Մասնագիտական բիզնես նամակ ուղարկելը գալիս է այնպիսի սովորույթներ ստեղծելու համար, որոնք ուղղված են հստակ, հստակ եւ համապատասխան հաղորդակցությանը:
1. Օգտագործեք բիզնես էլփոստի հասցե
Երբ դուք բիզնեսի սեփականատեր եք, գործարարությամբ զբաղվել ձեր ընկերության անունից, համոզվեք, որ դուք օգտագործում եք բիզնես էլփոստի հասցե: Իդեալում, դա նշանակում է, որ դուք ունեք բիզնես հասցե (այսինքն `yourname@yourbusiness.com), որը դուք օգտագործում եք բոլոր գործարար կապի համար:
Եթե դա հնարավոր չէ, կարող եք ստեղծել անվճար էլփոստի հասցե, որը ներառում է ձեր բիզնեսի անունը (այսինքն `yourbusinessname@gmail.com): Օգտագործելով անձնական էլ.փոստի հասցեն, որն անմիջականորեն կապված չէ ձեր բիզնեսի հետ, կարող է վատթարանում վնասել ձեր պրոֆեսիոնալիզմը եւ շատ դեպքերում ձեզ չի կարելի լուրջ վերաբերվել:
Պահպանեք հաղորդումները կարճ եւ քաղցր
Նյութեր բացատրելու հարցում սխալ բան չկա. այն կարող է հստակություն ապահովել եւ նվազեցնել անհամապատասխանությունները: Բայց երբ էլփոստը սկսում է գրել նման վեպի, դուք կարող եք արագորեն կորցնել ստացողի ուշադրությունը եւ շփոթել խնդիրը անտեղի տեղեկատվության հետ: Խուսափելու համար, մեկ թեմայի հետ մեկ էլեկտրոնային փոստով, եւ երբ անհրաժեշտ է լրացուցիչ տեղեկություններ ներառել, օգտագործեք համարձակ ենթավերնագրեր, որպեսզի ամենակարեւոր մանրամասները պարզ լինեն:
3. Օգտագործեք նկարագրական առարկաներ
Դուք երբեւէ բացել եք թեմայի հիման վրա էլեկտրոնային փոստով հաղորդագրություն, եւ ավարտվել է ամբողջովին շփոթված եւ մի քիչ զայրացան, երբ այն ամբողջովին այլ բան էր: Քանի որ դուք արդեն պահում եք յուրաքանչյուր էլեկտրոնային նամակը, դուք գրված եք մեկ առարկայի հետ, սահմանափակվում է մեկ հպումով, պետք է համոզվեք, որ ձեր թեմայի տողը արտացոլում է այդ թեման եւ այլ բան:
Սա ոչ միայն կօգնի ստացողի, այլ նաեւ կօգնի ավելի հեշտ դարձնել ձեր սեփական էլփոստի ներդիրը :
4. Տոնավաճառը
Թույլ է տալիս թռիչքներ թույլ տալ, երբ էլփոստ ուղարկեք, քանի որ ձեր համակարգչի էկրանին պաշտպանված եք զգում, սակայն որոշ խոսակցություններ հեշտությամբ կարող են սխալվել: Փաստորեն, առանց խոսքի հաղորդակցման տենդենցները բնութագրում են այն ուղերձը, որը դուք ուղարկում եք, ցանկացած նամակ կարող է սխալ ճանապարհով վերցնել: Եթե դուք ուղարկել եք հաղորդագրություն, որը կարող է կասկածելի լինել, ուղարկեք նախքան ուղարկեք եւ եթե դեռ չեք վստահում, ապա հավանաբար ավելի լավ է հեռանալ հեռախոսից:
5. Ձեր Email ստորագրությունը օգտակար եղեք
Եկեք ստորագրության մեջ գնանշումներ, քարոզարշավներ եւ լրատուագրեր ստորագրություններ կարող են լինել որոշ դեպքերում, բայց դրանք պետք է երբեք չպարզաբանեն ձեր էլեկտրոնային ստորագրությունը `օգտագործելով այն, ինչ նախատեսված է օգտագործելու համար, ձեր կոնտակտային տվյալները տրամադրելու համար: Ձեր նախնական էլ.փոստը կամ պատասխանը պետք է ներառի էլեկտրոնային ստորագրությունը, ձեր լրիվ անվանումը, ընկերության եւ URL- ի առնվազն: Հեռախոսահամարը, անվանումը եւ էլ.փոստի հասցեն վերադարձնելը նույնպես չի վնասում:
6. Ստուգեք ձեր ուղղագրությունը եւ դատապարտումը
Ուղղագրության ստուգումը շատ հեշտ է: Դարձրեք այն էլփոստի հաճախորդի կանխադրված կարգավորումը, նախքան ուղարկելու համար բոլոր հաղորդագրությունները ստուգելու համար:
Email էլ ավելի ֆորմալ է, եւ գրաքննության եւ քերականական սխալների հետ ավելի քիչ հաճույք է, բայց ահավոր է թվում, որ սխալ ուղերձներ ուղարկվի: Վերջին բանը, որ ցանկանում եք, վատ տպավորություն է ստեղծում, քանի որ շտապում եք նամակ ուղարկել եւ բաց թողնել ձեր ուղղագրությունը եւ քերականությունը ստուգելու համար:
Email- ը բիզնեսում հաղորդակցության կարեւորագույն եղանակ է, նույնիսկ եթե դա առաջին նախապատվությունը չէ: Այս գործարար էլ.փոստի լավագույն պրակտիկաներից հետո կօգնեք պահպանել ձեր էլփոստի հաղորդակցումը պրոֆեսիոնալ եւ արդյունավետ , եւ կարող եք վստահ լինել, որ տպավորությունն այն է, որ դուք կատարում եք: