Հաշվի առնելով, որ Չիկագոյի Համը առաջին անգամ սկսվել է 1980 թվականին, ճաշակի նախագծողներն ունեն մեծ փորձ, համայնքային սննդի փառատոն կազմակերպելու հետ կապված: Քաղաքապետարանի հատուկ միջոցառումների ծրագիրը ղեկավարում է ծրագիրը եւ վերահսկում է պլանավորումը եւ կատարումը: Նրա կառավարման թիմը առաջարկում է հետեւյալ խորհուրդները, ովքեր կարող են առաջին անգամ ստեղծել նմանատիպ փառատոն կամ ընդլայնել ծրագրավորման տարրերը գոյություն ունեցող փառատոնի համար:
01 - փառատոնի գլխավոր մենեջերների խորհուրդներ
Գլխավոր կառավարիչը այն անձնավորությունն է, ով ղեկավարում է փառատոնի տարբեր տարրերը: Մարի Սլուիքը, Չիկագոյի Համի գլխավոր մենեջեր, առաջարկում է հետեւյալ առաջարկությունները.
- Բացահայտեք ձեր լսարանը եւ որոշեք, թե արդյոք նրանք ցանկանում են փառատոն:
- Եթե նման ծրագիր արդեն գոյություն ունի, խուսափեք վերարտադրությունից:
- Ձեռք բերեք այնտեղ, որտեղ ցանկանում եք անցկացնել միջոցառումը:
- Տարբեր հանդիսատեսի միջոցառման համար ծրագրավորումն է:
- Համոզվեք, որ տարածքը կարող է տեղավորել բազմությունը:
- Համոզվեք, որ մատակարարները կարող են ներգրավել ներգրավված հատվածներ:
- Ստեղծել բյուջեն եւ ստանալ հեղինակավոր ընկերություններից հայտեր:
- Եթե սա ձեր առաջին անգամն է պլանավորում միջոցառումը, վարձում է արտերկրյա փառատոն:
02 - Փառատոնային գործառնությունների մենեջերների խորհուրդներ
Գործունեության կառավարիչը վերահսկում է կայքի նախապատրաստումը, փուլը եւ արտադրությունը, միջոցառման աջակցությունը եւ անվտանգությունը: Ջոն բեռնատարը, վերջին 19 տարիների ընթացքում Չիկագոյի Համանման գործերի կառավարիչը խորհուրդ է տալիս հետեւյալը.
- Փառատոնները պահանջում են աշխատել մարդկանց հետ, այնպես որ պատրաստ լինեք դինամիկ եւ հեղուկ մնալ:
- Ավելի լավ է լավ սարքավորում ձեռք բերել լավ գնով:
- Համոզվեք, որ դուք կառուցվածքայինորեն վաճառված բեմադրություն եւ ապարանջատում եք:
- Ստացեք հայտեր եւ ստուգեք բոլոր մատակարարների պատմությունները, ներառյալ հղումները:
- Պահպանեք ստանդարտները եւ համոզվեք, որ ամեն ինչ մնում է վերահսկողության տակ:
- Հանդիպեք մատակարարների հետ ամեն օր աշխատանքային խմբերի կառավարման ծրագրի ընթացքում:
- Եղեք ձեր խոսքին եւ վաճառողներին, կատարողներին ու սննդարարներին, կվերադառնաք եւ աշխատեք ձեզ հետ:
03 - Փառատոնի հովանավորության կառավարման խորհուրդներ
Հովանավորության կառավարիչը այն անձնն է, ով աշխատում է մարքեթինգային դոլար ձեռք բերելու համար: Քրիստին Յակոբը, Համտեսի հովանավորության ղեկավարը, առաջարկում է հետեւյալ խորհուրդները.
- Ուսումնասիրեք համադրելի իրադարձությունները այլ վայրերում եւ կրկնօրինակեք նրանց հաջողությունները:
- Թիրախային հովանավորները, որոնք առաջարկում են դրամական միջոցներ, ապրանքներ եւ գովազդային արժեքներ:
- Ստեղծեք հովանավորող կատեգորիա:
- Ստեղծեք խոշոր հովանավորության կարգեր (այսինքն, ավտո, ֆինանսական, խմիչքներ, լրատվամիջոցներ եւ այլն):
- Ստեղծեք հովանավորի դասակարգեր յուրաքանչյուր ծրագրավորման տարածքների համար:
- Թույլատրեք թույլ տալ, որ հովանավորները տեղակայված լինեն միջոցառման ընթացքում:
- Որոշել հովանավորի պահանջները վաղաժամ, ինչպիսիք են էլեկտրաէներգիան, ջուրը եւ այլն եւ ծանոթացեք գործողությունների թիմին `լավագույն վայրերը որոշելու համար:
04 - Փառատոնի համերգ / Տաղանդների կառավարման խորհուրդներ
Տաղանդի կառավարիչը այն մարդն է, ով բանակցում է կատարողներին փառատոն բերել: Jenenne Brown Mosely, տաղանդի մենեջեր համար Ճաշի Չիկագոյում, առաջարկում է հետեւյալ խորհուրդները,
- Իմացեք ձեր բյուջեն. Մեծ անուն նկարիչները կարող են $ 500,000-ից մինչեւ $ 1 մլն 60-90 րոպե:
- Մի արհամարհեք մի քանի օրվա միջոցառմանը մի նկարչի վրա:
- Ձեր սերնդի հովանավորների հետ սերտորեն համագործակցել `ծախսերը փոխհատուցելու համար:
- Բանակցեք արվեստագետների հետ, որոնք արդեն իսկ կարող են լինել ձեր միջոցառման շրջանում:
- Թող տաղանդը իմանա, թե արդյոք դուք ներկայացնում եք իրենց համերգը որպես անվճար շոու (կարող է նվազեցնել վճարը):
- Գործընկեր գործընկերների հետ, ինչպիսիք են ավիաընկերությունները եւ հյուրանոցները, փոխհատուցելու արվեստի ծախսերը:
- Ապահովեք մեծ անուն ձեր բացման, միջին եւ վերջին օրերի համար:
05 - Մարքեթինգի կառավարման փառատոնի խորհուրդներ
Մարկետինգային մենեջերն այն անձն է, որը ղեկավարում է փառատոնի հետ կապված բոլոր հաղորդակցությունները: Cindy Gatziolis, մարքեթինգի մենեջեր, ներկայացնում է հետեւյալը.
- Մեդիա գործընկերները կօգնեն ձեզ նվազեցնել ձեր գովազդային ծախսերը:
- Ներառել փառատոնը `առկա գովազդային, հասարակական կապերի եւ մարքեթինգային արշավների:
- Միջոցառման բրոշյուրի տպագրության արտադրության գրաֆիկը կնպաստի փառատոնի պլանավորման վերջնաժամկետներին:
- Փառատոնի համար ստեղծեք յուրաքանչյուր արտադրական տարրի առանձին մամլո հաղորդագրություններ: