Եթե ձեր բիզնեսը հաշվետու պլան ունի, որոշակի գործարար ծախսերի փոխհատուցում աշխատողին չի հարկվում: Եթե Ձեր բիզնեսի փոխհատուցման պլանը չի համապատասխանում IRS- ի պահանջներին հաշվետու պլանին, ապա այդ փոխհատուցումները ենթակա են հարկման, եւ դաշնային եկամտահարկի եւ հարկերի հարկի գանձումը պետք է կատարվի այդ վճարումների վրա:
Բացի այդ, դուք, որպես գործատուն, պետք է հաշվարկեք այդ վճարումները աշխատողի W -2 ձեւի վրա :
Հաշվետու ծրագրերը կարող են ներառել աշխատավարձի մի շարք տարբեր ծախսերի փոխհատուցում, այդ թվում `
- Աշխատակիցների ճամփորդական ծախսերը , ներառյալ սնունդ եւ զվարճանք,
- Գործիքների եւ սարքավորումների ձեռքբերում , եւ
- Աշխատակիցների տնային գրասենյակի ծախսերը:
Հաշվետու պլանը պետք է ներառի նաեւ ընթացակարգ, որը պահանջում է աշխատողներին վերադարձնել փոխհատուցումները (թույլատրելի գումարից գերազանցող) գործատուին: Եթե գործատուն ստեղծում եւ պահպանում է հաշվետու պլան, աշխատակիցների ճանապարհածախսը չի ենթարկվում որպես հարկվող եկամուտ:
Թույլատրելի ծրագրի պահանջները
IRS- ի կողմից «հաշվետու պլան» համարելու համար ձեր պայմանավորվածությունը պետք է ներառի հետեւյալը.
- Ծախսերը պետք է ունենան բիզնես կապ : այսինքն, նրանք պետք է վճարվեին կամ ստացան ծառայություն որպես աշխատող կատարելու ժամանակ:
- Աշխատողը ողջամիտ ժամկետում պետք է պատշաճ կերպով հաշվի է առնում գործատուին այդ ծախսերի համար : Դուք պետք է աշխատակիցներից պահանջեք ձեզ տրամադրել մանրամասն տեղեկություններ այդ ծախսերի վերաբերյալ, ներառյալ ամսաթվի, ժամի, տեղի, գումարի եւ գործարար նպատակի համար:
- Դուք պետք է պահանջեք, որ աշխատողը վերադարձնի գերբեռնված փոխհատուցումները ողջամիտ եւ որոշակի ժամանակահատվածում, կախված հանգամանքներից
Եթե այդ պահանջներից երեքը չկատարվեն, պլանը որոշվում է IRS- ի կողմից `հաշվետու լինել չլինելու համար, եւ ձեր բիզնեսի կողմից փոխհատուցվող ծախսերը ենթակա են հարկման:
Ավելի մեծ փոխհատուցում
Ավելորդ փոխհատուցումը փոխհատուցումը մեծ է, քան թույլատրելի գումարները: Եթե աշխատողը ողջամիտ ժամկետում վերադարձնում է ավելցուկային փոխհատուցում, ապա այդ ավելցուկային գումարները հարկվում են աշխատողին: Ամենատարածված հանգամանքն այն դեպքն է, երբ դուք աշխատակցին նախօրոք տրամադրում եք ճանապարհորդության մեկնելուց առաջ, եւ ուղեւորության ժամանակ նրա ծախսերը ավելի քիչ են, քան առաջընթացը:
Արտոնյալ փոխհատուցման վերադարձման ողջամիտ ժամկետը որոշվում է IRS- ի կողմից, ինչպես օրինակ,
- Ավանդը ստացվում է հաշվարկից հետո 30 օրվա ընթացքում
- Աշխատողը վճարում է ծախսերի համարժեք հաշվետվություն 60 օրվա ընթացքում, վճարվելուց կամ ծագելուց հետո:
- Աշխատողը վերադարձնում է հատուցումը 120 օրվա ընթացքում, որը վճարվել է կամ առաջացել է:
- Աշխատողին տրվում է հայտարարություն (առնվազն եռամսյակային), որը պահանջում է վերադարձի կամ համարժեք հաշվապահական հաշվառումը կանխավճարների համար, եւ աշխատակիցը բավարարում է հայտարարությունը ստանալուց հետո 120 օրվա ընթացքում:
Հաշվետու պլան ներկայացնելը IRS- ին
Ոչ, այն պահանջը, որ դուք ներկայացնում եք IRS- ին գրավոր ծրագիր: Բայց դուք պետք է կարողանանք ապացուցել, որ դուք սահմանել եք ձեր պահանջները աշխատողներին փոխհատուցելու համար: Դուք պետք է գրավոր գրավոր բան ունենաք, որպեսզի ցույց տաք IRS- ը, որ հասկանում եք, թե ինչ հաշվարկային պլան է, եւ որ դուք գործնականում գործում եք ձեր բիզնեսը:
Նախ, այս պահանջները պետք է գրավոր կերպով դնեք ձեր աշխատակիցների քաղաքականության եւ ընթացակարգերի ձեռնարկի շրջանակներում:
Երկրորդ, դուք պետք է աշխատեք աշխատակիցների հետ բոլոր գործարքները փաստաթղթավորեք ծախսերի փոխհատուցման համար, պահելով գրառումներ, ցույց տալու համար, որ հաշվետու պլանի բոլոր պահանջները կատարվել են:
Հաշվապահական պլանի ազդեցությունը եւ բիզնեսի հարկերը
Անկախ նրանից, թե այդ ծախսերը կատարվում են հաշվետու պլանում, ուղղակիորեն չի ազդում ձեր բիզնեսի հարկի վերադարձի վրա այդ ծախսերը նվազեցնելու ձեր ունակությունը: Բայց դուք դեռ պետք է համապատասխան փաստաթղթեր ներկայացնեք, որպեսզի ապացուցեք, որ այդ ծախսերը բիզնեսի հետ կապված են:
Ճանապարհորդական փոխհատուցման համար, օրինակ, դուք կարող եք նվազեցնել ծախսերը ձեր բիզնեսի հարկի վերադարձի համապատասխան գծի վրա: Օրինակ, ճաշի եւ զվարճանքի ծախսերի համար օգտագործեք Schedule C- ի 24- րդ գիծը (բացառապես սեփականատերերի կամ միանձնյա ՍՊ ընկերության համար):