա միջոցառումների պլանավորման եւ իրականացման ժամանակ սովորած դասերը
Հատուկ միջոցառումների ծրագրավորողները , հատկապես շահույթ չհետապնդող աշխարհում , գիտեն, որ բացօթյա դրամահավաքի կազմակերպումը մեծ գաղափար է: Այսպիսի միջոցառումներ, ինչպես համայնքի դրամահավաքության մյուս գաղափարները, պահանջում են, որ հաջորդ տարվա միջոցառման պլանավորումը սկսվի այս տարվա դրամահավաքի իրադարձության ավարտից անմիջապես հետո: Կարեւոր է քննարկել միջոցառումը եւ քննարկել այն, ինչ լավ է անցել եւ ինչ կարող է բարելավվել, մինչդեռ թիմի մտքում դեռեւս թարմ է:
Քննարկելով հաջողությունները եւ բարելավումները, ապահովել, որ այդ հատկանիշները կարող են ներառվել կամ ուժեղացվել հաջորդ տարվա միջոցառմանը: Նման նախաձեռնողական պլանն ավելացնում է նաեւ հովանավորների համար արժեքը: Եվ, անխուսափելիորեն, բոլոր հաջողակ համայնքները հույս ունեն աճել եւ ընդլայնել տարեցտարի:
Կարեւոր է ուշադրության կենտրոնում պահել նման միջոցառումների անցկացման առաջնային նպատակին `դրամահավաքություն: Այն միջոցառումների կազմակերպիչները, ովքեր նախկինում անցկացրել են համայնքային զբոսանք, պլանավորման ամենակարեւոր ժամանակներից մեկը իրականում տեղի է ունենում զբոսանքի ավարտից հետո: Համայնքային դրամահավաք զբոսանքի պլանավորման եւ իրականացման բազմաթիվ ասպեկտների մասին իմանալու համար մենք պատրաստվում ենք ետեւում տեսարաններ դիտել Չիկագոյի Y-ME կրծքի քաղցկեղի կազմակերպության կողմից կազմակերպված Մայրության օրվան նվիրված միջոցառմանը:
Y-ME- ի մայրության օրը կրծքագեղձի քաղցկեղի կանխարգելիչ քայլ
Y-ME- ն հիմնադրվել է 1979 թ.-ին կրծքագեղձի քաղցկեղի երկու կրճատվածների կողմից: Ոչ շահույթը հայտնի է դարձել կրծքագեղձի քաղցկեղի հիվանդների համար «Կրծքագեղձի քաղցկեղի ազգային քաղցկեղի» բազմակի լեզվական ծրագրի համար:
Ծրագիրը համբավ ձեռք բերեց որպես երկրի 24 ժամյա անվճար անվճար թեժ գիծ, որը համալրվել է կրծքագեղձի քաղցկեղի վերապրածների կողմից, որոնք պատրաստված են գործընկերների խորհրդատուներ: Սակայն կազմակերպությունը կազմակերպել էր նաեւ ամենամյա դրամահավաք զբոսայգ Մայրության տոնի առթիվ, որն աջակցում էր նրանց ծրագրերին եւ ծառայություններին: Վերադառնալ 2007-ին Y-ME- ն բարձրացրեց ավելի քան 7 միլիոն դոլար, 12 քաղաքներից մոտ 43,000 զբոսաշրջիկների:
2008 թ. Մասնակցել է 15 քաղաք: Ցավոք, Y-ME- ը փակեց իր դռները 2012 թվականին, սակայն իր ամենամյա դրամահավաքի ժառանգությունը շարունակում է մեծ իրադարձություն ուսումնասիրել շահույթ չհետապնդող միջոցառումների ծրագրավորողների համար:
ԵԿՄ-ի դրամահավաքական հաջողությունների մեծ մասը կարող է վերագրվել կազմակերպված մոտեցում պլանավորման եւ առաջին հերթին կարեւորագույն նպատակներին հետեւելու համար: Հատուկ միջոցառումների կազմակերպման նախկին ղեկավար Լիզ Քլըգը այս մասին ասել է 2007 թ. Ռեկորդային տարում: «Մենք պլանավորման գործընթացում ժամանակի տարբեր կետերի պլան ունենք: Այսպիսով, մենք քայլեր կձեռնարկենք ժամանակի ընթացքում այդ կարեւորագույն կետերը խթանելու համար `համոզվելու համար, որ մենք հաջող ենք անցել: Օրինակ, մի քաղաքում, որտեղ մենք կարող ենք առաջին անգամ անցկացնել միջոցառումներ, մենք պետք է կենտրոնացնենք, որպեսզի մենք ունենանք մեծ տեղ եւ վայր, որտեղ մարդիկ կցանկանան վերադառնալ: Ճանապարհի ներքո, մենք կարող ենք կենտրոնանալ, թե որ սուրճի խանութները կհանենք գրքույկները »: Եկեք նայենք, թե ինչպես է Klug- ը եւ Y-ME միջոցառումների պլանավորման թիմը կազմակերպել նման հաջողված իրադարձություն:
Պլանավորում Քայլ 1. Վերլուծելով թվերը
Համայնքային զբոսանքի կամ նմանատիպ միջոցառման հյուրընկալումը պահանջում է մի քանի տարբեր բաղադրիչ նպատակներ հավաքել, սակայն, ի վերջո, միջոցառումը հյուրընկալող ասոցիացիան կամ բարեգործությունը դա անում է, որպեսզի գումար հավաքեն իրենց գործի համար:
Հետեւաբար հաջորդ քայլը պլանավորելու առաջին քայլը տեղի է ունենում, երբ ընթացիկ իրադարձությունը ավարտվում է, եւ այդ աշխատանքների մեծ մասը շրջապատում է «թվերը»:
«Մենք ուշադրությամբ հետեւեցինք դեպքերի ավարտին, - բացատրում է Լիզ Քլուքը, - մենք համեմատեցինք, թե ինչպես ենք մենք արել նախորդ տարվա համեմատ: Մենք նայեցինք մասնակիցների փորձին: Մենք գնահատեցինք մեր հովանավորության կատեգորիաները: Մենք պատասխանում էինք դեպքերի մասին անմիջական էլեկտրոնային նամակներին »: Միջոցառումների կազմակերպիչները նաեւ անմիջական քայլեր կձեռնարկեն, որպեսզի այս տարվա միջոցառմանը ներգրավված բոլորը կշարունակեն հաջորդ տարի:
Klug- ը նաեւ փորել է մանրամասները: Իր գնահատականներով, նա ամեն ինչ նայեց կամավորներից, ովքեր մասնակցեցին տարածված վերնաշապիկների ծավալին: Նա հարցրեց, թե արդյոք հաջորդ կամ հաջորդ տարի ավելի շատ կամ պակաս է անհրաժեշտ:
Պլանավորման ժամանակացույցը
Համայնքների դրամահավաքի կազմակերպման համար կարեւոր է իմանալ, թե ինչ քայլեր պետք է ձեռնարկվեն տարբեր ժամանակներում:
Առեւտրային ոչ առեւտրային կազմակերպությունների մեծամասնությունը չունի շատ աշխատակիցների եւ կամավորական կոմիտեի շքեղություն `միջոցառման հաջողությունը քշելու համար: Սակայն պլանավորողները գիտակցում են, որ նրանք պետք է համոզված լինեն, որ նրանք սերտորեն համագործակցում են քաղաքի քաղաքապետարանի եւ հանրային աշխատանքների բաժնի հետ, միջոցառումը հանրային օրացույցում ստանալու համար:
Klug- ը առաջարկում է, որ անցյալ տարվա թվերի վերլուծությունից հետո առաջին քայլը պետք է կենտրոնանա կորպորատիվ հավաքագրման վրա: Եթե միջոցառումը նոր ծրագիր չէ, կարեւոր է կորպորատիվ աջակցությունը ձեռք բերել հաջորդ տարվա միջոցառումն այս տարվա իրադարձության ավարտից անմիջապես հետո: «Մենք կենտրոնացած էինք հովանավորության թարմացման վրա, երբ մենք հանձնեցինք միջոցառման եզրափակիչ զեկույցը», - ասում է Կլուգը: Նա նաեւ առաջարկում է հետեւյալ կարեւոր իրադարձությունները պլանավորողների համար, ովքեր հետաքրքրված են համայնքային զբոսանքի կազմակերպմամբ, դրամահավաք միջոցառումով.
- Սահմանել կորպորատիվ հովանավորներ
- Մշակել քայլելու թիմային ծրագրեր
- Որոշել միջոցառումների գործողությունները
- Սկսեք քայլել հավաքագրման
- Ավարտել միջոցառումների լոգիստիկա
- Մնացեք միջոցառումը
- Կատարեք «շնորհակալություն» միջոցառումը
- Գնահատեք եւ սկսեք հաջորդ իրադարձությունը
Y-ME- ը նաեւ կզբաղեցնի արտաքին լոգիստիկ ֆիրմա, զբաղվելու իր լոգիստիկ պահանջներից: Բայց ամենից օգտակարներից մեկն էլ իրականացվեց առցանց գրանցման համակարգում:
Առցանց գրանցման համակարգի հաջողությունը
Y-ME- ն արագորեն իմացա ինտերնետի օգտագործման կարեւորությունը առցանց գրանցման համար եւ այնուամենայնիվ, խիստ պաշտպանված է առցանց գրանցման եւ դրամահավաքի տեխնոլոգիաների օգտագործման համար:
Նրանք ներդրել են առցանց կառուցվածքային հարաբերությունների կառավարման համակարգ `ծառայելու որպես իրենց 2003 մրցավազքի կայքը: Այս տեսակի համակարգը ծառայում է որպես կամավորների անձնական կայք, նվիրատվությունների եւ այլ ներգրավվածության համար անհատական դիմումներ կատարելու համար: Այն գրավում է տեղեկատվությունը մեկ տվյալների բազայում եւ ծառայում է որպես գործիք հավաքելու թիմի կապիտան, խրախուսելու իրենց անդամներին:
Առցանց մասնակիցները աճել են 4000-ից մինչեւ 11 594-ը: Առցանց նվիրատվությունները աճել են 5,000-ից մինչեւ 19,650: Y-ME թիմը հավատում էր, որ այն նպաստել է 2.35 միլիոն դոլար հասնելու նպատակին, եւ որպես բոնուս, տեխնոլոգիան նվազեցրել է վարչական ծախսերը մոտ 20.000 դոլարով:
Նման համակարգը կարող է նաեւ ծառայել որպես կարեւոր հաղորդակցման գործիք, որը թույլ է տալիս կազմակերպությանը հետեւել եւ շարունակել ներգրավել բաղադրիչները, որոնք դուրս են ռասայից դուրս:
Մրցույթի օրվա ժամանակացույցը
Առավոտյան ամենատարածված շրջագայություններ են կազմակերպվում: Կախված լապտերների եւ գտնվելու վայրի բարդությունից `միջոցառման համար նախատեսված միջոցառումը սովորաբար սկսվում է նախորդող շաբաթվա սկզբից մինչեւ մեկ շաբաթ առաջ, իսկ գործունեության մեծամասնությունը, քայլումից մի քանի օր առաջ:
Երբ Y-ME- ը նախատեսում էր անցկացնել իրենց ամենամյա դրամահավաքի միջոցառումները, թիմը սովորաբար փորձում էր սահմանափակել այն տարածքը, որտեղ նրանք անցկացրեցին զբոսանքը, որպեսզի այն չի պահանջում զգալի քանակությամբ ռեսուրսների ժամանակ `որոշակի գործողությունների իրականացման համար, ինչպես փակել փողոցները: Նրանց զբոսանքն ընդհանրապես ոչ մրցակցային էր, ուստի այն նաեւ օգնում է, որ նրանք ստիպված չտեսնեն մրցակցային առավել մրցունակ շրջապատի համար անհրաժեշտ պահանջները:
Հեծանվավազքի օրացույցը սովորաբար հոսում էր հետեւյալ կերպ.
- Միջոցառումների պլանավորման թիմը գալիս է (քայլելուց առաջ 2,5 ժամ առաջ)
- Կամավորական ստուգում (քայլից 2 ժամ առաջ)
- Հովանավորը ստուգում եւ տեղադրում (քայլելուց 2 ժամ առաջ)
- Գրանցումը սկսվում է (քայլելուց առաջ 1.5 ժամ)
- Սկսնակ Line Setup (30 րոպե քայլելուց առաջ)
- Բացման արարողություն (քայլելուց 10 րոպե առաջ)
- Race սկսվում
- Գլխավոր փուլ Խաղարկություն սկսվում է (քայլումից 1 ժամ անց)
- Պաշտոնական հիմնական փուլային ելույթներ (քայլելուց հետո, ժամը 1.5 ժամ)
- Ծրագիրը պաշտոնապես ավարտվում է (քայլելուց հետո 3 ժամ)
- Միջոցառման սկիզբը սկսվում է (միջոցառման ավարտից հետո պաշտոնապես ավարտվում է)
Համայնքի զբոսանքի կամ վազքի պլանավորման խորհուրդներ
Համայնքների զբոսանքի կամ առաջին անգամ վարելու շահագրգիռ կազմակերպությունների համար Klug առաջարկում է մի քանի առաջարկներ, որոնք կօգնեն ապահովել հաջողված իրադարձություն :
- Սկսեք ջերմ տանում, ներառյալ լավ կապակցված կամավորները, հովանավորները կամ մեծ թիմը: Սահմանեք չափելի արդյունքներ:
- Գնահատեք մրցակցային իրադարձությունները ձեր քաղաքում / տեղանքում, որպեսզի հայտնաբերեն լավագույն փորձը եւ բարելավման ոլորտները:
- Աշխատեք քաղաքապետարանի եւ զբոսայգիների շրջաններում, քննարկելու համար անհրաժեշտ թույլտվությունները եւ ձեր միջոցառման լոգիստիկան `ժամը, վայրը, մասնակիցների թիվը: Համոզվեք, որ պատրաստ եք այդ հանդիպումների համար:
- Հասկացեք ձեր բյուջեն եւ համոզվեք, որ ձեր գործառնական ծախսերը պահպանում եք 25-30% նոր իրադարձության համար: Որոշ բարեգործական կազմակերպություններ ձգտում են ընդհանուր ծախսերի 15-20% -ը:
- Ապահով հովանավորները կլանել ձեր միջոցառման գործառնական ծախսերի 100% -ը: